経理での出納帳について

質問

お世話になります。

母が体調を崩したため、実家が経営する会社の経理を母から引き継ぎました。初心者向けの参考書を片手に勉強しています。
従業員3人の小さな会社です。
経理は全くの初心者で、わからない事だらけなので、現金出納帳と銀行勘定帳(銀行出納帳？)、出金伝票と入金伝票について教えて下さい。

ちなみにウチの会社は、2つの銀行口座があり、1つは当座(メインバンク、遠い)、もう1つは普通口座(他銀行、近所)です。
取引先への支払いは基本的にはメインバンクからの振込みです。
ですが、母がやっていた時は、小切手での支払いも多々ありました。メインバンクが遠くにあるため、高額な支払いは小切手を郵送、少額な支払いは普通口座から振込みと言うやり方です。(私がやるようになってからはメインバンクのみ)
取引先からの支払い(入金)は、当座預金に振込みして頂くのが多いです。小切手で支払われることもたまにあります。
両銀行とも、光熱費や電話代・社会保険料など、自動引き落としされるものもあります。
従業員が使うガソリン代やETCは、クレジットカードで支払っています。
今どきびっくりしたのですが、従業員へのお給料は現金で渡しています。

1.現金出納帳は、あくまで現金の動きがあった時に記入するものですよね？
文房具などを現金で購入した時に記入するんですよね？
銀行引き落としされたものは、書かなくていいのですよね？
従業員へ支払ったお給料、所得税や社会保険料の折半分は記入しています。

2.銀行勘定帳は、銀行振込みや引き落とし、入金や出金など記入するんですよね？
毎月、1ヶ月ごとに当座預金の照合表が郵送されてくるのに、それでも銀行勘定帳は書かないといけないものですか？
母は、銀行勘定帳を付けておりましたが、照合表があるのになぜ書かないといけないかがわかりません。
照合表には取引の明細が表記されています。小切手が交換された時は、小切手番号しか表示されないので、母は余白にどこの取引会社が交換したものかを書き込んでいました。
あと、母が当座預金から現金を引き出したい時に小切手を切る事もあり、それも余白に書き込んでいました。
当座預金は銀行の入金帳しかないし、照合表は1ヶ月遅れで届くので、常に銀行勘定帳を付ける事で残高管理をしていたのかな？とも思うのですが。
今はネットバンキングも出来るので、いつでも明細が見られるんですけど。

3.出金伝票は、経費で何か購入した際、領収書をもらっても書かないといけないものですか？
従業員へのお給料は出金伝票を起こしています。また、従業員が仕事中、自動販売機で買ったコーヒー等を差し入れする事も多いので、そう言う時に伝票を起こしています。
入金伝票は、銀行口座から現金を引き出した(経費用)時に書くのかなと思っています。
従業員の所得税や社会保険料等、折半分は入金伝票を起こしています。

母はパソコンが使えませんし、50年近くずっと全て手書きでやってきました。
売上や仕入れの帳簿も手書きです。
経費で買い物をした領収書は全部出金伝票を起こしています。(領収書は別途保管しております。)何度聞いても、出金伝票は起こさないとダメだと言うし、銀行勘定帳も必要だと言います。
経理士さんも80歳近いおじいさんなので、そう言うやり方が望ましいと思っているのかなぁと、素人の私は思ってしまい…。決算の時に聞いてみるつもりではおりますが…。

もうすぐ決算をむかえるので、今期分は母のやり方を継いで終わらせ、来期の売上や仕入れは会計ソフトで管理するつもりでおり、今、準備をしております。
あと、現金出納帳も、色々ホームページを見て、使いやすそうなものをダウンロードしたので、来期からはパソコンでやろうかなと。

手書きだろうがパソコンだろうが、経理には必要なものは変わりなくあるとは思います。
現金出納帳が必要なのはわかるのですが、銀行勘定帳と出金伝票(領収書があるもの)は必要なのですか？
また、必要であれば、銀行勘定帳もパソコンで作ってもいいのでしょうか？

