「提案書」が書けない業者に困っています

質問

表題のとおり、「提案書」を出してくれない業者（IT系ソリューションベンダー）に困っています。

私は会社員で、彼らの提案を聞く立場（顧客側）なのですが、年間保守契約の提供を受けている
こともあり、恒常的に彼らと接する立場なのです。

その業者は上長Aとプライベートで友達とのことで、また、上長Bとも「飲み仲間」に
なってしまっています。そこで別業者に相見積もりを取るということができません。

業者が「こんな新しいツールがあるんですよ」などと上長のどちらかに持ちかけると
「おお、いいね」となります。そこで私が「提案書を頂けますか」と打診するのですが
「提案書」という体裁で文書をもらえたことがありません。

それを上長に訴えると

「提案を受けるにあたり、君が理解していないのがいけない。おかしい。
君が提案書を書いて」

となり、私が業者の提案の「提案書」を起こすことになってしまいます。
こういった状態ってよくあることなのでしょうか？

ちなみに、上長Aと上長Bは仲が悪く、上長Aが「いいね」と言った提案を
「上長B」に説明するために、提案書が必要になったりします。
でも双方とも、この業者を「切る」ことは反対しています。

回答No.7

trytobe

会社で購入するものについて、会社の偉い人に出費の承認をもらうのは、その会社の担当者の仕事です。

別に、業者の提案してきたそのものをムリに使う必要もありません。こちらから、こういうことができるシステムなら導入の説得しやすい、と業者に逆相談することもありです。

でも、最終的にこういうシステムを買うのでお金を出してください、と偉い人に説明するのは、会社で窓口となっておられるご自身の起案です。

回答No.6

y0322005

サラリーマンですね。うちのお取引様（下請け・一人親方）も提案書が書けません。弊社グループの受注しかうけてないからです。しがらみが相当あるようですね。

一度、年間保守契約を結ぶと稟議にもあなたのハンコが必要になると思います。つまり、お取引様のミスがあなたの責任にもなりかねません。私はそれで赤字だしました(笑)

資料を余分に作ることは、手間でもあるので、イラスト入りのメモ（太字のマジック）を用いたもので簡単に説明してみるのはいかがでしょうか？

私は字とイラストイメージが上手な方だったので、何回か稟申前に仮決裁いただきました。

参考になりましたでしょうか。サラリーマンになりましょう。

お礼

御回答ありがとうございます。

＞弊社グループの受注しかうけてないからです。

そう、そうなんです。今回の業者も、わが社だけ・・というほどではありませんが、みんな「友達」受注らしく、その上親方含め営業経験の無い人のあつまりなのです。

＞イラスト入りのメモ（太字のマジック）を用いたもので簡単に説明してみるのはいかがでしょうか？

こちらはとても良いご提案を頂きました。自分自身「業者の分も（ちゃんとした）提案書を作らないと」と荘大？に考えすぎていたかもしれません。自分の本業に差しさわりの無い程度の「説明書き」を一枚作る、くらいの気持ちで取り組んで、様子を見てみようと思います。

ありがとうございました。
ベストアンサーにさせて頂きます。

回答No.5

angkor_h

提案書を自ら書けない(書かない)業者も問題です。
自社製品の利点が解からず(或いは無いのか)、そして着飾ったカタログに頼りきっている、
御社にとって何が必要なのかさえ理解できていない、と言う証拠です。

本来は提案書を相手方に要求するのではなく、
自社に何が必要なのか、どういう機能が必要なのか、
いわゆる、機能要求仕様書を自ら作って、それに対応できるか否かを業者に問うべきです。
でないと、必要以上の使わない機能までも売り込まれてしまいます。

業者対応を担当するならば、その機能要求仕様書を作るスキルが必要です。
それをそのどのように実現するのかが業者の仕事(能力)で、それが提案書です。

何も示さずに「提案書をもって来い」では「提案書を持ってこない業者」と同じです…

上長Aと上長Bと業者の関係は、放っておけば自社の将来危うし、の典型に見えますが、
この件についてはなんとも助言しかねます。

お礼

御回答ありがとうございます。

「IT系ソリューションベンダー」と私が記載したのが
誤解を招いたのだと思いますが、この業者は特定の製品やサービスを持っているわけではないのです。したがって、「提案書テンプレート」や「カタログ」と言ったものも存在しません。（また専業の「営業社員」というのも存在しません。プログラマーやデザイナーが小さい集団を作っている、と想像して頂ければと思います）

こちらが「こんなことを実現したいのだが」と持ちかける場合、機能要求仕様書といかないまでも、こちらのニーズ・要求をまとめる必要があるかと思いますが、キックがこちらでない場合がほとんどなのです。

いずれにせよ、こちらも要求をできる限りまとめるよう、持っていかねばならないのでしょうね・・・

ありがとうございました。

回答No.4

kuma8ro

No3ですが、…
ITソリューションベンダーの自社製品の場合、何のドキュメントも作っていないことなど、有りえません。
複数人で作った場合はもちろんメンバー間での意思の疎通のため、ドキュメントが必要です。
たとえ、一人の人が作った場合でも、ある程度以上の規模のものを数日以上掛けて作るなら、ドキュメントがなければ、作ることが出来ません。
また、いったん販売した後、トラブルが発生し、修正作業が必要になった場合、自分自身でもドキュメントがなければ、どこを修正すれば良いのか判断がつかなくなってしまいます。
さらに言うなら、それを買ったあと、御社ではそれをどうやって使いこなせば良いのでしょうか？
最低でも説明会をやってもらわなければなりません。

