議事録の作成義務

質問

マンション管理組合の理事をしています。
私のマンションのある理事は、過去に理事長経験のある方でした。
ですから、知識や経験もあるものと思い、重要な仕事も任せていました。

ところが先日、理事長時代に理事長が作成しなければならない理事会議事録を複数作成していないことが判明しました。
ほかの理事からも作成するよう説得されたのですが、応じる気持ちはないようです。

管理規約には議事録の作成義務が定められています。
このまま議事録を作成しない場合、規約違反を継続することになります。
誠実に職務を遂行していないと思うのですが、そのような人が理事を続けることはできるのでしょうか。
ルールを守れない人は、お引き取りいただいた方が秩序が保たれるのではないかと思うようになりました。

このまま許した場合、私たちも責められることになるのでしょうか。

アドバイスをお願いします。

回答No.5

key00001

管理規約は、言わばマンション内の法律ですから、マンション内のコトで不明点があれば、管理規約を見れば、概ねは判りますよ。

当然、「規約違反」に関する処置・処罰等も規定されています。
理事長や理事の更迭なども、規定されてませんでしょうか？
恐らく理事会決議で、理事長の更迭が可能と思いますし、住民総会では更迭は出来るハズです。

それに従い、粛々と対処・処罰等を行えば良いだけかと思いますが。
処罰等は、通常は理事長名で行われますが、自分で自分に処罰を命じると言うのも一興ですね。

回答No.4

mstk2

質問者さんの目的によると思います。単に議事録を作らせれば満足なのか、あるいは後でそれを閲覧して理事会で何が話されたのかをチェックされたいのでしょうか。
もし後者ですと、おそらく規約に定められているのは「議事録を作ること」であり、体裁や分量までは規定されてないでしょうから、理事長側は開催日時、場所、参加者名と議事内容を箇条書き程度に記した数行程度のものをお手盛りに作り、これが議事録だと言い張ることもできるように思います。
なぜそう思うかというと、この理事会は何か外に公表しにくい、きわどい内容の議論をしているのかもしれない。それを議事録のような書面に残すと、何かのおりに外部に漏れて叩かれる可能性がある、であるならオフレコの方が組合全体のためにもなると考えている可能性があります。たとえ記録を残しても、文面を玉虫色にぼかすことはこういう人達は得意です。

＞このまま許した場合、私たちも責められることになるのでしょうか。
質問者さんの目的によります。ご自分の責任が気になるだけでしたら、短いお手盛りの議事録を作らせればよし。理事長を飛ばしたいならいきなり解任動議にかければよし。ただ会議の内容を詳しく知ることについては、主催者側が望まない限り難しいかもしれません。

回答No.3

home147

話の要点が少しずれていますが、最後までお読みください。
　結果的に「同じ穴の～」の話だと感じる箇所があるので、お返事しました。

　マンションの管理にあたって私ができるアドバイスは、マンションは購入の際に本当に重要視すべき点が、価格やそれに見合った外観や間取り、利便性や眺望、などではなく、絶対にはずしてはならない最重要視することはそれ以外の面だということです。

　マンションは購入価格以外に管理費や修繕積立、駐車場費などの経費がかかるため、マンション本体価格とこれら経費の合計で他の物件と比較したりしましたが、マンション購入前のこのような行為は徒労だったとつくづく感じています。

　戸建てにはなくて、マンションのみに存在する問題点は、
(1)　修繕費が購入当時安くても、修繕が行われる際に足りない費用は、一時金として徴収されることです。
ですから現時点で修繕費が安価だとしても全くあてになどなりません。徴収される時期が今ではないだけです。
　修繕工事自体、管理組合(マンションを購入した時点でそのマンションの組合員になります。)の素人集団には、本当に必要な工事の提案なのか、工事価格が妥当なのか、工事が手順どおりに行われ、有意義なものになっているのかさえわかりません。
　この工事に手抜きがなく契約どおり実施されているか、マンションの周りに設置された足場(工事の際に建物を取り囲むように組み立てられた業者が歩く通路)にのぼって工事を監督できる人材など管理組合の中にはいないはずです。ましてや工事は昼間で、ご主人の仕事柄、工事について知識があったとしても、そのご主人が在宅しない時間帯にどんどん進んでいきます。

