請求書かわりになる？

質問

購買担当をしています。
弊社は4枚綴りの専用納品伝票を使用しています。
(納品書控、受領書、納品書、検収書の4枚綴複写)

納品時にサインをし、納品書控、受領書は納品業者に
持ち帰ってもらいます。納品書、検収書は弊社の計上処理に使用します。

月末に請求書の発行を要請しております。
納品書と検収書にて請求書代わりになりますと
請求書の発行を拒む業者がいます。
これは理屈にあわないとおもうですが、いかがでしょうか。

納品書、検収書を収めたことで請求書となり得るのか。
慣習、法的に根拠はありますか。

回答No.4

LuckyX · ベストアンサー

ご質問について、法的側面を含めて、検討します。
１．取引基本契約書は締結していますか？
（１）そうであれば、代金支払いについて規定していませんか？
（通常は記載しています）

ここに、例えば、「請求書を月末締めで発行し、翌月末に、銀行振り込みで支払う」などと記載してあれば、その通りに、「請求書により、支払うので発行してください。そうでないと支払いができません」、と仕入先に要求するしかありません。

（２）契約書に、専用の納品伝票に物品の受領・検収により支払う、という趣旨の規定があれば、請求書は不要です。
（大手のメーカーでは、大量の資材・部品を購入しますが、それには、専用の納品伝票により、仕入れをコンピュータ処理し、検収受入明細（あるいは、納品・物品受領明細など）を毎月締め日に仕入先に送付し、その受入明細書の合計を支払うような方法も、実務上の実用から行われています。

（３）上記（２）の場合でも、一応、経理の内部統制上、その合計額について、請求書の発行を要請する会社もあります。

（４）そうでなく、契約書にそのような規定がない、もしくは、特段の契約書がないとすると、取引開始の時点の（口頭の）合意によります。

（5）開始時点の合意もないとすると、社内の支払い規定（手続き規定）のルールに依存すると考えてよいと思います。

２．上記１の契約書も社内の支払い規定も、また、合意もない場合、ここで改めて、仕入先と合意されるのがよいと思いますが、この場合、以下がポイントでしょう。

（１）請求書は、社内経理上、仕入先との支払い債務金額の確認確定を行い、代金の支払い手続き上必要であれば、毎月の締め日の合計金額につき発行してもらいます。

（２）使用されている4枚複写の専用伝票が、上記（１）の役割を果たすように、社内規定・手続きが確立している場合は、請求書は不要でしょう。

（３）いずれにしても、IT時代に、非効率な紙の処理を削減し効率よい事務処理をしたいケースがあると思います。（そうでなければ、この競争社会に勝ち残れない）。

紙の請求書の場合、発行する側も、受け取って処理する側も、非効率な事務処理となりますので、請求書に代わる書類（検収明細書など）があり、支払い側で適切な内部統制（不正や誤りのを防止するコントロール）が可能であれば、廃止することも、一つの考え方です。

経理部門ともこれらの点を協議して決めてください。

回答No.3

o_bros

「それならばこちらの社内手続き上お支払できません。」
と、ハッキリおっしゃったほうがよいと思います。
それでも、ゴネるなら上司、管掌役員等に相談して、同じ事を言ってもらいましょう。
それでも（そんな程度のことで）ゴネるなら、お取引を考え直したほうがよいですよ。
まあ、まさかとは思いますが、その相手が質問者さんの会社宛に発行する請求書は実は既に発行していて、失念していたり、もっと悪いのは架空取引などに悪用されている可能性は全くゼロとは言えないと思います（後者の可能性は限りなく可能性はゼロに近いでしょうけど）。
確かに、相手が中規模な専門商社なんかだと、なぜか、そういう人多いですよね～～。

回答No.2

kadakun1

貴社が作成した専用伝票に、相手の業者の社印と担当者名（印）が入った納品書ならば、特に「請求書」と明記していなくても、請求書の代わりになるでしょう。
しかし、弊社でもそれは認めていません。ｗ
必ず請求書の発行を求めます。
一つには、バラバラと納品書だけあると、締めの時に合計を計算する時に、相手側と違算が生じる場合があると言うこと。
もう一つは、納品書は購買で保管し、請求書は経理で支払に使うためです。
これに従えない業者との取引はしませんｗ
こちら側が支払う方なのだから、決めたルールには従うのが業者として当然でしょうね。

回答No.1

finneganswake

納品書兼請求書というものは、結構、見たことがあったな。だけど、あれだと倉庫と会計で結局、コピーして別々に取ったりしておく必要があったりして面倒だったので、「別々に出さないなら、お前のところから買わない」とはよくいっていた。
納品書兼請求書と書いてあって、社印が押してあれば、それでいいのかも知れないけどね。