経理上の処理について（長文です）

質問

私は、事務として働いているのですが、本社からの電話にどうしていいか迷ってます。

請求した会社とは違う会社から入金がありました。
普通は請求した会社から入金があるのが、ほとんどなのですが、でもまれに請求した会社の都合で別の会社（例えば、請求した会社の子会社とか）から入金があることもあるんです。
私としては、請求した金額が、ちゃんと入金されてきているので問題はないかと思うんですが、本社としては、請求先と入金をいただく会社が同じでないといけないみたいなんです。
でも、その会社の名前で取引をすると、営業さんがコードを取ったのだから、無理に一緒にする必要はないと思うのです。
自分の意見だけで判断するのもいけないと思い、詳しく本社の方に聞いてみると、請求した会社と別の会社から入金があったとしても、それが、その会社の都合だとはわかっているみたいなんですけど、その都合の詳しい事情が知りたいみたいなんです。
その会社か担当してる営業さんに、事情を聞いたほうがいいのでしょうか？

他には、住所が変わってしまう場合で、どうして住所が変わるのか…とか。
移転とか、最近では町村合併で住所が変わる以外に、住所が変更される場合ってあるんですか？

本社の方が、どのように処理をしているのか詳しくわからないので困っているのですが、どんな理由があったとしても、それがその会社の都合なのだし、こちらが処理するには問題はないと思うので、そこまで詳しく事情を知る必要があるとは思えないんです。

わかりにくい質問で申し訳ないんですが、似たような仕事をされてる方。
どうか、よろしくお願いします。

回答No.1

mikimiki358

入金事故の防止と不正防止の２つの理由があると思います。
従って請求書を出した会社から「弊社に対する○○のご請求については△△からお支払いいたします」という趣旨の通知を発行していただくべきです。
■入金事故防止
本来の請求先（Ａ社）に代わって支払ったとされる会社（Ｂ社）から、後日、「弊社が支払うべきではないものを誤って振り込みましたので返してください」と言われる可能性があり、その場合拒否が難しい。
また後日Ａ社から入金があり２重入金の恐れもあります。
Ａ社から「Ｂ会から支払ったけどＡ社あてに領収書を発行してくれ」と依頼されると面倒です。
■不正防止
イ）当社の不正防止
入金停滞をごまかすために別件入金を引当てていないか。
会社のお金を横領した事を隠すために別件入金をころがしていないか。
ロ）Ａ社の不正に巻き込まれることを防止
Ａ社で予算不足などのために支払いができず、子会社に肩代わりさせていないか。

などいろんなトラブルの原因になりがちです。
会社の住所変更についても、同名の会社は意外によくあるもので、住所が変わった場合はその通知を受け取っておくべきです。
実際に事故に繋がる可能性は極めて低いのですが、本社としては業務の基準を一律に運用しなければきりがないのでしつこく要請しているのだと思います。
面倒ですが、後日の面倒を回避するためには止むを得ないと思いますよ。

お礼

早速の返事ありがとうございます。
そういった事故防止のために、事情を知るべきだとはわかってはいるんですが、それは初回の入金の時に、そういう事情だと、担当の営業さんから聞いて、本社の方は、わかってくれてはいると思うのに、何でまた聞いてくるのかという話に担当の営業さんとなったので、聞くべきなのか迷ったのですが。
住所変更についても、通知を受け取ってから変更届けを本社に提出するので、変更届と一緒にその通知も送ることにしました。
いろいろと参考になりました。
ありがとうございます！