効率化のための出張旅費精算書の改善方法
- 当社の出張旅費精算書を効率化するための方法を探しています。
- 現在、一部の部長クラス以上はエクスプレスカードを使用しており、これが現金出納の回数を減らすメリットとなっています。
- しかし、200枚のカードの運用は手間がかかるため、改善案を求めています。
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出張旅費精算書について
当社は社員200人程度の中小企業です。 現在、旅費精算はほとんど現金で行っていますが、一部の部長クラス以上はエクスプレスカードを使用しており、このカードでJRの切符代や宿泊代等支払しています。 カード精算は現金出納の回数が減るというメリットがあるため、部長クラスだけでなく、全員にカードを持たすよう、上から指示がありした。 これまで20枚程度だったカードが200枚になるため、現金出納は一気に減りますが、1枚1枚何に使ったかチェックをするにはかなり手間がかかってしまい、逆に今までどおり現金出納のほうがいいんじゃないかとも思っています。200枚ものカードの運用をどのようにしたらいいか大変悩んでいます。 「うちではこういう風に運用しているよ」という、何かいい案があれば教えてください。 よろしくお願いします。
- takarin11
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- 財務・会計・経理
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カード精算 カード精算は、メリットがある反面、デメリットも同時に存在します。 メリットとデメリットをどのように受け止めるかによって、カードを 使用するか、今までどおり現金精算にするかを決めねばなりません。 現金精算のメリット 出金伝票（等）に立替払いをした人が記入し、上司の承認を得て経理 に提出します。経理は承認された伝票の支払のみを行いますから、 出金伝票が正しいか、正しくないかを考慮する必要はありません。 ある意味、”機械的”に出金業務を行うだけです。 カード精算のデメリット カード請求書と実際の出張記録を照合しなければなりません。出張精 算書とカード請求書の照合作業を誰が行うか？ これが重要な点です。経理（出納担当者）が行うのであれば、今まで 必要の無かった”照合”作業が増えます。 （出金作業の時間と照合作業の時間は、一般的には照合作業の方が 時間がかかります。何故ならカード精算しても現金出納業務が無く なる分けではなく、単に旅費精算の現金出納が減るだけです） カード精算を行う場合 カード会社の請求書をカード番号単位で出力してもらいます。 （カードの法人契約の場合、請求書の出力方法はかなり柔軟に対応して もらえます） 請求書が送付されたならば、カード使用者に請求書を配賦し出金伝票に 明細を記載し上司の押印（承認）の上、請求書と共に経理（出納担当者） へ提出します。経理ではカード請求書が全部返却された事を確認し、 支払（引落）の処理をする事になりますので、業務の簡素化が実現します。 もしも私用でカードを使用した場合、この出金伝票の作成時に発覚しま すので、不正使用にも対抗できます。 旅行代理店の利用 旅行会社でも企業の業務出張を専門に行う会社が存在します。 そのような会社は、企業の出張業務の円滑な運用を手助けしてくれます。 出張手配から精算までを一括してサポートします。 このような会社のシステムを利用すると、ユーザー企業の旅費精算は 非常に簡便化できます。 もしも、海外出張も同時にあるのであれば 業務渡航 をキーワードに してYahoo等で検索されてみては如何でしょうか。 但し、一般的に海外業務渡航と国内出張があれば国内業務出張まで一括 してサポートしますが、国内出張だけであれば旅行会社はまず、引き受 けてくれません。 （業務渡航は旅行会社の利益が出ますが、国内出張は必ず赤字になりま す。しかし過当競争の時代ですからトータルで黒字になるならば、 サービスとして提供してくれる場合もあると言う意味です） もしも該当するのであれば、一考してください。 以上を勘案の上、上司に進言してみてください。
その他の回答 (2)
- tappara
- ベストアンサー率37% (260/694)
ＪＣＢのサービスなんか利用するとうまくいくんじゃないかな。 ＪＣＢがカード引き落とし金額を会社に請求してきて会社では伝票立てていて未払い計上しておく。あとは未払い金から払うだけなんてことができます。（会社から振り込んだお金をＪＣＢが引き落とし金額と相殺してくれます。だから個人口座からの引き落としは無い） ただ、うちではうまくいきませんでしたが・・・
- dec02
- ベストアンサー率36% (578/1602)
とにかくカードの引落明細中心の作業ですね。 一行づつチェックしていきます。 カード番号により個人名、使用日も一目瞭然ですので、 慣れれば、確かにスッキリです。 出張報告書と付き合わせれば良いでしょう。 使用日と引落日は月を越えますから、 請求書到着後の支払関係締め日に未払費用に計上します。 ＥＴＣをそのように処理しています。
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早速の回答ありがとうございます。 やはり一つ一つチェックしないといけないんですかねぇ。 かなり手間がかかるような・・・