指定請求書 廃止のためのアイデアを教えてください！

質問

皆様のアイデア・ご経験を教えてください。

弊社は、製造業であり、製造原価部分については、弊社指定の請求書にて請求するよう仕入先に要請しております。

指定請求書のメリットとして、多量の請求書のフォームが同一であることによる処理スピードの速さがあります。

指定請求書のデメリットとしては、有料￥300で仕入先に販売しているため、請求書発行・入金・領収証発行・領収証の発送・在庫管理等の事務処理が発生します。（1件当たりの事務量は小さいですが・・・）

これまでの経緯として、指定請求書の発行を無料（会社HPからのダウンロード）にする方法の提案は却下されました。

回答No.3

tosiro

用紙を専用にする理由がわかりません。Ａ４コピー紙ならレイアウトだけ
相手先にメールすればすむので便利です。用紙の発送・在庫管理も要らなくなります。
複写式とか紙の大きさが違うならそれを改善するのが先です。
さらに言えばフォームをエクセル化すれば、相手も手書きでなくて作れるから効率的、こちらも読みやすい。
（ＰＤＦだと加工が難しいから手書きになる）

お礼

ご回答ありがとうございます。

現在は、カラー用紙＋複写式＋手書きです。
改善後は、カラー用紙＋Excelです。

改善後で悩んでいる所は、カラー用紙です。
現状のカラー用紙を維持するために、先方に無料で配布し、
利用してもらおうと考えているのですが・・・。
あんまりスッキリしていません。

カラー用紙に慣れてしまっているので、
その点に拘らないならば、Excelだけ配付すれば完了
なのですが・・・。

回答No.2

noname#155097

まずは指定請求書を廃止しなければならない理由を
あげてください。些少な事務処理は理由にはなりません。

指定請求書を作っているくらいですから、
それなりに大きな会社だと思います。
(小さい会社なら取引先がそんなもの飲みません)

大きな会社なら大きな会社なりに
業務の合理化で指定請求書は非常に役立っていると思います。
また、大きな会社ともなればさまざまな権利関係が
発生しますから、伝票の仕入業者と総務のえらいさんが
癒着している可能性もあります。

ルーチンを改善するということはそういうところに
メスをいれるということになりかねませんので、
特段の理由がない限りは、軽挙妄動の類ともなりかねません。

本当に必要なことであれば、社長のつるの一声でもいいわけです。

まずは、その辺を明らかにしないと。

お礼

ご回答頂きありがとうございます。
本件はスケールの小さな改善であります。
ただ、正しい方向性の改善だとも考えております。

しかし、ご指摘の通り、本件によりそもそもの趣旨が害されることは、
本末転倒の大改悪になってしまいます。

指定請求書の趣旨が確保出来るのか？という観点をしっかり持ちつつ、
関係部署を議論しようと考えています。

現状では、弊社指定のカラー用紙を仕入先に無料配付し、
さらに請求書フォームのデータファイルを仕入先にメール添付し、
仕入先から記入・押印後、弊社に郵送して頂こうと考えております。

回答No.1

nag0720

HPからのダウンロードが却下された理由は何だったのでしょうか。
そのへんに解決策があると思います。

お礼

ご回答頂きありがとうございます。
ＨＰからのＤＬが却下されたのは、
ＨＰがお客様・リクルートをターゲットにしており
仕入先に関することを記載するのはダメということでした。