ExcelとAccessの機能について

質問

• ExcelとAccessはどちらが適しているか検討中です。Excelは初級レベルであり、Accessには経験がありません。データの並べ替えで狂いが発生する可能性があるため、Accessの使用を考えています。
• Accessはデータの整合性を保つ機能がありますが、Excelではデータの並べ替えによる狂いが生じる可能性があります。毎月増えるデータの狂いを確認する方法も教えてほしいです。
• ExcelとAccessの機能について検討中です。Excelは初級レベル、Accessには経験がないため、データの整合性を保つためにはAccessの使用を考えています。毎月増えるデータの確認方法も教えてほしいです。

回答No.6

washi-washi

No.１です。
並び替えを２列の値と言うのは、氏名・年齢順や生年月日・氏名順・ただし性別＝男のみ　などなど、SQLでは元となるデータ（テーブル）を参照した結果を出す事ができます。No.１でもお答えしたのですが、テーブルそのものの値は何も変わらず、SQLで導き出した集計表だと思って頂ければ、テーブルとSQLの関係が判るかと思います。
ちなみに、生年月日は西暦、性別は１：男性　２：女性とした数値や記号でデータを作っておくと良いかと思います。
住所にしても、市区町村は全国で決められた市区町村コード（５桁の数字）があるので、それを活用すると良いかもしれません。こうやって細かい処でもデータ化していくと、精度の高いデータになっていきます。（後々加工もしやすい）
http://www.soumu.go.jp/denshijiti/code.html
ここに掲載されている市区町村コードは６桁あるのですが、６桁目はチェックデジットなので実際は５桁です。

ちなみに、No.１でも触れましたが、AccessにはSQL文を可視化したクエリと言うものがあります。SQL文で記述すると難しい文章でも、クエリで表示したい列や順番等を簡単に記述ができます。
また、上級手段としては、テーブルのみが入ったデータベース（A）、データベース（A）からテーブルを参照したクエリだけのデータベース（B)等と言った、別々のデータベースで作る事ができます。ＡとＢに分けておくことで、クエリ編集中にテーブルを壊したりする事が無くなったりするので便利かと。またデータベース（B）を他のPCへ配布する事で、誰でもデータベース（Ａ）の結果を見たりすることができます（直接データを触らないので安心ですよ）。
また、クエリには他にも、条件を満たしたデータを更新する更新クエリ（Update文）、条件を満たしたデータを削除する削除クエリ（Delete文）、入力フォームで入力した文字列・数値をデータベースへ追加する登録クエリ（Insert文）等々、難しいSQL文もクエリで簡単に作成できます。
超上級者になると、VBAとSQL文を組み合わせて、ゴリゴリと更新するプログラムや完璧な入力フォームも作ったりすることが出来ます。これから作ろうとするデータベースもルールに沿った文字列しか入力できない等、高水準なデータになるかもしれません。しかし、こればかりは、いきなりやろうと思っても出来るものじゃありませんので、データを壊さない様に実験を繰り返しながら作って覚えていくと良いかと思います。
是非、がんばってくださいね。

お礼

ご回答ありがとうございます。
お礼が大変おそくなって失礼しました。
とても参考になりました。
また質問させていただくと思います。
そのときはよろしくお願いいたします。