あと、取引先ごとの売り掛け帳と買い掛け帳もあった方がいいですか？それは母は作っていたのかどうかがちょっとわからないんです。
それらしき物は見た事があるのですが。
今は色々と母に聞ける状況じゃないので、こちらで質問させて頂きました。

よろしくお願い致します。
長文失礼致しました。

回答No.5

BKgfsnd

税務申告の基礎となる決算書作成で何が必要なのかをお知りになると、何が必要で何は不要なのかを整理できると思います。

決算書を作成するには、主要簿と呼ばれる仕訳帳（または仕訳伝票）と総勘定元帳とが最低限必要と考えられています。仕訳帳は仕訳を記入する帳簿で、総勘定元帳はすべての科目について科目ごとに取引を列挙する帳簿です。

ただ、この2つだけにすべての取引を記帳していくと、煩雑になりますし、例えば現金などの重要な科目についての動きが分かりづらくなるなどの弊害が生じます。主要簿を補助する補助簿を作成すれば、主要簿は簡素化できますし、補助簿を作成した科目の動きを把握しやすくなります。

例えば現金の動きを現金出納帳に記帳すれば、主要簿での現金の記帳を簡素化できますし、現金の動きを把握しやすくなります。同様に、預金取引を銀行勘定帳に記帳すれば、主要簿での預金の記帳を簡素化できますし、預金の動きを把握しやすくなります。取引先ごとの売掛帳や買掛帳も同様です。

逆にいえば、いま現金出納帳や銀行勘定帳などの補助簿に記帳している内容を主要簿にひととおり記帳すれば、あるいは記帳している内容を必要としないのでしたら、補助簿は省略できます。売掛帳や買掛帳も同様です。

伝票は、仕訳帳を作成する代わりに作成するものです。仕訳帳を作成しないのでしたら、伝票が必要です。

出金伝票や入金伝票は伝票のひとつです。現金の入出金のあったときに起票します。ただ、現金のやり取りが直接にはないときでも、入金や出金があったとして起票するやり方もあります。従業員の所得税や社会保険料等の折半分で入金伝票を起票しているのは、このやり方だと思います。それと同額を、給与の実際支払額に上乗せして出金伝票を起票しているのだと思います。入金と出金とが相殺され、実際支払額が残るはずです。

会計ソフトには一般に、仕訳を入力することで、仕訳帳や総勘定元帳、各種補助簿を自動作成する機能がついています。会計ソフトを導入し上手に設定すれば、現金出納帳や銀行勘定帳の作成を省略できると思います。加えて、会計ソフトを導入すれば会計ソフトから印刷した伝票が正式な伝票となりますので、紙の伝票も省略して差し支えありません。

もちろん、会計ソフトの仕様による制約を超えて、多様な項目を帳簿で管理したい、摘要欄に多量の情報を記入したいなどの要望があれば、会計ソフトとは別にパソコンや紙で補助簿や伝票を作成して差し支えありません。

なお、口座ごとや取引先ごとなどの記帳や帳簿の出力は、会計ソフトの設定で対応できると思います。ただ、会計ソフトによっては、そのような機能が一部ないし全部備わっていないものもあるようです。

お礼

ご回答ありがとうございました。じっくり拝読させて頂きました。
決算は会計士さんにお願いしておりますので、仕訳等、会計士さんがやって下さっています。勉強の一つとして去年の決算書を見ております。
会計ソフトを導入することにはしましたが、自分の知識としても色々と覚えて行きたいと思っています。決算まで出来るものですが、当分は会計士さんにお願いする事になりますが。
会計ソフトは仕訳帳等々、自動作成出来るものなのですが、ご回答を拝読しておりましたら、会計ソフトと並行して自分でもやろうかと思いました。二度手間かもしれませんし、もちろん決算は会計士さんにお願いしますが、やるからにはいつか自分で全て出来るようになりたいですし。
そうした上で、お金の流れや会社の全体像を把握出来るようになることを目標にしようかなと思います。
今後の勉強と経理作業に、とても参考になるご回答をありがとうございました！

