経理部現金出納担当者の業務負担と経理規定について

質問

• オフィス内100名、７部署程度の規模の総務経理部で現金出納を担当しています。各部署の小口現金はなく、全て経理総務で一括で出納しており、200万から300万円は常備しています。
• 現金入金はまれです。一日少なくても100万前後は必ず出金があります。イベント業です。郵便、交通費、航空券や乗車券などの旅費、会議打合費のほか、通勤定期代、各自名義の携帯電話の仕事使用分、高額医療負担分などまで、また、現場で要した備品消耗品費や参加者への謝礼金やアルバイトへの日当、交通費なども発生するつど担当者が立替払い（あるいは仮払分より支払）しており、それの精算の対応をしています。
• 商社から転職したものからすると、その現金支払いの多さに戸惑っています。商社では交通費などの旅費精算、自分らが購入する切手印紙程度だったので。最近では、立替分も振込みで対応して現金で渡さないところもありますし、現金の取り扱いは危険が多いので、業者への支払いは振込みできるものはできるだけそうしたほうがいいんじゃないかなと思っています。現場のことなので、仕方がないことがあるのかもしれませんが。。。。

回答No.5

tosiro

(1)ほとんど出金だけが発生する（現金入金はまれ）
(2)担当者が立替（または仮払い）

以上の事から社員への支払いをいかに効率化するかが重要と思います。
具体策として、支払いを現金でするのをやめ、給与口座への振込にする。
とにかく現金は気を使うし業務のネックになります。
振込にすることで、勘定が実際の残高と合わなくなるという事が防げます。
もちろん、振込額合計と仕訳記帳額合計および伝票合計をその日のうちに
（というか振込の時に）、チェックする事が前提です。
最悪、合わなくなっても振込だと記録が残りますから後からチェックできます。

振込手数料が気になる場合は、全社員に会社の銀行と同じ銀行の口座を
振込用に作らせます。（業者でなく、社員なら不可能でないはず）
同一支店であれば手数料０円て所もありますから、そうできればなお良いです。
振込はパソコンで行います。そうしないと効率化の意味ないです。

回数は、週一、月一等決めるのが理想ですが、毎日やったって良い。
そんな負担にはならないでしょう。
少し問題なのは、当日振込がパソコンだと駄目な事が多いです。
それは急なお金は出せない事を、周知徹底させるしかありません。
例外を認めない事です。

お礼

ご回答ありがとうございます。
振込みによる精算の魅力を感じて仕方がありません。
落ち着いて仕事ができるだろうなぁ、、、
ミスも少なくなるだろうし
記録が残るのでミスもわかりやすい。
そうできれば楽なのにという思いがある分、
よけいに今の業務にストレスを感じてしまいます。
でも、
流れをかえるとなると、、、
色々と考えないといけないことが増えるので
なかなか現実化は難しそうです。。。。
でも、そういう変更をすることになったら、
今あいまいな精算規定なども見直すことにもなるので、
ほんとにいい機会になるのになぁと思うのですが。
（でもこれだと、ちょっと前後が逆ですね）
そういう業務の流れを検討したり、実際に変えるのって
どれくらいの頻度で行われるものなのでしょうか。
会社によってそれぞれでしょうけれど。。。