電話、メールのマナー

質問

大学生です。大学での調査・研究で必要なデータを役所や企業にお願いして譲って頂きたいと思っているのですが、問い合せる際のマナーや注意事項などありましたら教えてください。メールなら慎重に言葉を選ぶこともできますが、電話となるととっさに言葉が出てしまい、失礼になったりしないか心配です。よろしくお願い致します。

回答No.3

mdkoala1979 · ベストアンサー

自分の職場（市役所）に、去年、「市町村合併」「文書管理」についての質問が、大学生の方から来ていたので、一応わかります。

代表電話にかけるときは、企業・役所共に、まず総務課or電話交換の人が出ると思いますので、そこでは長々と話さないほうがいいと思いますよ。
ほかの電話がジャンジャンかかってきているのに、一人の人にかかりっきりになれないからです。

「こんにちは！恐れ入りますが、○○○○のご担当の部署をお願いします。」と言えば、その部署につないでもらえますので、その部署の人が出たら、まず名乗って目的を伝えます。
そこで本題に入りますが、内容や量にもよりますが、だいたい本題は文書かメールで送ったほうがよいと思います。
なので、「○○○○について調べているんですが、質問の内容をお送りしても（メールでお送りしても）よろしいでしょうか？」と言えばよいと思います。
メルアドは、電話で訊くのではなく、ＨＰで確認しましょう。

文書の場合は、返信用封筒に、自分の住所・あて先を記入し、必要な額の切手を貼ったものを同封して送りましょう。
メールの場合は、メール本文に、「依頼文」「データ入力用のシート等」を添付する形でよいと思います。

返送してほしい期限・自分の連絡先は必ず記入してください。

まず電話！それから文書orメール！
返送してもらったら、必ずお礼の電話を入れましょう。（お礼はメールではだめです。）
それでは、がんばってください！

お礼

なるほど・・・。お礼の電話が必要なんですね。わかりました！ありがとうございます。

回答No.2

toshima

下の人に付け足します。
その後に、自分がどこの誰だか、名乗りましょう。
お忙しいところ～
私、ｘｘｘｘのｘｘｘと申します。

順番は、逆になっても問題ないでしょう。
電話では、しっかり喋りましょう。ゆっくりで大丈夫。
緊張するかもしれませんが、これから社会に出れば、当たり前です。
頑張ってくださいね。

お礼

ご返答ありがとうございます。
緊張しますががんばってみます！

回答No.1

0913

まずは、「お忙しい折、お手数をおかけします」の一言からはじめてください。