回答No.4

stardelta

パソコンをお使いになれるのならフリーソフトなどより名の通った会計ソフトを検討されてはいかがでしょうか。
私の所でもごく小規模なところですが、会計事務所に○○伝票を渡して記帳してもらい、決算までやってもらっていましたがあるときにパソコンを導入し会計ソフトに平行入力して2年くらいにわたりトレーニングをしまして同じ決算にたどり着ける自信が付いたところで会計事務所を解約しました。

会計事務所にお願いする毎月の記帳代、決算時期の決算の料金合わせるとパソコン1式と会計ソフトを購入しても1年分でお釣りが来ますし、なにより日々の動きがわかるので自分でやるようになって本当に良かったと思います。

お礼

ご回答ありがとうございました。
会計ソフトは、シェアが多いと言われる市販のものを導入しました。今は来期に向けて準備中です。
現金出納帳は含まれていなかったので、それのみダウンロードした次第です。
ご自身で決算まで出来るようになるなんて素晴らしいですね！
導入した会計ソフトは決算まで出来るものですが、今の私にはそこまで出来る能力はないので、当分は経理士さんのお世話になるかと思います…。
ですが、やるからにはしっかりした経理が出来るようになりたいですし、日々の動きがわかるのは私も求める所だなぁと思いました。
皆さんのアドバイスを参考に、まだまだ勉強していこうと思います。
ありがとうございました。

回答No.3

moyue

こんにちは。

＞1.現金出納帳は、あくまで現金の動きがあった時に記入するものですよね？
＞文房具などを現金で購入した時に記入するんですよね？

その通りです。
例えば、ボールペンを購入した時は

消耗品費　100円　　現金　100円　となります。

＞銀行引き落としされたものは、書かなくていいのですよね？

これは、現金取引ではないので現金出納帳に記載するものではなく
直接口座から引落されるものなので口座引落の振替が必要です。

例えば、ガスや電気代が、引落された場合は
水道光熱費　　5000円　　普通預金　　5000円　など。

＞従業員へ支払ったお給料、所得税や社会保険料の折半分は記入しています。

それでよろしいです。

＞2.銀行勘定帳は、銀行振込みや引き落とし、入金や出金など記入するんですよね？

その通りです。

＞毎月、1ヶ月ごとに当座預金の照合表が郵送されてくるのに、そ
＞れでも銀行勘定帳は書かないといけないものですか？
＞母は、銀行勘定帳を付けておりましたが、照合表があるのになぜ書かないといけないかがわかりません。

銀行から送られてくる照合表は、銀行基準でプリントアウトされたもので
質問者様の会社の銀行勘定帳は、質問者様の会社基準で記載されたものです。
なので、銀行の照合表は、銀行勘定帳と照合するためのものです。
銀行から送られてきた照合表が、ひょっとしたら正しくない場合もあるかもしれません。
また、銀行勘定帳が、正しくない場合もあるかもしれません。
そのような場合、照合表と銀行勘定帳が、必要になります。

＞常に銀行勘定帳を付ける事で残高管理をしていたのかな？とも思うのですが。

その通りでしょう。
もし、残高が合わない場合の原因を調べるためのデータとなります。
多くのデータが、記載されていることにより万が一に備えていらしたんだと感じます。

＞今はネットバンキングも出来るので、いつでも明細が見られるんですけど。

明細は、あくまでも銀行基準のデータでしかなく質問者様の会社の帳簿では、ありません。

＞3.出金伝票は、経費で何か購入した際、領収書をもらっても書かないといけないものですか？

領収書は、何かを購入したことを証明するものです。
その領収書から直接金銭出納帳に記入する方法もあると思います。
間違った方法とは、感じませんが、伝票を切ったり切らなかったりするのは
間違いやすい方法と感じます。

