メールや業務内容、周知内容の整理方法

質問

お世話になっております。
質問はタイトルに在ります通り、次の3点です。
１.メールの整理方法
２.業務内容の整理方法
３.周知内容の整理方法

●"１"について
例えば、次のような受信メールがあったとします。
(1)業務についてのお知らせメール
(2)自分の担当分作業Ａについてのメール
(3)自分の担当分作業Ｂについてのメール
(4)エンドユーザからの返信メール
(5)システムで使用しているサーバについてのメール
　(サーバのメモリ容量を変更したなどのメール)
(6)他メンバの担当作業についてのメール
(7)テスト作業についてのメール
(8)他のチームが関わっているメール

自分は、上記８個のフォルダを作ってメールを管理していますが、
途中で、他のメールとも関連する場合が出てきてしまい、
混乱する場合があります。
だからといって大雑把に分けると、フォルダにメールが
沢山保存されているため、見たいメールの検索が大変に
なると思います。
キーワードが解れば検索できますが、曖昧にキーワードを
覚えていた場合、検索が難しいと思います。
皆さんはどのように管理していますか。

●"２"について
業務内容を整理する場合、業務内容を細かく分類
したものの単位でフォルダをつくり、そこに
業務把握のためにまとめたものや、メールに添付されたファイル
を管理しています。
しかし、細かく分類すると、どこに保存したか
解らなくなる場合があります。
皆さんはどの様に管理していますか。

●"３"について
周知内容を覚えておくために、配布された印刷物を
ファイルに管理したり、
"１"にも関連しますが、メールをフォルダごとに
まとめています。
最初は覚えているのですが、時間が経つと
忘れてしまうことがあります。
忘れないようにする工夫があれば教えて
頂けないでしょうか。

長文になってしまい、申し訳ございません。

回答No.5

pierre_1999

＃２です。

＞自分なりに、まとめてメールは破棄してしまうのでしょうか。

　はい、破棄しています。
　それでも（定期的に破棄していても）、受信メールは1000件以上あり
　時折重いです。　

＞メールが多いとまとめる時間が取れなくなるなどありますでしょうか。
　また、その場合は、どのように対処されていますでしょうか。

　その際は、プリントアウトして机の横に置いてあります。
　これが積み重なるとどこにいったか分からなくなるんですけどね。。。

回答No.4

pierre_1999

＃２です。

＞QC活動とは、どの様な作業のことでしょうか。
有名なQuality Cost活動のことです。
パレート図、ヒストグラムなどQC7つ道具を用いて行う改善活動のことです。
現状分析を行い、一般レベルより劣っている作業を抽出、その作業に対して改善を行うというものです。
工場関係ならどこもやっていると思いますが、oshoboさんは工場ではないのですね。

ハイパーリンクに関してはWEBページ構築した方がやりがいありますよ。
だってホームページで見るときれいだし、つくりがいあるじゃないですか？あと、うちの部署では個人単位でなく、部員全員で作っているのが
負担にならない長所だと思います。
たぶんあなたの業務メールもあなただけでなく他のメンバーにも同様の
ものが送られているのが大半でしょうから、サーバーにWEBページを構築
し皆で管理してはいかがでしょうか？

＞質問の中で記述したメールをフォルダに整理する場合、
　pierre_1999さんだったら、どのように整理されるのでしょうか。

これ、難しいですね。内容がよく分かりませんから。
直感では
(1)から(4)および(7)はメール保存せず、自分でまとめますね。
(5)(6)(8)はメールのままにしておきます。
私はメールはその場限りのものと解釈しています。
ですから、一応残しておきはしますが、そのままにしておいて業務に
使用するということはまずないです。
自分で必要なものは自分なりにまとめるようにしています。

お礼

回答が遅くなり、申し訳ございません。
>(1)から(4)および(7)はメール保存せず、自分でまとめますね。
自分なりに、まとめてメールは破棄してしまうのでしょうか。
メールが多いとまとめる時間が取れなくなるなどありますでしょうか。
また、その場合は、どのように対処されていますでしょうか。

回答No.3

pierre_1999

＃２です。

フォルダーの作成方法は皆さんと変わりなく、仕事の大分類で作成し、
その中に中分類、さらに小分類とわけてあるだけです。
ほかに「その他」というフォルダーをつくりどこにも属さないものは
そこに放り込んであります。
ドライブ的には３つ使っています。
自分のPCのDドライブのほかに、サーバーのドライブをネットワークドラ
イブの割り当てでGとかHとか名前をつけてDとあわせ通常３つくらいが
いつも使っているものです。
（特殊なものは他にドライブ名を持っていますが）

私も分からなくなるんですよね。
長いこと使っていないものはよく検索でファイル名を探します。
でもQC活動で対処するほど、そんなに時間かかってないんですよね。
せいぜい1分くらい。

また探すことを軽減できているかもしれないものとしては、イントラネットWEBページを構築してあり、そこにルールとかシート集とかのハイパーリンクを振ってあります。
資料・シート等を取り出すときはもっぱらそっちから取り出しています。
現存ファイルのほかにWEBページ用のファイルを置いているので2重になっていますが、便利です。

お礼

ご回答有難うございます。
頂いた回答の中で解らない点がありましたので、
教えて頂けないでしょうか。
>QC活動で対処するほど、そんなに時間かかってないんですよね。
ここで仰っているQC活動とは、どの様な作業のことでしょうか。
>イントラネットWEBページを構築してあり、そこにルールとか
>シート集とかのハイパーリンクを振ってあります。
私もExcelなどを使用してファイルのハイパーリンクを作成したり
するのですが、いつの間にかその作業が忘れてしまいます。
それを、きちんと整理されているのはスゴイなと思います。

あと、質問の中で記述したメールをフォルダに整理する場合、
pierre_1999さんだったら、どのように整理されるのでしょうか。

回答No.2

pierre_1999

直接の回答にならないかもしれませんが、私の場合現在取り掛かっている
仕事についてのファイルはすべてデスクトップ上に置いておきます。
そして処理が済むと、分けられたフォルダーに保存するようにしています。

また他者からメールによる報告が多くくるわけではありませんが、ほかに
通信等でまわって来たものに関して、自分なりにWord等にまとめています。
自分に関係したものは自分なりにまとめると分かりやすいと思います。
ただの報告事項に関しては、ただ保存しておくだけでよいと思います。

お礼

ご回答有難うございます。
自分用にまとめてみてはいるのですが、
フォルダに保存した後で、
どのフォルダに保存したかが解らなくなってしまう
ことがあります。
pierre_1999さんの中で、フォルダ作成やまとめ
のルールみたいなものが在れば教えて頂けない
でしょうか。

回答No.1

himajin1

直接の回答ではなく、乱暴で、セキュリティー的には、？な方法ですが、

もし、社内で、メールの転送が禁止されていなければ、
　　自分用の gmail のアカウントを作り、
　　仕事メールをすべて、そこへ転送してしまう。
　　検索を、ブラウザー上の　gmail で行う。
という、方法もあります。

整理の概念は有りませんが、gmail　の、検索スピードは、もの凄いです。
通常の探し方で、見つからなかったとき、最後の手段として使っています。

お礼

ご回答有難うございます。
gmailはセキュリティー的に扱いが難しいですね。
himajin1さんが普段、資料を整理したり、
覚えておく方法があればそれも教えて
頂けますか。