Accessフォーム全レコードをPDFで個別保存

質問

使用MS Access 2010

以前から何度かここでお世話になっております。よろしくお願いします。

「受注一覧」という表形式フォームに日々の受注客百件程度が表示されています。レコードのフィールドに[ID]という受注IDコードがあります。
受注確認のメールにPDFの添付ファイルを作成するための「受注確認PDF」というレポートがあり、
それを使って"受注確認書(受注ID:" & [ID] & ")"というファイル名で"C:\PDF"フォルダーに一件（１ページ）づつ保存するボタンを作成する必要に迫られておりますが、ネットでいろいろ調べて、もう少しというところでなかなうまくいきません。

「受注一覧」フォーム上のボタンに　レポートを開くマクロの実行（２０００回）-次のレコード　としたマクロを登録し、「受注確認PDF」レポートの”開くとき”イベントに

Private Sub Report_Open(Cancel As Integer)
DoCmd.OutputTo acOutputReport, "受注確認PDF", acFormatPDF, "C:\PDF"
Reports!受注確認PDF.Caption = "受注確認書(受注ID:" & [ID] & ")"

と書きました。
マクロは上から順にPDFは開いているようなのですが、フォルダーにはPDFが一枚も保存されません。
どうも開いているだけで保存されないようです。
またマクロも最後のレコードになったときのアクションを書いていないため、「次のレコードがありません」というエラーメッセージで終わります。

フォーム上の全件を"受注確認書(受注ID:" & [ID] & ")"という名前で"C:\PDF"に別々にPDFで保存し、最後のレコードになったら完了するVBAを完成したいのですが、どなたか助けていただける方がいたらお願いいたします。当方、VBAは見よう見まねで書いているだけで意味はあまり理解できないレベルです。

回答No.1

hatena1989 · ベストアンサー

間違いがいくつかあります。

DoCmd.OutputTo acOutputReport, "受注確認PDF", acFormatPDF, "C:\PDF"

上記のコードで、出力ファイル名が指定されていない。
ちゃんと拡張子も含めてファイル名を指定する必用があります。
さらにファイル名には、: は使用できません。

レポートを開くときのイベントでOutputToを実行してますが、このイベントではOutputToは実行できません。フォーム上のボタンのイベントプロシージャで OutputTo を実行しましょう。

「一件（１ページ）づつ保存する」ということですが、具体的にはどのように１件だけ抽出しているのでしょうか。レポートのレコードソースをパラメータクエリにしているのでしょうか。それともレポートを開くアクションで Where条件式を設定しているのでしょうか。

パラメータクエリで、受注一覧フォームの受注IDを参照しているとして回答します。

また、マクロとイベントプロシージャを混在させるのは煩雑ですので、イベントプロシージャのみで記述します。

受注一覧フォーム上のコマンドボタン（コマンド1）のクリック時のイベントプロシージャ

Private Sub コマンド1_Click()
DoCmd.GoToRecord acActiveDataObject, , acFirst
Do
If Me.Recordset.RecordCount = Me.CurrentRecord Then
MsgBox "最終レコードまで出力しました。"
Exit Sub
End If
DoCmd.OutputTo acOutputReport, "受注確認PDF", acFormatPDF, "C:\PDF\受注確認書(受注ID " & Me.顧客コード & ").pdf"
DoCmd.GoToRecord acActiveDataObject, , acNext
Loop
End Sub

お礼

hatena1989様

早速のご回答ありがとうございます！

>パラメータクエリで、受注一覧フォームの受注IDを参照しているとして回答します。
はい、そのとおりです。

ただいま帰宅してしまったため、明日出社次第ご教授いただいた記述でチャレンジしてみます。ありがとうございました。

補足

hatena1989様

ご連絡が遅くなり、申し訳ありません。
出来ました！完璧です！ありがとうございました。
私のレベルだとすべての記述を理解するのは困難ですが、少しずつ勉強していきたいと思います。
またご相談すると思いますのでその時はよろしくお願いします。