(2)　管理費ですが、一年更新で同じ管理会社に委託契約をすることになりますが、その際に何を再契約の根拠とするかが大切です。
　マンションの出納全般に関して管理組合内に会計監査に長けている方がいらして、更にこれを精査するために協力いただけないといけませんし、これに不可解な点が発生していないかを確認しないといけません。
管理会社は会計のプロなので、どのような抜け道でも見出せることを忘れてはいけません。
　(cherie123さんのマンションは、議事録を知事会で作成しているので、管理会社に委託せず、自己管理なのかな・・・とお見受けします。もし自己管理でも、管理会社と工事や修繕などの契約を行う場合や、工務店に依頼するとをは避けて通れない事柄なので、引き続きお読みください。)

(3)　それ以外でも、マンションに付属するあらゆる設備の修理や交換、新設などが、建物が大きいこともあり引っ切り無しでやってきますが、これに関しても知識がある方がいないと、管理会社の言い値で行うことになります。
　これも修繕工事と同様で、管理会社の暴利行為のひとつです。

　上記にあげたこれらの問題は既に社会問題化し始めています。すべての管理会社がそうだとは言いませんが、ご自分で調べてもわかると思いますが、このような欺瞞行為は氾濫しているのが現状です。

(4）この問題にさらに拍車をかけているのが、管理組合の無関心です。自分達の問題のはずですが、もともとマンションを購入した人たちは、とかく他人との関係性を築きたくない方が多いため、情報交換や問題点発生時の話合いなどに非協力的です。
　これが仇なって喫緊の問題がおざなりになりますし、逆に必要ない工事でも組合内で熟議することに面倒くささを感じて、惰性で賛成する人が必ずといっていいほど存在します。こうなるとマンションは議決権を各組合員が持っていることから、本当は不要な工事も過半数などで実施が決定されます。
　更に最悪なのが、そのマンションに管理会社の人間が一人ずつ管理組合員として住んでいる物件があります。(一室を購入して組合員として住んでいるということです。)　　
　この管理会社社員兼、管理組合員は管理会社の提案した工事などに有利に働く発言するように教えられていて、それも仕事のひとつとされています。ですが他の管理組合員には管理会社の社員であることは伏せて住民のふりをしています。実際、大手管理会社で行われています。

　他にもまだまだマンション管理に関しては死角になっている部分がたくさんありますし、これは誇張して発言しているわけでもありません。
　修繕費を多額に積立できていマンションは、修繕の際に一時金が発生しないからと安心はできず、その積立額を管理会社が知っているので、不当な高額の工事見積もりをされ、常に標的とされることが多分にあります。
管理会社は自分たちを管理する立場の者がいないためにやりたい放題ですし、管理組合が機能していないところは、コツコツと積み立てた修繕費などの費用を管理会社に湯水のごとく使用されているのと同じ状態になります。

　マンション管理に無関心な管理組合は、総会や理事会の出席者数や出席者の発言の少なさで、管理会社にしてみれば一目瞭然で見分けがつきます。
　たとえばチャックをきっちりと締めて胸元のポケットに入れている財布と、チャックが壊れたままでをどこにでも置きっぱなしにしている財布とでは、どちらが紛失しやすいかはお分かりいただけると思います。自分のマンション管理に無関心な管理組合は、悪徳な管理会社からしてみれば後者なのです。　　　　　　　　

　悪徳な管理会社など、平然と存在できるわけがないと思うかも知れませんが、管理会社を信用しきってはいけません。
　近々のニュースで生活保護受給問題が表面化してきて世間が騒いでいますが、この問題ももう何年も前から不当な受給が横行していることは指摘され、国の精査強化や規約改正が言われ続けていました。実際、私のまわりにも離婚して生活ができなくなったと生活保護費をもらっているにも関わらず、別れたはずの主人と住んでいる人間がいましたから。(身内や友人ではありませんのでお見知りおきを。)
　このように重大な問題が長期的に潜在していても、国が大きな政策を打ってこない限り、社会の中ではあらゆる不正が見えないところでは頻繁におこっていて、被害者はただ泣き寝入りというのが実情です。

　マンション問題は聞いただけで「面倒くさい」と思うかもしれませんが、機能している管理組合をもつマンションを購入すれば、長期的に見て管理費などの自己負担費用が数百万から数千万も節約できるはずです。マンション購入費以外にこのような費用を削減することは結果として一財産をのこすことに繋がります。

　戸建ての場合は、リフォームにしても、設備が壊れたとしても、何か問題点が起こった時も、ご主人と話し合って決めたことが簡単に実行できますが、マンションはそんな訳には行きません。
　マンションは性格や考え方、価値観の違う人間の集まりですから、意見はひとつにまとまらず、常に疲れ果てます。
　考え方としては、あなたが結婚されているなら、これは嫁姑問題に非常に似ていると想像してください。うまくいかない嫁姑問題の規模が大きくなったのがマンションの管理組合問題だと思っていただけたら、わかりやすいかもしれません。　

