データ入力の確認について

質問

私は派遣の仕事でデータ入力の仕事をしています。入力も確認も自分たちでしています。
ただ、まだ新しい部署のため（いままでは外注していました）やり方が定着していないため、試行錯誤しているところです。データ入力のお仕事をなさっている方、どのような手順でおこなっているか、ぜひ教えていただきたのです。よろしくおねがいします。
文章をつくるのが苦手なため理解しにくいだと思いますが、すいませんがよろしくお願いいたします。

回答No.3

0325vivi · ベストアンサー

こんにちは。
以前、データ入力の会社で働いていましたので、その時のお話を・・・。

プリントアウトして人間の目で確認するという方法では、なぜかチェックもれがあります。

私が働いていた会社では、Ｗ入力のシステムになっていました。同じデータを２回入力します。１度目と２度目はちがうオペレータが入力します。
２度目のオペレータが入力したデータが１度目に入力したデータと一致しない場合、エラーが画面表示されエラー音がしますので、（どちらが正しいかを）確認します。そして正しいデータを入力します。
システム自体は外注で作ってもらったのではなく、社内で日本語データベースのソフトで作っていました。

他の大手の会社もＷ入力システムでしたので、それが業界の常識だと私は思っていました。

入力専門のオペレータは、プリントアウトしたデータを目で確認するよりも入力した方が早いので、効率的だと思います。
紙も無駄になりませんし。

お礼

返事が遅くなりもうしわけありません。
確かに目で確認するよりもそのほうが早いですね。
ぜひ、参考にしたいと思います。
ありがとうございました。

回答No.2

ray_ray

ふたたびこんにちは。

件数にもよるかもしれませんが、データ入力のチェックをするためにプリントアウトするのはあたりまえのことですよ。もうこれは必要経費だと思っていいです。

一般的なやり方としては、合っているデータには鉛筆や黒のペンでどんどん消しこみ（チェックマークとか）をかけていきます。間違っているデータには赤ペンで正しいデータを書き込みます。
間違ったデータがあったら、その紙を別によけておいたり、紙に折り目をつけたり、ちぎって付箋風にしたり、実際に付箋をつけたり、などしてわかるようにします。
最後にまとめてデータを修正して、再び印刷。正しいかをチェックします。

ここまでやっても、それでもエラーってあるんですよね。いけないことですが…。

紙がムダに感じるなら、裏紙を使うという手もありますけど、他部署の方はそれでも納得しないかもですね（＾＾ゞ
がんばってください。

お礼

そうですよね！その言葉を聞いてほっとしました。
確かにかなりの枚数を印刷（全員で１日３０～５０枚）するので、両面使いきってからシュレッダーにかけているのですが、それでももったいない、といわれてしまっているので…（＾＾：）
ただ、この方法にして仕事の効率がアップしたのも事実ですし、上司の了承は得ているので胸をはってこの方法でやっていこうと思います。
ありがとうございました。

回答No.1

ray_ray

時間配分のことですか？ それとも入力手順？ あるいは確認（チェック）の方法で何かあればってことなのかしら。

なんとなく確認の仕方のことを聞きたいのかな？と思いましたので、そちらについて参考までに。
自分で入力し、自分でチェックすると、ミスを見落としがちなので、２人以上で作業しているのなら、データを交換してチェックするといいですよ。
もし数字中心のデータなら、読み合わせをするとミスを見つけやすくなります。

的外れな回答だったらごめんなさい。

お礼

早速のご返事ありがとうございます。そうです、特に確認の方法について聞きたかったのです。分かりにくい文章ですいません（汗）
以前はＰＣの画面で確認していたのですが、自分以外（データ入力は３人でやっています）その画面を見ることができないことと、目の負担を減らすために、プリントアウトすることにしてみたのですが、違う部署の方に「紙がもったいない」と言われてしまったため、悩んでいたのです。そこで他はどのように確認をしているのか、ぜひ参考にお聞きしたいと思ったのです。
やはりプリントアウトすることは、よくないのでしょうか？私はミスをなくすためにはしかたないかと思うのですが、それは甘えなのでしょうか…（＾＾；）
少々、愚痴が入ってしまいました（すいません　汗）

ご返事ありがとうございました。参考にさせていただきます。　
長文しつれいしました。