ハガキソフトの「様」と「御中」の振り分け

質問

年賀状の宛名を印刷してもらうためにリストをExcelで提出しないと
いけないのですが…。
「会社名＋御中」で出すリストと、「会社名＋役職・個人名＋様」で出すリストは、
分けておいた方がいいのでしょうか？

印刷してくれる人が今連絡がつかないのですが、夕方までに提出しないと
いけません。（何のハガキソフトを使っているのかもわかりません）

通常、「御中」で出すリストと「様」で出すリストは、混在させない方がいいのでしょうか？
それともハガキソフトって入力のやり方次第で、同じExcelのデータでも
勝手に振り分けて印刷できるものなのでしょうか？

回答No.2

chie65536 · ベストアンサー

＞「会社名＋御中」で出すリストと、「会社名＋役職・個人名＋様」で出すリストは、分けておいた方がいいのでしょうか？

こういう時は、セルを「会社名セル」「肩書きセル」「氏名セル」「敬称セル」などの複数のセルにして、１件ごとに１行づつ入力します。宛先全部を１つのセルに入力してはいけません。

例えば「会社名＋御中」の場合は「会社名セル＝会社名、肩書きセル＝空欄、氏名セル＝空欄、敬称セル＝御中」にして入力します。

例えば「会社名＋役職・個人名＋様」の場合は「会社名セル＝会社名、肩書きセル＝役職、氏名セル＝個人名、敬称セル＝様」にして入力します。

あと「肩書き」と「氏名」も１つのセルに入れず、２つのセルに分離しておきましょう。なぜなら、後から「部長以上の人は、こっちの年賀状使ってくれ」とか、肩書きによって違う処理をするかも知れないからです。

最初から項目を分離して入力してあれば、空欄を無視して処理したり、項目の入力内容で別処理したり、幾つかの項目を機械的に繋げて１つにしたり、色々と加工が可能です。

しかし「全部繋げて１項目で入力されちゃってる」と、項目ごとに分離したり、特定の一部があるかないか判断したりする作業は「人間が目で見て手作業で行うしかない」と言う状態になります。機械的に一気に処理出来なくなります。

このように「敬称は敬称だけ分離して入ってる」なら、そのブックを受け取った人は「敬称が『様』のだけ印刷」とか「敬称が『様』のと『御中』ので２つにわける」とか、好きに処理、加工が出来ます。

普通、ハガキソフトの方は「入力の形式が決まってる」ので、ハガキソフトでどうこうするのは無理です。

なので、もっと前の段階、つまり「エクセルのブックの段階」で、項目を出来る限り細分化した「自由度の高いリスト」で入力します。

それと、ハガキソフトは住所が２行、３行使えるのが普通なので、住所も「県部分」「市町村部分」「町・区部分」「番地・ビル名部分」のように分離して入力するのが良いです。

お礼

詳しい回答ありがとうございます！
項目は細かくわけて入力していたんですが、「役職」「個人名」が
空欄だと御中とかいう条件式が可能なのですね！
御中シートと様シートに分けなきゃいけないのかと迷ってました。
(かなりの枚数印刷するので…）

ありがとうございました。

回答No.4

simakawa

心配する事はありません．　はがきソフトにはどちらを選ぶかになっています．　当然打つ人だって個人名には様を，会社や部署名には御中を付けます．

それより一番の注意は名前は気を付けなければいけません．
例，斉，　吉，　関，　邊・・・等々間違えたら大変です．
先ず，原稿をしっかりしとくことです．　出す前にチェックです．

お礼

そうですよね、今時のソフト、そんな面倒なはずないですよね(;^_^A

データは一気にエクセルに落とせたので、あとは役職、人事異動、喪中
などのチェックをがんばります！
ありがとうございました！

回答No.3

chie65536

追記。

「様と御中の混在」ですが「セルが分離されてて、敬称だけが入力された列がある」なら、混在させたまま入力しちゃいましょう。仕分けして別々に入力すると入力作業に時間がかかり、提出期限に間に合わなくなります。

全件の入力が終ってから、一番最後に「敬称の列で表を並び替え」ってやれば、様と御中が上下２つに分けられます。なので混在させたままガンガン入力しましょう。

「この住所は、様と御中とどっちか？」なんて判断はコンピュータに任せれば良く、人間様はそんな機械的判断をする必要はありません。

回答No.1

zorro

混在させないほうが作業はやりやすくなります。

お礼

ありがとうございました！