経理部現金出納担当者の業務負担と経理規定について

質問

• オフィス内100名、７部署程度の規模の総務経理部で現金出納を担当しています。各部署の小口現金はなく、全て経理総務で一括で出納しており、200万から300万円は常備しています。
• 現金入金はまれです。一日少なくても100万前後は必ず出金があります。イベント業です。郵便、交通費、航空券や乗車券などの旅費、会議打合費のほか、通勤定期代、各自名義の携帯電話の仕事使用分、高額医療負担分などまで、また、現場で要した備品消耗品費や参加者への謝礼金やアルバイトへの日当、交通費なども発生するつど担当者が立替払い（あるいは仮払分より支払）しており、それの精算の対応をしています。
• 商社から転職したものからすると、その現金支払いの多さに戸惑っています。商社では交通費などの旅費精算、自分らが購入する切手印紙程度だったので。最近では、立替分も振込みで対応して現金で渡さないところもありますし、現金の取り扱いは危険が多いので、業者への支払いは振込みできるものはできるだけそうしたほうがいいんじゃないかなと思っています。現場のことなので、仕方がないことがあるのかもしれませんが。。。。

回答No.7

ライフ ＊ﾟ+｡(σ‐σ)｡+ﾟ＊（@InTheLife） · ベストアンサー

No.3・No.4です。
他のかたのご回答や、質問者さまの返信内容も、
ひと通り、読ませていただきました。(*＾-＾*)

大丈夫。
社会人の会員さんなのですから、毎日、ここを覗けないのが、当然です。
こうして、1週間以内には、お礼や補足(回答者への返信)をしてくれるのですから、
かなり、優秀な会員さんだと思いますよ。＾＾

今回のご質問にて提唱された、現金差の発生を防ぐ対処法としては、
No.5様にて示された具体例が、参考になると思います。
社員が現金払した立替分を、社員の指定口座に振込む方法です。
私の勤め先では、振込手数料を懸念し、現金支給が前提ですが、
いずれは、給料担当の人事部と連携をとり、(給料は口座振込です。)
毎月の給与精算と併せた、社員立替金の一括精算を検討する声も出ています。

＞現会社の精算の状況についてさらなるアドバイスを…

ごめんなさい。m(＿ ＿)m
こうした文章のやりとりだけですと、
質問者さまの置かれた状況に関して、
知り得る情報が限られておりますし、
自分の会社での成功例が、あなたの会社に適切という保障はないため、
あなたの会社の内情に関して、無責任な指摘は、できません…。

ただ、ここで、あなたの補足内容を読ませていただいた印象ですと、
立替精算のみならず、その証憑関連についても、対策が必要みたいですね。

会計上、費用・収益は、当月発生分の当月処理が、掟です。
領収証がないから・・・という口実があるとはいえ、
何ヶ月も前の立替内容を、当月費用として認めるのは、問題有りです。

会社内部の人間を相手にするだけに、
正面切って、立替金の信憑性の追及はしにくいものですので、
まず、経理部内で、経理規定を見直し、
「ここだけは譲れない」という絶対条件を設けることが大切です。

またも、自分の身の上話となり、恐縮ですが、経験談として。
私の職場では、「3営業日締め」という絶対条件をつくり、
毎月、月次決算を行なっています。
11月5日には、10月分の月次処理を終わらせる予定です。

部署別の庶務係には、締切日までに、前月分の会計処理を確定させ、
(社員の立替精算分の払出も、遅れは認めない姿勢です。)
経理部に提出してもらいます。
この制度を始めた頃は、庶務係から、非難の嵐でしたが、
2ヶ月ほどすれば、経理処理も、何とか、軌道に乗るようになりました。

また、会社には、経理部とは別に、「経営企画室」という部署があり、
半期ごとに、「部署の経費として、これだけ使ってもよし」という毎月の予算額が、
各部署の実績(昨年度に、実際、使った金額)を考慮して、組み立てられます。
どの部署が、予算に対し、どれだけの経費を使ったか、一目瞭然ですので、
月ごとの精算に関して、緊張感を保つには、適した環境かも知れません。

また、定期的に、監査法人という所から、会計士が会計監査に訪れます。
特に、最近では、
「現金出納管理の流れ」を、徹底的にチェックされており、
現場の庶務係まで、金庫の中身を細かく調査されたり、
現場で管理してある出納簿や元帳の呈示を、求められるため、
「いい加減な会計処理をしてはダメ！」という意識が、
会社全体に、自然と浸透している側面はあるのだと思います。
他所の会社では、ある程度、ごまかしをきかせる部分でも、
一切、認められない厳しさがあるので…。

我社では、そうした「法を守らざるを得ない」環境が、
現場の庶務係の重い腰を上げることに成功してきただけです。
庶務係には、簿記を知らない人も、まだまだ多く、
あるべき意識を浸透させるのが、難儀な面もあります。
会計処理の正確性に関しては、
会社の規模、雰囲気、担当者の性格にも左右されるでしょうね。
私は、個人会社にて、経理業務を何ヶ月か経験しましたが、
日々の出納帳の管理もない、出たとこ勝負な丼勘定に、驚いたものです。

