ビジネス英語

質問

会社の代表番号に外国から英語で電話がかかってきます。「xxだけど、○さん（社長の名前）いる？」といわれて、「（たまたま）外出中です。」と答えると、「じゃー△は？」と別の役員の名前にかわり、最後は「Sales Managerは？」となることが多いです。
小さい会社ながら営業は5部門に分かれていますので、内容を確認しないまま転送することもできず、つたない英語で会社名や用件などを聞くと弾丸のような英語で説明を始めます。
一度扱っている商品名が聞き取れたので、電話をその担当営業部にまわしたところ『営業電話だった。こういった電話は回さないで！』と注意を受けてしまいました（営業部門でも英語が苦手な方は多いようです）。
会社は多少ですが海外との取引もあり、社長には海外の友人もいるようですので、
１）失礼のない対応で、”用件を確認し”、
２）お客様からの問合わせの可能性がある場合は「担当部署がわかりませんので、ご用件をFAXにてお送りいただければ、担当部署よりご連絡差し上げます。」
３）営業電話なら「まず、ご用件（OR会社案内等）をFAXして下さい。なにか（興味が）ありましたらご連絡します。」
という風にお断りしたいのですが...。

回答No.2

trying · ベストアンサー

質問はこの三問でしょうね。英語まで通訳してみます。

１）失礼のない対応で、”用件を確認し”、
Please allow me to repeat/confirm your message.
２）お客様からの問合わせの可能性がある場合は「担当部署がわかりませんので、ご用件をFAXにてお送りいただければ、担当部署よりご連絡差し上げます。」
I am not quite sure about which department is responsible for it/this, but if you could kindly fax your request/inquiry(用件の内容によって、名前は違います） to us, we would be able to have the appropriate department to contact you.

３）営業電話なら「まず、ご用件（OR会社案内等）をFAXして下さい。なにか（興味が）ありましたらご連絡します。」
という風にお断りしたいのですが...。
Please kindly fax your request/inquiry to us, then we will be able to review it and contact you.

こういう感じでしょうね。
間違えたら、すみません。

お礼

英訳ありがとうございました。
１）は相手が話している英語の内容（”用件”）を私が聞き取れるかどうか問題ですが...。
２）と３）は、相手の英語が全部理解できなくても使えそうですね。今度TELがかかってきたら、Tryしてみます！
ありがとうございました。

回答No.3

Ganbatteruyo

アメリカに38年半住んでいる者です。　私なりに書かせてくださいね。

あまりすらすら言ってしまうと向うもそのつもりでバンバン言ってきてしまいますね。　せっかく頑張ろうとしても英語力に難しいところだと思います。

さらに最初に受ける電話受付は会社の顔でもあります。　営業が待っている注文に対しての電話かもしれませんね。　そして、かけてもらっては込ます営業電話かもしれません。　これらの判断を何かの方法をまず会社の方針として設定する必要があるわけです。　

ですかた、会社内でこのような電話をどのように対応すべきか決めておく事は必要だと思います。　英語が分かる人を雇う必要が起こるほど海外からの電話が重要なのかもしれません。

また、社長の友達・知り合いからでできれば社長自身も話したいのであれば、社長を名指しだけで社長室につなげるもの問題とするかもしれません。

いくつかのアイデアを載せておきますね。

社長が受けたい人たちのリストを作る
担当者が待っている人たちのリストを毎日随時に作る（ホワイトボードなどで）
国際部と言う名前で留守電ラインを作り、その留守電（Voice mail)には英語で電話に出られないので名前、会社名、国、そして電話番号、用件などをメールで送ってください、と言うようなメッセージを入れておくのです。　This is International Department. We are sorry that we can answer your call at this moment. Please leave your name, company name, telephone number and a detailed message here after the tone or it may be easier for you to send us the same information to our e-mail address intl-dept@xxxx.co.jp. We will contact you back as soon as possible. と言う感じです。

勿論メールアドレスが別に作ってボイスメールから来た人だと分かるようにしておくのです。　intl-dept@と言う感じですね。　intl@でも良いですね。

つまり、社内でのコミュニケーションをまず高め判断する基準をはっきり設定する事からはじめ、ボイスメールライン（内線）や新しいメールアドレスを作り、わかりにくい電話はその留守電に配分してしまうわけです。　Maybe our international department can help you. Please hold on.と言って留守電につなげてしまうわけです。

時差を超えてかけてくるアメリカやヨーロッパからの電話は重要である事が可能です。　よって、相手もつながらないのであればメールを、と言う事になりがちですので、メールの確認は頻繁にする必要があります。　そして、必要であれば、担当人がいない場合や解答がない場合など、受け取ってすぐメールで何らかの返事をするわけです。　とにかく返事をするのです。

そして、全くの営業電話であればそれなりの対応を社内で決めておく必要がうえに書いたようにあるわけですね。

これでいかがでしょうか。　分かりにくい点がありましたら、補足質問してください。

お礼

色々なアイデアをいただきましてありがとうございます。
（社長の仕事上の友人や営業関係の）海外リストはわかる範囲で頂いております。そういった方々は直通番号にかけてくださるので、あまり問題がないのですが、”社長の留学時代の古い友人”や”HPをみて会社の商品についての問合せをしてくる海外の会社”または、”飛込み営業のTEL”などは悩ましいです。
新しいメールアドレスを作ってもらうアイデアはすぐにでもできて良いかもしれません。

回答No.1

Ms_Nobody

おそらく、皆さん、回答するのを躊躇されているのではないでしょうか。と言うのも、あまりにちゃんとした英語で受け答えしてしまうと、電話の相手は、あなたが英語をしっかり理解する人だと思って、さらにいろんな難しいことをまくし立ててきます。そうなると、余計お手上げになってしまうと想像されます。
こういうことは、社内でマニュアル化してもらうのが一番いいと思いますよ。上司か、海外取引に関係する部署の方に相談するのがいいと思います。
ごめんなさい、答えになっていなくて。

お礼

回答ありがとうございました。
はい、私もそう思い、初めて海外からのTELがあったとき上司に相談したのですが、「たまにしかかかってこないのだから...。」とか「誰か英語のできる人に回せば大丈夫でしょう？」などなど、その時はマニュアル化にはいたりませんでした。英語の話せる方に無駄な負担をかけたくはないので、もう一度、上司に相談してみますね！