経理部現金出納担当者の業務負担と経理規定について

質問

• オフィス内100名、７部署程度の規模の総務経理部で現金出納を担当しています。各部署の小口現金はなく、全て経理総務で一括で出納しており、200万から300万円は常備しています。
• 現金入金はまれです。一日少なくても100万前後は必ず出金があります。イベント業です。郵便、交通費、航空券や乗車券などの旅費、会議打合費のほか、通勤定期代、各自名義の携帯電話の仕事使用分、高額医療負担分などまで、また、現場で要した備品消耗品費や参加者への謝礼金やアルバイトへの日当、交通費なども発生するつど担当者が立替払い（あるいは仮払分より支払）しており、それの精算の対応をしています。
• 商社から転職したものからすると、その現金支払いの多さに戸惑っています。商社では交通費などの旅費精算、自分らが購入する切手印紙程度だったので。最近では、立替分も振込みで対応して現金で渡さないところもありますし、現金の取り扱いは危険が多いので、業者への支払いは振込みできるものはできるだけそうしたほうがいいんじゃないかなと思っています。現場のことなので、仕方がないことがあるのかもしれませんが。。。。

回答No.4

ライフ ＊ﾟ+｡(σ‐σ)｡+ﾟ＊（@InTheLife）

No.3です。

再回答が遅くなり、申し訳ございません。
実は、昨日の夕方から、自宅パソコンが故障しており、
No.3の回答、及び、この回答も、携帯電話からの入力なのですが、
ログイン環境が、パソコン画面のそれとは異なり、
他の回答者さまのご回答と質問者さまのお礼文、
また、No.3の自分にいただきました質問者さまからの補足文章も、
回答作成時には、全く閲覧できない状態であります。
よって、この回答には、重複や欠落の部分もあろうことを、
先にお詫び申し上げます。
また、URL貼付も、不可能な状況下です。

回答には、至って不具合な状況と知りながらの投稿は、
質問者さまに対して失礼かと、まことに心苦しい限りですが、
パソコンが直るのを待てないため、
今の自分に出来る限りで回答させていただきますね。
o(^-^)o

我社の従業員数は、総勢800名ほどです。
各部署の人員は、5名から100名前後と、様々です。
配属させた庶務係は、部署の規模に合わせて、1名から5名まで。

出金伝票は、現金勘定で処理しています。
昔は、小口現金勘定を使用し、
部署ごとの出納管理者が、
部署の金庫にある準備金を、現場の求めに応じて出金し、
小口現金の補充が必要になれば、
経理部に、まとまった金額を出金要請する状況でしたが、
近年、伝票入力や元帳作成の機械化や、人員の削減に伴い、
現金の流れを、現場から本社まで、一本化させ、
経理部が、各部署の出納状況を把握すべしという、
内部統制の考えの許、業務を行なうことになりました。

消耗品や飲食費、駐車料金、高速道路通行料、交通費、宿代など、
個人の財布で立て替え可能な金額は、個人で支払ってもらい、
その領収書を証拠に、経理部が後払い精算する形です。

いわば、従業員からの自己申告に基づいた経費精算スタイルであり、
現場従業員と、各部署の庶務係との連携を信頼し、
伝票の確認を成り立たせておる状況です。

不自然に多額な出金は、従業員本人から証言を求める場合もあります。

後払い精算を基本にするのは、不正な申告を防ぐためです。

No.3で、出金が多額になる日があると書きましたが、
イベントの他、社用での出張や、
現場で雇ったバイトさんに支払う人件費が、その要因です。

現場で出張があった際、経理部が、その全部を把握するのは難しいため、
出張の目的や期間を記すための台帳を、用意しています。
現場の上長が押印した台帳を、出金伝票と併せて提出、
経理部が、その中身を確認し、出張の実態を知る流れですね。
日当精算は、出張した本人から、社内規程の領収書をもらいます。

バイトさんへの人件費は、社会保険料差引金額を現金支給しますが、
タイムカードを証拠に、給料精算する形ですね。
これも、信用が全てです。

部署の庶務係においても、経理部内でも、
お金を合わせるのが大変…な状況は、時々、起こります。

会計処理が忙しい決算期日の前後になって、
現場から「ごめんよ(#^.^#)」と、束ねた領収書が来た日には、
ちょっとした殺意が芽生えますね…（冗談）。

会社によっては、
領収書発行日の何日以内に伝票を起こさないと、
お金は、出しません。

…と、社内規約を取り決めた経理部も、あるようです。
つまり、何処も、似たりよったりの悩みがあるわけです。

日々の現金出納帳に、前日残高を記しておき、
現金を出すたびに、その費目を出金欄に記し、
何度か数えて、現金封筒に納入する。
全部の件数を出金し終えたら、
金庫の実際残高と出納帳の帳簿残高を確認する。
双方の金額が合ってなければ、
再び、現金封筒を開封し、中身を数える。
それでも、合わなければ、出納帳の記帳金額に誤りがないか、確認。
これで、現金過不足の要因は、ほぼ、見付けられます。

