英文メールで子会社などへ通達するとき

質問

こんにちは。いつも英訳の件でお世話になります。
私の仕事は、海外にある子会社の管理を担当し始めたばかりなのですが、子会社にはネイティブの方もいるので、英語で通達メールなども書きます。そこで下記の文章の英訳に悩んでいます。

　（日本語）日ごろから当社の各部門と連絡を取られていると思いますが、弊社の製品に関してのクレームなどは、海外事業部が窓口となります。再度ご確認徹底をお願いします。このクレームとは、品質、梱包、数量間違いなども含みます

　これを英語で訳すと

　You would usually contact with each department directly.
But we are writing to inform that the contact window for a claim of our product is overseas business development, so please note this matter again surely.
The claim is about quality, package condition and mistake of quantity.

このようにしようかと思ったのですが、ちょっと直訳すぎるようで、しかもあいまいな感じもするのですが・・・。
　　もし適切な表現などありましたら、ご教示頂ければ幸いですので、よろしくお願いします。

回答No.3

wakkarahen · ベストアンサー

こんにちわ。

この手の文書は、貴殿がどのような立場（職位）で、子会社のどのような立場の人間に対してか、によって文章も若干変わってきますし、背景的な情報がわかりませんが、以下を前提にします(よって、必要に応じてアレンジしてください）：

１．貴殿は本社の子会社からくるクレーム関係の窓口部署の責任者。
２．「クレーム」とは、子会社が客から受けるクレームで、子会社独自で対応するレベルのクレームもあるが、本件は、本社に連絡・相談・報告すべきクレームについてである。
３．あて先は、子会社（1社）のクレーム担当部署の責任者。

（１）　まず、貴英文について若干のコメント（英文についてのみゆえ、日本文との兼ね合いは考えてません）

１．You would　... の would　はどのような意味合いで使われたのでしょうか？この英文だけだと、「・・よくコンタクトしたものだった（過去）」のような意味合いか、「・・・に(多分）コンタクトするのではないかと（思う）」のような意味合いになるでしょう。
２．a claim　　このようなクレーム（複数）に言及するときは複数形。
３．overseas business developmentは「海外事業開発」であり、「部」という部署名（海外事業部）にはなりえません。（この部の正式名は、貴社での正式英文名称はわかりませんが、Overseas Business Development Departmentとしておきます）
４．This claim とすると、「（前述した)このクレーム」となり具体的な1件をさすことになるので不適切でしょう。

（２）で、試案ですが、上記前提で、私なら多分このような感じで書くのではの一例（メールで、初めての相手でないとします）：

Dear Bush,

Hope all is well your way.

Providing better and faster services is a key to establishing or maintaining good relations with our customers. In this regard, it is also extremely important that we process and respond to complaints or claims from our customers about our products in an expeditious way.

At our head office, the Overseas Business Development Department(OBDD) manages all claims and complaints that you report to us. So, please make sure you contact the OBDD, not any other department, in regard to cutomers complaints about which you need to talk with us.

May we remind you that our department also responds to all claims or complaints that involve packaging, quality, or quantity.

Thank you and best regards,

Yasuo Fukuda
Manager, OBDD

誤字脱字等了解ください。

Hope this helps.

お礼

大変詳しい回答をありがとうございました。参考になりました。クレームはどうやらClaimsよりComplaintsのほうが適切のようですね。