グループウエアを利用して「交通費清算」を行いたい
- 交通費清算をグループウエアで改善する方法についての質問です
- ワークフローでの入力と電子決済は可能ですが、領収書の電子化に問題があります
- 領収書のスキャンなどの操作は煩雑で簡略化にはならないため、他の方法を知りたいです
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グループウエアを利用して「交通費清算」を行いたい
交通費清算（出張や日々の活動時の交通費清算）は、現在は１週間単位で１枚もののＡ４の紙に記入し領収書（高速代、旅館代、駐車料など）を貼り付けています。そして「振り替え原票」を添えて上司提出となっています。上司決済後は、その上級の管理者に廻り、最終的には「管理部」でコンピュータ入力され、各人の銀行口座に振り込まれるといった流れになっています。コンピュータ入力以降の流れはＯＫですが、その前の流れをグループウエアを使って改善したいと考えています。そこで質問ですが（１）ワークフローでの入力を行い、上司に振り替え伝票を廻し、電子決済を取るのはいいのですが、現物領収書を見ての決済ですので「領収書が電子化できない」という問題点があります。領収書をスキャナで読み取るようなことは操作も煩雑になり簡略化から外れるような気もします。みなさんはどのように解決されているのでしょうか？
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追加で考えてみました。領収書を電子化すると複数で使え るという不正ができますよ。それは許されないでしよう。 遠隔地ならば、代行者を置くとか、正しくやれる方法を考えるべきだと思います。
その他の回答 (1)
精算する本人が、データ入力し、領収書ありと記載して、電子決済伝票を起票すると同時に、本人のＰＣにその内容を記したものを出力します。それに、領収書を貼って、決済する直属の上司に提出します。それをみて、上司が決済したのちに、経理に振替伝票がいくように。ワークフローを設定したどうですか？領収書が無い時はそのまま決済にまわします。本人が、提出するまで、決済処理はホールドしましょう。領収書は電子化しないでいいでしょう。 某ＩＢＭでも、電子化はしていませんでした。今は知りませんが。
お礼
ありがとうございます。 上司は出張先でモバイル決済したいとのことです・・・。 でも、領収書を見ての決済となると、どうしても遠隔地での決済は無理ですよね。 ですから、参考にさせて頂きます！ ありがとうございました。
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お礼
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