議事録の作成はどこがするの？

質問

従業員50名以下の企業で働いているのですが、今までは議事録の作成は会計事務所の方にお願いしていたのですが、最近会計事務所が変更になり新しい会計事務所では議事録を積極的に作成してくれず、こちらから雛型を作ってチェックしてもらうという形をとっています。ただ会社側で議事録作成すると、実際議事録を作成しなければいけないのに洩れていた・・ということも起こりうるので、会計事務所の方が気付いて作成して頂くのが本来の形なのかな？と思ったりしています。大企業なら会社にそれなりの部署がありその部署で対応することなのだと思うのですが、中小企業のみなさんはどうされているのでしょうか？教えて下さい。宜しくお願いします。

回答No.3

kamishin · ベストアンサー

１　議事録を会計事務所に依頼する。
　これについては、中小企業では、結構行われておりますが、企業内の経営・運営会議で重要議決を決する事なので、他企業に内容が漏れるのを防ぐためにも、出来るならば自社で作成することを進めます。（会計事務所を信じないと言う事ではありません。）

２　会社側で議事録作成すると実際議事録を作成しなければいけないのに・・・・
　議事録の作成ですが、これについては、１でも言いましたが、会社経営の重要な事でありますので、必ず発言した役員の内容を記載することが必要であります。又録音をして作成するときに記録を全文記載するべきでしょう。

３　部署で対応について
　本来なら総務課・庶務課と言う課が対応すべきですが、企業内に無い場合もあると思います。従業員50名であれば総務課・庶務課が有ると思いますので、どちらかで処理すべきです。

最後ですが、議事録の書き換え等の問題が生じないためにも、会議録を出席者全員で確認（決裁）をしておくことが、望ましいと思います

お礼

とても丁寧にご説明頂きありがとうございます。本来の議事録のありかたがよくわかりました。勉強になりました。

回答No.2

cazcater

従業員13名の会社ですが、議事録は当然に自分達で作成しています。
その方が漏れがありません。
ただし、ご質問のように億劫なのはよくわかります。
でも、毎日たくさんの議事録を作成するわけではありませんので、少しづつでも、自ら作成する習慣をつけられることをおすすめします。
会社が大きく成長するにつれて必須となりますので。
それに、雛型があれば、話の要点を記載するだけで済みます。
小説を書くわけではありませんので、思い切って宣言してTRYしましょう。
給料少しあげてくれるかもしれませんよ。
（その原資は会計事務所への支払いを減額すればよいのです…）

お礼

ありがとうございます。今まで会計事務所さんに甘えていたので、それが当たり前なのかと勘違いするところでした。助かりました。

回答No.1

kamehen

基本的には会社で作成すべきものです。

ただ、会計事務所等では、例えば役員報酬の決定等、議事録がない場合に、税務調査等の場面で否認の材料となる可能性もあるため、作ってあげている所もあるかと思いますが、本来は会社できちんと作っておくべきものと思います。

もともとは議事録というのは事後的に作るものではなく、総会等の際に作るべきものではありますが、小さい会社では、総会等の実体があまりない場合が多く、とりあえず議事録だけは形として作る、という感じになってしまう為、そういう事になるケースが多いかと思います。

お礼

早速ご回答いただきありがとうございました。とても参考になりました。