自治体などにお勤めの方・・・

質問

私はＯＡインストラクターをしています。
今度仕事で電子自治体推進のための、新システムのデモをやることになりました。
電子申請とか電子入札とか。その中に、文書管理システムというのがあるのですが、自治体などの行政機関での文書管理業務の中に出てくる言葉の意味が分からなくて、デモをやるにも困っている状態です。以下の言葉の意味を教えてください。

収受・起案・施工・発送・決裁・回議・供覧

できれば具体的な業務内容とからめて頂くとありがたいです。
ちょっと分かりにくい質問でごめんなさい。。。

回答No.3

lui · ベストアンサー

私の職場は本庁ではなく、出先機関にあたる事務所です。
maityさんのお相手されている地方公共団体とはとはちょっと違うかもしれませんが、私の所属する事業所では、このような定義になっています。

収受・・・本庁から交換便やFAXで送られてきた公文書、他の民間の取引先から郵送されてきた書類などに収受印を押し、収受簿に、収受した日、文書名、発信者の職・氏名、文書番号などの必要事項を記入することです。

起案・・・地公団体の事務や事業を行う際に、意思決定の所在を明らかにするために作られる原案（起案文書）及び起案文書を作成する行為のことです。
（行政用語は分かりにくいですね～。簡単に言ってしまえば、電子自治体推進計画を策定する、といったような計画を立て、誰が決定したのか、責任の所在はどこなのかが後々にも分かるように、その事業に関係した人たちが確認印と署名をする書類を作ることです）

施工・・・普通の建築上の意味での「施工」ですと、「工事を実施すること」という意味ですが、建設局や土木部といった部署以外の行政では使いません。「施行」の間違いではないでしょうか？
「施行」は「実際行うこと」という意味で、「法律を施行する」とか、「テロ対策法　○年○月施行」というように使われます。
この場合は、その法律などがこの日から効力を持つ、実施されるという意味になります。

決裁・・・私どもの地公団体では「決定」と呼ばれている行為だと思います。「決定」は、起案文書で起案された事務や事業を行う案を、決定権を持つ方が、行政体内部の意思として確定することです。

回議・・・私どもの地公団体では「回議」という用語はないのですが、ニュアンス的に近いのは、「審議」「審査」「協議」でしょうか？
これらの用語は、「事業や事案の処理に際し、何らかの関係を有し、その決定内容に意見を表明すべき職位にあるものによる、事案決定への意思表示」のことです。やっぱり行政用語は分かりにくいですね。
電子自治体推進計画を立てたのが総務部としますよね。「決定」は総務部長がするのですが、お金には財務部が、システム開発には開発部が関係してきますので、関係する部課の責任者が、その計画に対して、システム的には合理化できるのでGoとか、対費用効果がどれくらいあがるか検証する方が先なのでStopとかいう意思表示をすることです。

供覧・・・収受した文書や、地公団体で新しく作成した文書を、関係ある部署に回覧することです。

発送・・・「発送」というと郵便物などを発送することです。　
「発議」と同意義でお使いの場合は、収受と逆で、こちらが発送する公文書、その他の書類について、発議番号、発送日、文書番号、発送先の職氏名、担当者名などを発議簿（発送簿）に記入し、郵送、交換便、または直参などで発送することです。

例（「狂牛病の調査（依頼）」という公文書の場合）
収受
１役所から交換便で公文書（「狂牛病の調査（依頼）」）が送られてくる
２収受印を押し、収受簿に必要事項を記載

供覧
１収受した文書に上司が全て目を通す（所属によってはこれはないこともあり）
２担当者にその文書を回す（「狂牛病調査」なら調査担当者に）
３担当者以外でも、関連する部署があれば、原本またはコピーを回覧する

起案
１担当者が調査を終えて回答を提出することになったので、「狂牛病の調査につい　て（回答）」という文書を作る
２この文書で回答するという意思を、行政体として決定するため、起案文書を作る
３「狂牛～（回答）」文書に起案文書をつけて、決定権者に回す

回議（「回議」＝「審査」「審議」「協議」なら、ここでします）

決定（決裁）
１決定権者が文書の中身を確認し、これで良いとなったら、起案文書の押印欄に記　名・押印をする
２決定権者は一人でない場合が多いので、関係する決定権者が、全員記名・押印す　る

発送
１文書発送簿に文書名「狂牛病の調査について（回答）」、発送先、発送日、発議　番号、発送方法などを記入する
２発送担当者がいる場合（郵券管理者など）は、その者へ発送を依頼する。　

ご質問の意味は、現場で働いているものですから、大変良く分かるのですが、具体的にあげていくともっと細かく専門的になり、かえって分かりにくくなりそうなので、おおざっぱにあげてみました。
それに、部署や自治体によっても、違いがあると思いますし。
もう少し補足が必要でしたら、お知らせください。