例えば、文房具屋さんでボールペンを購入した場合は、領収書がいただけるので
その領収書を見ながら現金出納帳に記載します。
ですが、「従業員が仕事中、自動販売機で買ったコーヒー等を差し入れ」この場合は、
領収書が、ありません。
となると記憶から現金出納帳に記載することになります。
領収書が、ないまま金銭出納帳に記載した場合、後日金銭出納帳を見て「あれ？」と
思った時にその出金、入金を裏付ける資料が、何もないことになります。
曖昧ですよね。回数が重なれば間違いも出てきます。
そのような問題が起きないためにも現金が、動いたら伝票発行です。
自販機での購入は、領収書が無いので起こした伝票の摘要欄にでも
「缶コーヒー10本購入　自動販売機にて」と記載します。
また、お祝いや香典等も領収書が、いただけないので私は、伝票を起こして摘要欄に
詳細を記載してパソコンに入力しています。

＞何度聞いても、出金伝票は起こさないとダメだと言うし、銀行勘定帳も必要だと言います。

その通りです。
これが、確実な会計処理と思っています。

＞現金出納帳が必要なのはわかるのですが、銀行勘定帳と出金伝票(領収書があるもの)は必要なのですか？

今期は、お母様のやり方で終えた方が、良いと思います。

＞必要であれば、銀行勘定帳もパソコンで作ってもいいのでしょうか？

全く問題ないです。
質問者様が、パソコンで処理したいと思っていらっしゃるならそれでいいと思います。
パソコンは、非常に便利です。修正液も必要ありませんし入力していくだけで月計、年計と
計算してくれます。

ですが、基本は、お母様と同じく伝票にあると考えます。
その伝票を入力するのが、パソコンです。

＞取引先ごとの売り掛け帳と買い掛け帳もあった方がいいですか？

備えあれば憂いなしですね。

会計ソフトにもよりますが、一度の入力で多くのデータが、出ます。
「現金出納帳」「銀行勘定帳」「得意先元帳」など。
とても高額な、会計ソフトもありますが、私は、家計簿ソフトを書き換えて
会計ソフトとして使っています。

銀行残高は、銀行ごとに把握できるし、今ある現金残高も分かります。
月計も過去の年計もクリックすれば、教えてくれます、

そんなに難しいことではないので、頑張ってみて下さい。

お礼

ご回答ありがとうございました。細かくご回答下さり感謝申し上げます。
母のやり方に従った方がいいのですね。そして、手書きで付けていた勘定帳など、パソコンで作る方向で行こうと思います。
No2のご回答者様のお礼にも書きましたが、突然引き継ぐことになったので(昨日まで母が出来ていたのに、今日出来なくなった、と言う感じ)、最初は母の仕事道具を全てひっくり返して調べることから始めました。
取引先への請求書作成や、我が社からの支払いについては難しい事はないのですが、重要なのはそれ以外なので、教えて頂いた事がとても参考になりました。
小さな会社ですので、複雑な取引もありませんが、どうせやるならしっかり覚えて行きたいと思っています。
経理士さんにも質問リストを作っているので、色々と聞いてみるつもりです。
どうもありがとうございました。

回答No.2

-9L9-

会計事務所とは契約していないのですか？ここで質問しているようなことは、会計事務所が決算するときのために何が必要かということと直結します。決算まであなたがやるんですか？簿記会計の基礎知識のない人には無理だと思いますが。
経理をするうえでどの程度まで帳簿が必要かということは会社の規模や会計事務所の方針などによって違うことなので、この質問に回答することは難しいです。
もし会計事務所と契約していないのであれば、無理して自力でやろうとせず、会計事務所と契約することをお勧めします。事務所を探すには、地元の税理士会で相談するのがよいと思います。
なお、税理士会が運営する下記のリンクで検索もできますので、会社の所在地の市町村名で検索すれば候補が出てくると思います。
https://www.zeirishikensaku.jp/

