航空運賃の実費精算について

質問

会社で、コスト削減策の一環として、遅まきながら「出張旅費の実費精算」の導入を検討しています。

この中で、航空券の運賃に関して。
領収証または半券の添付を義務づけようと考えていますが、
実際には早割などで半額程度で購入したと思われるのに
「領収証も半券も紛失した。
カード決済ではなく現金払いなので、証明できるものがない。」
と言って普通運賃を請求してくるような場合に対して、
どのような規定を作っておいたらよいのでしょうか？

実際に実費精算を導入されている会社の方の、航空運賃精算の実例などを
教えて頂けると助かります。

回答No.3

hallis · ベストアンサー

ウチの会社では発券端末を持つ特定の旅行代理店と契約していて、web もしくは fax で手配依頼をかけて宅配便もしくはバイク便などで配達してもらっており、社員個人で立て替えなくても良いようにしています。

手配を忘れていて急遽個人で手配しても良いのですが、その際はエビデンス（証拠）となる領収書の類の提出を必須としています。
エビデンス無き精算請求を認めると、悲しいかな不正請求を試みる輩が出てくるため、例外なしに認めないように規定しています。

蛇足ですが、以前に勤務していた会社では長距離の国際線利用が多く、航空会社と契約してディスカウントしてもらう代わりにマイレッジが付かなかったですね。
米国の会社では出張時に獲得したマイレッジは社員でなく会社に帰属するので個人旅行で使うと規定違反でペナルティにふされるところもあります。

お礼

旅行会社と契約してしまう、というのも良い方法ですね。今後、検討してみます。
マイレッジの話も参考になりました。私の直の上司が先日、東京～沖縄出張に、自身の出張で貯めたマイル特典で航空券を手配し、往復とも普通運賃で精算して７万円近くを全額小遣いにしたと豪語しているような、お恥ずかしい会社ですので、当社でもペナルティも制定していきたいです。
回答ありがとうございました。

回答No.4

santa2005

私の会社では交通費は実費精算で、航空券の半券を清算書に添付することを義務付けています。正規価格外や格安チケットのチェックをすることも出来ますが、提出させる本来の目的は、帰宅時間の証明です。仕事が早く切り上がっても、出社しないことを防止するという建前で規定化できると思います。

この半券には、実はチケットの情報が記号化されて印字されていますので、分析するとどんなチケットを使ったのか知ることが可能です。
いつもいつもチェックしなくても、たまに監査してみればよいでしょう。

また、カード決済でも、現金決済でも領収書は必ず受領できますので、領収書を出さないのは論外の違反行為だと思います。領収書を抑えれば、問題は半分以上解決できます。

しかしながら、交通費、宿泊費、日当および出発と帰宅当日の帰着時間外手当てなどのバランスが上手く支払われないと、出張者は結構自分のお金の持ち出しになる傾向があり、不正が出ることもありますので、バランスを取ることが大事だと感じています。

私の会社では、航空券は実費にしても、宿泊費は自助努力で枠を持てる領収書なし清算（渡し切り）にしています。日当も出発、帰着の時間外手当もなく、唯一のオアシスです。

お礼

当社では、宿泊費と日当は渡しきり、出張時の時間外手当も上司のハンコ１つでかなりルーズに認められているし、事務職から見たらおかしいと思うような高額の交際費や食事代、同僚同士での出張先での居酒屋代などもガンガン経費で出している（もちろん事前仮払いも２０万くらいまでOK）という、ルーズでお恥ずかしい状況ですので、やはり手始めに、おっしゃるとおりに、領収証の添付から始めたいと思います。
半券での運賃種別判読についても、参考になりました。
是非取りいれたいと思います。
回答ありがとうございました。

回答No.2

noname#17461

単純に領収書の添付を義務付ける規定にすればよいのではないのでしょうか。「飛行機代の清算については領収証の添付を要する」みたいな感じで。

もっとも、早割等で購入してくれるからこそコスト削減につながるのであって、社員が普通運賃で購入して普通運賃で清算するのではコスト削減にはつながりません。
しかしながら、どうせ実費精算なら、便の変更が容易に出来る普通運賃で購入してしまうでしょうから、「早割などで購入するのを原則とする」・「事情により便変更する必要がある場合には取消手数料・払戻手数料は領収証の提出により実費精算する」のような感じの規定を入れてもいいかもしれません。

お礼

やはり領収証添付は必須ですね。購入する運賃種別（原則として早割で買う、とか）についても、御意見を参考に、規定に取りいれたいと思います。
回答ありがとうございました。

回答No.1

Jodie0625

紛失した場合は、他の何でもそうであるように、支払いはできない、支出者の責任で会社はその経費を支払うことはないという規定はどうでしょう。

紛失したとか、現金払いだなんて言い訳ですし。

お礼

おっしゃるとおり、紛失の際は一切支払わない、くらいに厳しくしないと、改善できなさそうですね。
実際、故意に差額分を小遣いにしようとしているわけですから。。。救済の必要は、ないですよね。
回答ありがとうございました。