質問の趣旨から、本件は、既存システムに対する改善提案と思います。
とするなら、極論を言うと、何の作業も伴わない偽装取引により、接待費を捻出しているということになり、
それが税務署の知るところになると、会社の存続にもかかわる事件になります。

まあ実際のところは、そんなに大げさなものでは無く、下請け丸投げで、このベンダーは何もしていない、と言ったところなのでしょうね。

いずれにせよ、ドキュメントを何も出せないということは、その原因が有るのだ、と考えていただきたいです。

お礼

御回答ありがとうございます。

別の回答にも記載したのですが、この業者は特定の製品やサービスを持っているわけではないのです。したがって、「提案書テンプレート」や「カタログ」と言ったものも存在しません。（また専業の「営業社員」というのも存在しません。プログラマーやデザイナーが小さい集団を作っている、と想像して頂ければと思います）

＞それを買ったあと、御社ではそれをどうやって使いこなせば良いのでしょうか？

おっしゃる通り、それもすごく困っている点です。
そこで上長としては、私に「君が使いこなせるように」という意味も込めて提案書を書け！的なことを言っているのだと思います。

さらに言えば、上長は両方とも「保守・運用」は比較的どうでも良い、というか、こだわりが無い様子でもあります。私が細かい保守についての点を確認しようとすると「そんな微細なことはどうでも良いから」などの発言が多いので。

ちなみに、情けない話ですが、私の所属する会社自体、ドキュメンテーションについて意識が甘いので、中途採用された開発系の技術者の人は、現状を知ると固まってしまっています・・・あまりにもドキュメントが整備されていなくて、という意味です。

御回答ありがとうございました。

回答No.3

kuma8ro

提案書は無理でも、口頭で話を聞くことや、あるいは、ツール提供元の営業を紹介してもらうくらいのことは出来るでしょう。
それに基いて、あなたが社内稟議用の提案書にまとめれば良いことです。
そのくらい詳しく話を聞けば、対案も出せるようになります。

そのような能力を身につけ、他社からのスカウトを受けるような人材になって下さい。

お礼

御回答ありがとうございます。

残念ながら、
＞ツール提供元の営業を紹介してもらう
ことはできません。

この業者は「再販」を行っているわけではないので、販売元などが存在することはありません。

また、そもそも「提案書が書けない」というのは「紙に落とせない」とか「図画にできない」ということではなく、そもそも「言語化できない」ということに近いです。

たとえば、WEBサイトの一部をリニューアルする、といった場合、「現在、●●が問題なので、▽▽にしたらどうでしょうか。▽▽は■■と比較して、このような利点・優位性がありますよ」というような、言語による「説明」がそもそも無いのです。

これを一から調べて、形に落とす、となると・・・
丸一日以上はかかってしまいます。

＞そのような能力を身につけ、他社からのスカウトを受けるような

みなさんこれを小一時間？というか、あっという間くらいでできるほどのスキルをおもちなのですね。

精進するか、勤め人を辞めるかしかないのでしょうね。

ありがとうございました。

回答No.2

dogchibi

その業者さん、だいぶ接待費使ってますね。

それはさておき、たとえ出入り業者が提案書を持ってきたとしても、そのまま御社の稟議用に通用するとは限らず、御社の上層部がわかるように『日本語から日本語に翻訳（笑）』しなおして提出する必要が出て来ると思われます。

＞提案を受けるにあたり、君が理解していないのがいけない。　というのは一理ありますよ。噛み砕いて説明できなきゃいけないのですから。　

がんばって作成してください。

お礼

早々にご回答ありがとうございます。

おっしゃる通り、最終的には社内稟議が必要であり、稟議の作成までは自分のような一般社員の業務です。

確かに、仮に提案書が出てきたとしても、『日本語から日本語に翻訳（笑）』の必要がある可能性も高いので、「提案書新規作成」と「提案書手直し」の手間はあまり変わらない、と割り切ることも必要かもしれませんね。すごく参考になりました。ありがとうございます。

ちなみに、自分は営業職ではなく、営業の経験もありません。「提案書作成」はすなわち「営業代行」に他ならないように思えて、かなり苦痛でした。
提案を受けている時点で「未知」なわけですし、未知なるものを「営業できるよう提案書を作成」するのは自分にはとても工数がかかります。

稟議を通すための手間をどれくらい端折れるか、くらいの気持ちで乗り切るしかないのかもしれませんね。

ありがとうございました。

回答No.1

adobe_san

＞でも双方とも、この業者を「切る」ことは反対しています。
じゃあんさんが書いたらええだけと思いまっけど・・・・
提案書を書くんも「命令」やさかい「仕事」でっせ！

お礼

早々にご回答ありがとうございます。

自分は、小一時間で未知のものを提案書作成できるスキルには達しておらず、お恥ずかしいかぎりです。

自分を高めていくしかないのかもしれませんね。

ありがとうございました。