質問事項については一応コメントしておきます。
＞1.現金出納帳は、あくまで現金の動きがあった時に記入するものですよね？
質問のとおりです。

＞2.銀行勘定帳は、銀行振込みや引き落とし、入金や出金など記入するんですよね？
＞毎月、1ヶ月ごとに当座預金の照合表が郵送されてくるのに、それでも銀行勘定帳は書かないといけないものですか？
照合表だけではその収支の目的（計上すべき科目）が分からないからだと思います。ただ、これは照合表の収入支出ごとに余白に書き込むことでも対処できます。余白が少ない場合には縮小コピーを取って書き込む手もあります。なお、毎日記帳しているなら照合表を待っていては間に合わないので銀行帳をつけていたのかもしれません。これは会社の取引頻度によって必要度が異なるので、自社の状況で検討してください。

＞3.出金伝票は、経費で何か購入した際、領収書をもらっても書かないといけないものですか？
伝票は総勘定元帳に転記する目的で作成するものです。総勘定元帳を記載するときに統一的に入出金伝票を使う場合と、基本的に通帳（銀行帳）や領収書をもとに記帳して、領収書等のないものだけ伝票を作成してそれで記帳する場合とがあり、どちらで処理するかはその会社によって違います。

質問自体は非常にしっかりした文章で、事務処理の腕はある方と思われますので、きちんとした知識を身につければ経理は十分できるかと思われますが、そのためにも会計事務所から正しい指導を受けることが望ましいと思います。本業を別に持っていて片手間でやるのだとしたらなおさらです。最初の一年だけでも会計事務所に依頼して、経理で必要な技術（パソコンによる処理を含む）をしっかり覚えることをお勧めします。

お礼

ご回答ありがとうございました。
設立当初から、ずっと同じ会計事務所の経理士さんと契約しておりますので、決算は経理士さんにお願いしております。
母が急に経理が出来なくなったのですが、経理作業の手を止めるわけには行かず、私がやるようになりました。母の状態があまり良くないため、聞いてもわかる事とわからない事とがあったりで…。
元々、私は主人の仕事を手伝っているのですが、他に頼める人もなく、引き継いだ次第です。幸い、主人の仕事にベッタリ張り付かなくても大丈夫なので、掛け持ちでもなんとか出来そうです。
小さな会社ですので、取引頻度もすごく高いわけではないのですが、来期からは市販の会社ソフトを導入する事にしております。
幾つかネットでも調べていたら、銀行勘定帳の代わりに通帳のコピーでもいいと書かれているのを見たりしたので、どうするのがいいかよくわからなくなってしまい、質問させて頂いた次第です。
実務と勉強の同時進行ですが、頂いたアドバイスの通り、技術をしっかり覚えて行くように致します。
ありがとうございました。

回答No.1

hue2011

根底がご理解いただけていないのに各論のお答えをしてもおそらく意味がないと思います。

照合表があるのになぜ銀行勘定帳をつけなければいけないかという疑問が起きるなんて、想像ができない状態です。

計理の基礎を勉強してください。

本当に基礎の基礎です。
計理の本、簿記の本をちゃんと一冊読まれるのがいいと思いますが、このレベルだと頭に入ってこない危険もあります。
大原簿記だとか、経理に関してちゃんと教えてくれるところでちゃんとした講師から教育を受けることをお勧めします。
（たまたま名前を出しましたけど、この簿記学校でなければという意味ではありません）

母に訊くというのは、細かい業務ルールならともかく経理の基礎ではないでしょう。

こんなことでどうやって決算をするんでしょうか。

パソコンでやろうかな、っといったって、経理の基礎も知らないでソフトをいじっても自殺行為です。

帳簿自体をちゃんとやらないで税理士に渡すのであれば税理士さんが迷惑です。
80近いからボケたやりかたをしているんだろうと考えるようでは信頼関係自体にヒビが入ります。

プロフェッショナルのやっていることはボケたことではありません。
関羽の時代からやっていることなんです。

お礼

別に経理士さんをバカにしているわけではありません。その辺、心外です。
全く勉強していないわけでもないですし。