　まず議事録を作成しないと言うことは、重要事項の決定があったとしても、それを証明するものが存在しないことになります。
　例えば組合側に有利な内容が決議されたとしても、その質疑応答を含めた発言内容や重要な決定事項がなかったことになりかねません。
　　総会や理事会の内容が、議事録に記載され残ることが不利になる者がいたとしたら、議事録の内容を自己に有利な解釈に変えたり、議事録自体を作成しないことも十分に考えられます。

　私の所では管理会社が、議事録を勝手に会社側の都合のいいような解釈に変更してくることが多々あり、内容を確認しないことは絶対にありません。ましてや作成しないとは、管理組合にとって大変危険な行為ですから、なおざりにしては管理組合が不利益を被る事件があった場合、それに有利に働きその証拠となる議事録が存在しないことになり、裁判などでも負ける可能性がでてきます。

　マンション管理で表面化し初めている喫緊の問題が管理会社の横暴で、どの問題にも共通するのが、管理会社が管理組合のふところを知っているため、その資産を奪い取ろうと狙っている事件が大半です。
　この議事録というものは管理組合と管理会社、管理組合と理事、組合内、その話し合いの一挙手一投足がわかる、唯一の私文書なので、管理組合が想像している異常に重要です。

　話が誇張しているかもしれませんが、管理組合の資産を狙っているのは、管理会社だけはないと思います。
　世の中で不正会計で何千万円横領の事件を良く聞きますが、これは第三者の会計監査が手ぬるいことと、同じ人間に会計業務を長期的に担当ささている会社だからです。
　大げさに感じるかもしれませんが、理事が管理組合の積立金を盗むといった犯罪も実在しますので、お気をつけください。
　これは管理組合全体が、理事に仕事を任せすぎたり、組合の無関心から起こることが多分にあります。
　理事とはいえども物欲もある、ただの人間であることを忘れずに。
　開いてる財布なら、気が緩んで手を出したくなることもあるでしょう。

　マンションは購入後、とてつもない労力を必要とすることを肝に銘じてくださいね。
　気を落とすようなことばかりのアドバイスで申し訳ありませんが、マンション問題で苦しむ人が一人でも増えないことを祈る気持ちからです。
　良い管理ができますよう陰ながらお祈りいたします。

回答No.2

noname#185422

はじめまして、よろしくお願い致します。

私のマンションも議事録について、あいまいでした。

もちろん、年に１度の総会の議事録はありますが・・・

通常の理事役員のみの、会議の議事録はありませんでした。

私が、理事長（輪番でなる）のときにそのことを知って、即、管理組合の
全会議の議事録を残すように、理事会で決定して私が作成していました。

しかし、管理会社の方もあまり詳しく書かれてしますと、後々困る案件もあるので
管理会社から私の仕事？もしよければ、管理会社で作成をしますと要望？してきましたので
頼みました（私も仕事をなるべく楽をしたいので・・・）

すなわち、議事録がほしいと思うのでしたら自分から総会などに出席した時に
議案として発言すればよいのです。もし、却下されたら、あきらめましょう。

＞管理規約には議事録の作成義務が定められています。

この解釈は、色々できます。総会の議事録は義務化されているのが常識？です。
しかし、２ヶ月に一度の役員会の議事録を作成することはどうなのでしょう。

結構、議事録を作成するには時間がかかり面倒です。

質問者さまには、失礼ですが・・・

言うだけでは、可決できません。自分から行動を起こさないと・・・

そもそも、議事録を作成するのは誰なのかも決めておかないと
こういうことになるのです。

案外、住民も自分の生活で精一杯なので余計な仕事はしたくないという風潮があります。

もう一度、マンション管理組合全員で話し合うことがベストではないでしょうか。

ご参考まで。

補足

議事録を誰が作成するかなどのルールはきちんと定められています。
歴代の理事会は誠実に実行してきました。
また、今期理事会も同じです。
問題の理事長が作成しなかったのも一部の議事録です。
特定の案件に関わる内容について、記載を拒んでいる状態です。

マンション管理組合員全体で話し合うというのは、総会招集ということでしょうか。
解任のための総会招集も必要ですね。

回答No.1

takuranke

続ける事が出来るかではなく、理事長職務義務の履行違反で解任すればいいでしょう。

ただ理事長はその職務代行を指定することもできますので、書記を持ち回りでやらせることも可能ですけどね。

補足

私も解任が妥当だと思います。
３年前の理事長時代の議事録不作成でも理事長職務義務の履行違反を解任理由とできるのでしょうか。
現在は、理事長ではありません。