No.6様のご意見も、納得できますが、
(会計士が最も苦労するのが、現金実査や貯蔵監査ですからね＾＾ゞ)
出納業務は、経理上の一連の流れを知るには、外せない任務です。
経理部の中でも、とりわけ、
正確性・信頼性を求められるのが、出納業務です。
大抵の企業において、
経理部の仕事は、出納係からスタートするはずです。
他の主計業務ですと、
間違いが生じても、訂正伝票を起票し、笑って終わらせられますが、
ご承知のとおり、現金誤差は、笑って済ませられる問題ではありません。
大変だけど、こうした地味な職務を、きっちり、遂行できるということは、
「この人になら、他の仕事を任せても、安心。」という信頼に繋がります。

会社機構図が、多岐に枝分かれした企業の場合、
各部署の上長の名をもって、各部署に通告を出すのが、通常です。
そのためには、先ず、経理部上長からの意識改革も必要ですが、
あなたの補足やお礼内容にある、曖昧な経営管理が、
あなたの前任者の代まで、ずっと、容認して来られたわけですから、
迅速な解決案は、まだ、望めない状況かも知れませんね。

受け身の仕事。単調な業務。だけど、責任は重大。
「わりにあわない!!」というお気持ちは、痛いほど解りますが、
縁の下の力持ちも、会社には、居なくてはならない大切な存在です。
「意見の前に、自分の仕事を完璧にしろ」と、逆に、批判されないように、
先ず、今の状況の中で、現金過不足を出さない結果を見せることです。
新しく入社されたかたの「現金以外での精算方法」のご意見と併せて、
経理処理の改善策を、上司に提案してみると、結論が早いかも知れませんね。

申し訳ございません。
私は、諸事情につき、しばし、このサイトを離れます。(*＾－＾*)

自分の力量では、ここまでの回答が精一杯となりますが、
出納係に任命され、わずか、3ヶ月の身ながら、
会社の業務方針の現状について、問題意識を持ち
前向きな改善意欲を持てる、あなたのまじめな勤務姿勢には、
私は、大変、感銘を受けています。

あなたの考え方には、大いに、頷ける部分があり、また、共感もできます。
どうか、今のお気持ちを忘れることなく、前向きに、がんばって下さい。
心より、応援しています。( ゜－Å )。。

余談ですが…No.1様のご紹介本は、なかなか、面白そうですね。＾＾

お礼

再度再度、迅速丁寧なご回答ありがとうございます。
私の担当する業務の大切さなども教えてくださり、
モチベーションを維持する励みになります。
このサイトをしばらく去られるということですが、
私のお礼が大変遅くなってしまったので、
ごらんになってもらえないかもしれません。
すぐにお礼をいえず申し訳ないです。
また何かの機会でごらんになっていただけると幸いです。

先日、意見を出す機会が数回あったので、
出納業務のボリュームを減らすことには触れず、
出金基準の規定にしぼって下のような意見をだしました。
＊現状では出納担当（私）でチェック機能がないこと
＊出納の場でチェック機能をもたせないなら、各部署でのチェック機能　を徹底させること
＊チェック機能のために出金基準を整備すること
部署ごとのチェックの現状に対する問題や不安も具体的にあげたのですが、（承認印の権限をもつ上長も含め）営業マンは言っても聞かないと言われてしまったり、全体会議での総務部の意見として出す中で大して重要視されなかったり、、、期待できる反応はありませんでした。

大変、評価していただけてうれしいですが、正直恐れ多いです。
もっともっと自分の仕事に集中して、私の立場でできることをみつけて
やっていくことに意識をむけないとと、思うばかりで、できていないのが現状なので。もっと私自身も、社員の方とコミュニケーションをとっていい流れをつくっていけるように頑張っていこうと思います。
ありがとうございました。

補足

補足ですが、、
私の会社も月次決算をしており、
当月発生分の当月処理の原則はあるにはあります。
ただ、イベントに関しては各イベントごとに会計処理しており、
原価に該当するものに限っては原則の対象とはせず、融通をきかせているようです。（出金時に原価計上しているわけではないので。）
とはいえ、対象である一般経費も、全体からみれば量的に少ないというのに原則を守っていないので、やはりそれは問題で、これからはその都度言っていこうと思います。（これは私の仕事ですね。。。）

それと、
会社『経理・財務』の基本テキストと、
経理規程と実務マニュアルの作り方という本を購入しました。
実務上、管理や手続きの際
やっていいこと、わるいこと、やらなきゃいけないことなどの
基本や原則を、わからないままやっていたところがたくさんあるので
きちんとした知識を身につけるにはとてもいいなと思いました。
後で知ったのですがFASSという検定の公認テキストだったので、いずれは検定受験も考えようと思います。
経理規定の本についても、これは小さな会社向けの単純なものか、
ある程度の規模の会社を対象としていたとしても役職者向けのものだと思い、手にすることはなかったのですが、
読んでみると、経理規定とマニュアル、その設定の背景や流れは、
私のような担当者レベルでも理解しておかないといけないものだと感じました。
この本に目を通したのは、InTheLifeさんが、会社のことを教えてくださり、その組織的なしくみを知って、自社と比べ、やはり会社としてどういう規定作りがされているべきかなどもっと知りたくなったからです。本当にお世話になり、ありがとうございました。