それでも判らなければ、他の経理部の人間に相談し、
皆で数えることで、解決した例もあります。

現金が合わないツボに、一旦、はまり込むと、大変ですよね。
数えても、数えても、なかなか原因が判らない。
お金のことだけに、他人に相談しにくく、一層、憂鬱になります。

会計監査人のアドバイスによると、
そんな時は、誰かの助けを呼び、
違う目で確認し合うことが、一番の解決策らしいです。

とにかく、ひとりで抱え込まないことですよ。

出納を離れたい…？
皆、想いは同じ…シーッ(*д*)~

私も、業務に関しては、前任者からの口頭での引き継ぎのみです。
質問者さまと同じく、旧来の方法に、疑問や懸念を抱きつつも、
未熟な自分が意見するなんて生意気…。
と、口を閉ざしていた時期もありました。
しかし、経理部長には、
「仕事に遠慮は要らない。職場環境改善のための意見は必要。」
と言われたことがあります。
（それでも、なかなか、言えないです…~_~;）

質問者さまも、業務に差し障りが生じるぐらいのご負担なら、
上司のかたに、ゆくゆくの振込統一化を提唱なさるのも、手ですね。

だって、振込手数料より、
質問者さまにかかる人件費の方が、遥かに上。
現金出納に、手回しする時間を、他の主計業務に活かせると、
経理部全体の業務負担の量も、違ってくるはずですから。

まだ、たったの三ヶ月。
経理業務の定着には、一年は必要と言われます。
ともあれ、がんばってみましょう！
同じ出納職員として、
草場の陰から、見守っていますからね！

補足

パソコンの調子が悪い中
親身になって回答くださりありがとうございます。
なのに、お礼が遅くなり申し訳ありませんでした。

現会社では
「経理部が、各部署の出納状況を把握すべし」という回答者さまの会社と同様な考え方でいこうと方向づけているところです。
ですので、経理部で一括精算している意味について考えさせられました。
ただし、実際は、
お金を経理部で出しているだけで、
承認印がおされているので、追求せずに、その通り出金するという状態です。少なくとも私に限っては。
にも関わらず、経理規定が徹底されていないことが多いように感じています。
回答者さまの会社で
「出張の台帳と、出金伝票と併せて提出、
経理部が、その中身を確認し、出張の実態を知る」
という流れを実際に行われていることに脱帽でした。

というのも、それができていないことが私のストレスの一因であると思うからです。
私がそれをしないにしても、各部署でそうされているということがわかればいいのですが、そう感じることができないというか。信憑性にうたがいをもっています。
社員立替分の精算の期日がきまっていなかったりするのがそうです。
1ヶ月も前の交通費（電車賃などの領収証を求めていないもの）が平気でまわってくるのですが、個人個人いつからいつまで精算したなんて把握していませんから、悪く言えば、いくらでも請求できるのです。ばれないかぎり。その部署の上長がそれを把握して承認印を押しているかどうかも怪しいので。もっと悪く言えば、ぐるになることだってできますね。
出張にしても、申請書を提出するというのは、
徹底しようとしているようですが、実際精算する私が目を通したことは一度もありません。何人もの出張精算をしている中、領収証の必要のない日当を日をあけて二重で請求されたって気づきません。

業種がら、現金の流れが多いのだから仕方ない、
出張が多いので、精算の期日を決めることができないのも仕方ない
と自分を説得させたり
全てを把握しようとしたり管理しようとしたり、したくても、
無理なことはあるし、無駄なこともある。
各部署を信用することからはじめないと、、、と思ったり
そんな神経質になる必要もないと思ったり、、、

でも、
お金の精算は、二の次という今の体制は、なおすべきなんじゃないかなと思うようになりました。忙しいとかをいいわけにしてはいけないというか。できないなら、できない状態がおかしいと感じることが大切というか。振込みをお願いすることも考えたいですが、その前に基準をもっとしっかりつくることが先かもしれません。

それは自分にも言えることで、
正直、自分がとてもいい加減に出納業務をしていたと痛感しています。量をこなすとうことにやっきになっていたので。。。
そして、いわれたお金を出すだけのつまらない仕事のわりに
過不足が出たときの責任の重さはわりにあわないとやる気がなくなっていたので。
ですが、誰がどんな風にお金を使っているかを、その部署以外でみることができるのは自分のポストしかない（少なくともリアルタイムでは）んだと思うとその一瞬一瞬が大切なのだと、気づきました。

内勤なので他の会社の人と接点がなく
仕事の流れを知る機会なんてほとんどないので
同様の担当者の方の話を聞けて本当に参考になりました。
この補足内容、特に現会社の精算の状況
についてさらなるアドバイスをいただけると幸いです。