大量の書類を会社名のかな順でデータ管理したいです。

質問

こんにちは。
総務兼経理をしているものです。

本日上司より
「得意先情報(プリントアウトしてあるもの)を、会社名のあいうえお順でデータ管理してほしい。(簡単にパソコンの中でみたいよっ)」
と頼まれました。

詳細は・・・
Ａ４一枚の紙に一つの企業さんの情報が載っています。
(会社名・住所・事業内容等)

単純にスキャンニングして整理すればいいのかとも思いますが、
量が多いので、何か良いソフトがあればと思っての質問です。

知識不足なだけかもしれませんが、宜しくお願いいたします。

回答No.5

nori_007 · ベストアンサー

まだ閉じていないので。
蛇足になりますが、ファイルメーカーの使い方を。

１、ファイルメーカーで「新規データーベース」作成を選択すると、種類を聞かれます。「空のデータベースの作成」を選択してください。

２，名前を付けて保存します。保存先はPDFファイルのあるフォルダが良いと思います。

３，フィールド作成の小窓が出てきます。フィールド名を付けて、タイプをオブジェクトにして「OK」ボタンをクリニックしてください。

４，画面上に名前を付けた「フィールド名」と何か枠（この枠をフィールドと呼びます）が出ています。この枠内にリンクさせたいPDFファイルを挿入します。

５，判りづらいかも知れませんが、枠の中をクリニックすると枠線が表示されます。この状態でメニューの「挿入」から「ファイル」を選択し、リンクしたいPDFファイルを選択します。その際に【ファイルの参照データのみの保存】にチェックを入れてください。実際には該当ファイルへのリンク情報が保存されます。ですので、完成後該当のファイルを移動させるとファイルが開きません。注意してください。

６，枠の中にアイコンが現れたと思います。このアイコンをダブルクリックすれば、該当のPDFファイルが開きます。

７，現時点では、「ブラウズ」モードになっています。「ブラウズ」モードは見るだけでフィールドの配置を変更出来ません。

６，左下にある「ブラウズ」をクリックすると「レイアウト」を選択出来ます。「レイアウト」を選択する事で、配置等を自由に変更出来ます。配置が変更出来るのを確認したら「ブラウズ」モードに戻してください。

７，次に、エクセルのファイルを読み込みます。メニューのファイルから「レコードのインポート」「ファイル」から、住所管理しているエクセルのファイルを読み込み、必要な項目を読み込んでください。

８，住所管理しているエクセルを読み込むと、レコードというカードが得意先分出来ています。

９，個々のカード（得意先別）に初めに作成したフィールドにPDFファイルを挿入してください。

１０，再度「レイアウト」モードにして、配置をしてください。配置が完了したら「ブラウズ」に戻してください。通常利用は「ブラウズ」モードになります。

以上の流れて制作することが出来ると思います。

ファイルメーカーの完成イメージは、エクセルのような表では無く、得意先１箇所1カードのイメージなります。
工夫次第では表形式で見せる事も可能です。この辺は書籍等でご確認ください。

他にもサンプルが色々有りますので、サンプルを作成して確認してみてください。サンプルを「レイアウト」モードにして作りを確認することが出来ます。
ファイルメーカーで見せ方を工夫する場合、複数のカードレイアウトを作成します。住所ラベルのレイアウトを作成すれば、住所ラベルも簡単に作れると思います。色々試してみてください。