補足

非常に参考になります。
ありがとうございます。
あと始めの質問で書くのを忘れてしまったのですが、
「合議」「後閲」の意味についても、ご存知でしたら教えてください。
それからシステムの中で、文書の保存を「簿冊管理」というのですが、この言葉は使われてますか？

施工はおっしゃるとおり「施行」の間違いでした。読みは「セコウ」で大丈夫ですか？

回答No.5

lui

maityさま。
補足の要求があったのに気づかず、お返事が遅れてすいません。
（一端ポイントをもらうと、以後は回答できなくなってしまうのですね。初めて知り
ました）
ご質問の件ですが、「合議」「後閲」「簿冊管理」の３つの言葉は、私の所属する自
治体の文書管理システムの用語としては、使われていません。
今まで行政的な用語は、どこの自治体でも共通する用語なのだとばかり思っていたの
ですが、今回のご質問で、同じ行為を示す言葉が、自治体ごとに微妙に異なって用い
られていることが分かって、私も勉強になりました。

「合議」は一般的な意味ですと、「二人以上の者が集まって協議すること」となって
います。
「協議」は、一般的には、「関係者が集まって相談すること」の意味ですが、私の所
属する自治体では、「主管の系列に属する者と、それ以外の者とが、それぞれその職
位との関連において、起案文書の内容・形式についての意見の調整を図ること」とい
う意味になります。

「後閲」は、多分こういう意味だという推測はできます。
ですが、No.４で回答した通り、あいまいな推測でお返事すべきではないと思いますの
で、お仕事なさっている自治体の職員の方に確認された方がよろしいと思います。

「簿冊管理」という用語ですが、私どもの職場では使っていません。
私の所属する自治体では、文書の保存は、「文書管理」「文書管理システム」という
言葉を使っています。

「施行」は「しこう」が正しいようですが、「せこう」とも読みます。
先日文書管理の研修がありまして、「施行」には、先日回答した意味の他、「決定さ
れた事案の実施にあたって、相手方に対し、文書で意見・事案を伝達すること」とい
う意味もあると資料に記載されていました。

あまり参考にならない回答で申し訳ありません。
お仕事がんばって下さい。

お礼

わざわざありがとうございました。
大変参考になりました。

ちょうど明日、文書管理の仕事が入っていたので、ご回答いただけてよかったです。
また今後も自治体関連で質問があったときは、是非よろしくお願いいたします。

回答No.4

lui

回答を作っている間に他の方がお答えになっていたので、補足を入れさせていただきます。

「収受」は行政の文書管理システムの中では、「申請手続き上の手数料等を収め受ける事」にはあまり使いません。 他の自治体ではそうなのでしょうか？

前の方の回答には、「恐らく」とか「想定されます」という言葉が多いのが、とても気にかかります。
私の勤めるのは出先の事業所ですが、自治体の事務に統一性を保つため、職員向けの手引きや文書管理のマニュアルがあって、行政や文書用語はきちんと定義されていますので。

回答No.2

takatosen

No.1の方の回答でほぼ間違いないですが、補足です。

収受は受付と同じような意味合いもあり、手数料だけでなく外部や上部機関からの文書を受け取る場合にも使われます。

供覧
職場内、あるいは関係する人に見てもらいたい文書、お知らせなどを回し読みすること。回覧と同じです。
情報公開法などのように多くの人に見せる場合は閲覧となります。

回答No.1

wa_jiro

ｍａｉｔｙさん、こんばんわ。

私は、自治体関係者ではありませんが、仕事柄、よくお話しする事が
あり、その内容から記載させて頂いております。
ご参考になるかどうか不明ですが、お役に立てば幸いです。

収受　受け取り収める事。
　　　　（恐らく、申請手続き上の手数料等を収め受ける事だろうと思います。）
起案　申請や企画提案を草する事。
　　　　（上位者に対して、申請を行う事であろうと思います。）
施工　工事等を行う事
　　　　（工事入札企業が行う工事施工の事だと想定されます。）
発送　物品・資料を送付する事。
決裁　その内容に対し権限がある人が判断・結論を下す可否決定を行う事。
　　　　（電子申請に対して、それらの決裁を行う事であろうと想定します。）
回議　申請等の案を関係各位の承認あるいは決裁をその順に回す事。
　　　　（電子申請の決裁が上位者・関係者に回される事であろうと想定します。
　　　　　いわゆるワークフローであろうと思います。）
供覧　文書・図画写真等を多くの人に公開する事。
　　　　（情報公開制度に基づく、決裁文書及び入札決裁文書の公開供覧
　　　　　ではないかと想定されます。）

これらに対して何か不明な事があれば、再度補足要求して下さい。