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スキャナについて
私の部署は、不動産関係の部署で、毎週業務報告書を作っているのですが（私は書類整理係）、紙で保存していたものを、スキャナをつかってパソコンに保管していけないだろうかと考えています。 業務報告書の内容は、私の部署にとっては重要書類であり、３・４年前のものとかでも平気で「あの物件の報告書だして」と言われることはよくあります。 しかし、パソコンで保管すると１０年２０年経ったときにそのファイルが果たして開けるのかといろいろ問題があるようです。 事務作業の軽減のため、スキャナを導入するべく稟議書を作成しようと思っているのですが、プラス面とマイナス面をそれぞれ教えてください。 また、「書類の保管」というテーマについて、スキャナを使わなくてもこうしたら、というアイディアがあったら教えてください。
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方法はいくつかあります。 稟議書を電子化してすべてパソコン上で行うか。この場合パソコンの数がある程度いることとパソコンの操作がなれていないとうまくいかないということがあります。メリットとしてはすべてデータベース化できるのでいろいろな検索が出来ます。 またスキャナを使って書類をデータ化するならある程度データは文章ファイルに比べて大きくなりますのでハードディスクの容量を食います。ですから週ごともしくは右記ごとなどある程度の期間ごとにCD-RもしくはDVD-Rに記録してそれを保管しておけばハードディスクが壊れたときでも問題はなくなります。 また、出来れば２枚バックアップを作って別の場所に保管しておくとより安心です。 バックアップをする際にどういったファイルが入っているかをファイル名やデータベースファイルなどに納めておいてそれのみハードディスクにおいておくと検索がしやすいです。 つまりスキャナでスキャンし、それを出来ればデータベース化し、必要に応じてメディアに記録する。これだけ出来ればまず大丈夫だと思います。 ハードディスクが壊れたときなどに対処をすることを忘れなければいいかと思います。
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- arumagiro
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私の所でも書類とハンコの山ですね。 書類を電子化するメリットとしては、保存場所が殆ど要らない事と、検索性の向上でしょうか。 デメリットとしては、無形物となるので保存の信頼性の低下（紙だって無くしたりはしますが）や、セキュリティの問題でしょうか。 スキャナーを使わずとも、元の書類自体を電子化出来ればさらに効率的かと思いますが、それが出来ないのであれば、電子化は補助的なものになるかもしれませんが、いかがでしょうか。
- se-ichi06
- ベストアンサー率25% (109/427)
紙での文書の保管は、重要です。 ですから、重要書類は重要書類として紙で保管しておき、補助という形でスキャナを有効的に活用してみてはいかがでしょうか？
- BIGMAC
- ベストアンサー率25% (624/2491)
重要な書類をPCに取り込んで保存するのはいかがなものか？ と思いますけどね。 たとえばCD-ROMやFDDなども物理的に寿命がありますし、 そもそも正直申し上げて、電気で動いている物を信用してはいけません。 電気がなきゃ何のお役にも立ちませんわな…
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今日は。社会人三年目の者です。今年度に入って職場に新しい係が出来ました。これからの時代に対応するための企画を行う部署です。 係長 主任 私の三人の配属が決まり、業務に当たっているのですが、毎日毎日やることが多く、忙しい日々を送っているのですが、その主任について頭に来ています。というのも、本来の企画係の業務をしておらず、課内の庶務関係の業務しかしていないからです。もちろん 庶務の仕事も大切なのはわかりますが、たった三人しかいない係りで しかも 主任という立場で庶務しかやっていないのはおかしくないでしょうか？ 人数が少ない係な為 一人あたりの業務量がおおい中、主任は本来の業務に当たっていないため 実質係長と私の二人のような者です。 庶務をやる人は他にも沢山いるわけだから、係員の多い係の人がやるべきというのが私の考えですが、おかしいでしょうか？ 庶務の仕事が忙しいからと 本来主任がやるべき仕事が私に回ってきており、頭に来ています。
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