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会員組織の名簿管理について
いつもお世話になります。 すでに同様の質問が出ているかもしれませんが、質問させていただきます。 現在400名程度の会員組織の運営に携わっておりますが、運営母体の変更により名簿管理が移管されてくることになりました。今後会員数の増加も見込まれるのですが、管理方法として、アクセスとエクセルのどちらを利用したほうが良いでしょうか。 基本的にはエクセルのほうが使いやすいため、エクセルを利用したいのですが、過去に名簿のファイルが壊れてしまい困ったことがあったため、いまいちエクセルでの名簿作成に踏み切れません。アクセスを使える人間がほとんどいないため悩んでおります。組織の詳細や業務内容は以下の通りです。 入力情報 1.会員番号 2.名前 3.性別 4.生年月日 5.住所 6.電話番号 7.携帯番号 8.会員種別 9.E-MAIL 11.携帯E-MAIL 業務内容としての入力項目は 1.会費の入金の有無 2.郵送物発送のための宛名ラベル作成 3.セミナーやイベントへの出欠管理 4.各会員への販売物の集計管理 5.営業分析や住所・年齢などの会員特性の分析業務 会員数は現状は400名ですが、将来的には1,000名程度に増加予定です。 会員数も踏まえて、ソフトを選択したほうが良いのでしょうか。 以上、よろしくお願いします。
- bluegoodbye2
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質問者が選んだベストアンサー
これって、考え方によって色々な結論が導き出されると思いますよ。 運用時期はなるべく早くと要求されているのですか？それとも猶予は 与えられてますか？ 早く運用できるようにしたいのであれば、Accessを勉強してる時間よりも Excelでとりあえず形を作って、運用しながら次の手を考える。 そうでなければ、時間はかかってもいいから、きちんとしたものを作って 綺麗に運用する。であるならば、Access。 業務の要求機能だけで考えるとAccessかなと思います。ただExcelでも 十分運用に耐えうる機能は実現できますよ。 折衷案でNo.2さんのおっしゃるように両方のいいとこどりって手もある でしょうね。 あと、Excelだとデータが壊れるっておっしゃってる方がいらっしゃいます が、Accessでもファイルの破壊は起こりますよ。データベースだから安心 だと言ってるのは明らかな間違いですので、惑わされませんように。 Oracle、DB2、SQLServer等の業務用のデータベースソフトとは比べ物に ならないくらい脆弱です、Accessは。 どちらも所詮マイクロソフトの作った個人用ソフトですので、壊れる事を 前提に定期的なバックアップを取る作業を定期的な運用作業として入れて おいた方がいいですね。 また、誤操作によるデータ破壊の危険性も実はそんなに変わりません。 Accessもコマンド一発でデータ全件削除できちゃいますし。しかも1回 削除しちゃったら、AccessはUndo効きません。そういう意味ではどちらも 危険性は似たようなものです。
その他の回答 (4)
#4さんが少し触れていますけど、これだけの会員を複数のスタッフで管理するなら、SQLサーバーの導入が安全ではないかな。 私もAccessを勉強して挫折、ファイルメーカーをやりかけてますけど、このソフトも脆弱ですから、もう業務用途と割り切って、SQLサーバーというのが一番です。 私もSQLは今後の勉強課題ですけど、この板にも専用のカテがあるので、メリット・デメリットはそちらで質問してみてください。
お礼
ご回答ありがとうございます。 組織自体が会費収入に立脚しているため、必要経費＝会費収入のため、新たにSQLサーバーの導入を検討することはできません。SQLサーバーの導入が確実なのはわかってはいるのですが、経費をかけられませんので難しいのが現状です。
仕事で使うなら絶対にアクセスにすべきです。アクセスはもともとデータベース管理ソフトであり、データを安全に管理・運用するためのものです。一方、エクセルは表計算ソフトであり、本来の用途は計算やシミュレーションです。データ管理に使うのは流用に過ぎませんから、使い方を誤ると簡単にデータが壊れます。 データの壊れ方を見てみると、安全性が違うことがわかると思いますが、原理的にデータベースソフトではひとつのデータは他のデータと別個に管理されているため、通常の使用では壊れるとしても一件単位でしか壊れません（設計レベルでは全体が壊れる可能性はあります）。これに対して表計算ソフトでは、通常の使用でも、項目がひとつづつずれるとかソートで一部の列だけがソートされるとかでデータベース全体がぐしゃぐしゃになることが簡単に起こります。 仕事でデータ管理をするのにデータベースソフトを使わないというのは、危機意識の欠如だと思います。
お礼
＞仕事でデータ管理をするのにデータベースソフトを使わないというのは、危機意識の欠如だと思います。 これはそのとおりですね。 こちらとしては、なるべく複数の人間に業務分担してもらおうと思い、EXCELでの管理を考えました。最初はEXCELを使い、順次ACCESSに移行していくのが一番現実的なのかなと思い始めました。 ご回答ありがとうございました。
- Kazamin
- ベストアンサー率30% (17/56)
個人的にはAccessをお勧めしたいところですが、業務によって使い分ける という手もあるでしょう。 一般的な話で言うと、データを一覧表イメージで加工するのは表計算ソフト であるExcelの方が得意ですし、データを1件毎に編集したり、集計・分析 するのはデータベースソフトであるAccessの方が得意です。 御社の業務内容の中で、宛名ラベルについてはAccessは市販の宛名ラベル の多くに標準で対応しています。また、集計管理や分析業務については Accessの方が色々な切り口で分析しやすいと思います。 質問者様が挙げられた業務内容はExcelでも全て実現可能だと思いますが、 宛名や分析業務はAccessで実現してみたらいかがでしょうか。 ここで問題になるのは、両方使うとなるとそれぞれのデータの同期はどう するんだ？という問題があると思いますが、Accessのテーブルのリンク機能 を使うとExcelの表を、あたかもAccessのテーブルであるかのように振る 舞う事ができます。Excel上で編集したデータをAccessにインポートする事 なしにAccessでそのまま参照・編集する事ができます。
お礼
回答ありがとうございました。 まだ本格運用までには少し時間があるので、EXCELで動かしながら 別途、ACCESSの利用も検討していきます。 「リンク機能」の件は大変参考になりました。
- CHRONOS_0
- ベストアンサー率54% (457/838)
400が1000になってもExcelで処理できない数ではありませんが やりたいことの内容はデータベースのほうがあっていると見ますね 私ならAccessでやります ただしExcelとAccessは見掛けは似ていてもまったく異なるジャンルのソフトです Excelの延長で考えていては、絶対に理解できません 入門書を3冊ぐらい読破するぐらいの覚悟はいるでしょうね
お礼
回答ありがとうございました。 現在、Accessの入門書を読んでおります。 ただ、私だけがAccessを理解しても私しか管理ができない状態になるのを避けたいのが本音です。
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