会員名簿の作成、配付について

質問

広島県内１３箇所（商工会議所単位）の地域で、毎年１回総会を開催して、会員名簿を配付しています。４月１日の「個人情報保護法」試行を控えて、本年度は例年どおり名簿を作成してよいものか、会員一人一人に名簿掲載を希望するか否かを聞いて作成するのか、全会員が掲載されていない名簿は作成しても存在価値がないのでは・・・等々、悩んでいます。どのように１３箇所の責任者にアドバイスをすればよいのか教えていただきたく思い、質問しました。（名簿には、会社名、代表者氏名、窓口担当者名、職位、所在地、電話番号、業種などを掲載）

回答No.3

pastorius · ベストアンサー

個人情報取扱事業者は、個人であるか何らかの団体であるかを問いません。恒常的に６ヶ月以上の期間個人情報を５０００件以上事業の用に供している者は、個人情報取り扱い事業者になります。「事業の用に供する」の事業は、営利事業に限定されません。ＮＰＯなどの事業も該当します。知人の多い個人が年賀状を作成するために５０００件の個人情報を取扱っている、といったものは事業に該当しないと考えられるようです。

個人情報保護法が制定された目的は、特にインターネットなどで容易に個人に関する情報がやり取りされるようになった時代背景から、個人のプライバシー情報を厳重に保護させようというものです。
個人情報取扱事業者に該当するか否かにかかわらず、こういった保護法益の考え方は尊重した方が良いと思います。

もし個人情報取扱事業者に該当する場合は、４月１日以降に新しく取得する個人情報については利用目的を明示しその範囲で利用する必要があります。既に取得している個人情報の利用については、あらためて名簿掲載について同意を得る必要はありませんが、情報の主体である個人から利用停止の申し出があればこれに応じなければなりません。

結論として、
もし個人情報取り扱い事業者の要件に該当しない場合でも、公的な立場の団体であるならば、
・新しく個人情報を取得する会員などに対しては個人情報の取得時に、名簿を作成し配布するという利用目的を明示する。
・既存の会員に対しては、あらためて個々の会員から同意を得る必要はありませんが、利用停止の申し出を受付ける窓口を設置し、これを公開する。
・そして利用停止の申し出があった場合は利用を停止する。
といった措置を取られた方がよろしいのでは無いかと思います。
時期的にちょっと対応が遅すぎるように思いますが、顧問弁護士の先生などにご相談なさってみるのが一番いいのではないでしょうか。
クレームがあった場合に「我々は個人情報取扱事業者では無いので、個人情報を保護する責任は無い」などと説明して一般に納得してもらえるとも思えません。マスコミなども敏感な問題ですから、常識的な対応はなさった方が良いと思います。

お礼

早々とご回答ありがとうございました。たいへん的確なご指示をいただき感謝いたしております。１３箇所の事務局長が一堂に集まる場が近々あります。その時に披露させていただきます。

回答No.2

norakuma

こんにちは。

個人情報保護法でいう個人情報取扱事業者であるかどうかは、従業員情報などを含めて5000件の個人情報を取り扱うかどうかがポイントになりますが、もし該当しない場合であっても、名簿が売られたり紛失したりして、マスコミなどに持ち込まれた場合は、それなりのダメージを負います。

そこで、私はきちんと対応をすることをお勧めします。
１．名簿の掲載は希望者のみ
２．名簿の第三者提供は禁ずる旨、目的外利用の禁止、明示
３．名簿の更新時に古いものは回収
４．規約に違反した場合の罰則
５．名簿管理者の決定
　　　13箇所の責任者になるでしょうか。

■ご質問の件
　・全会員が…価値がない＞　あなたがたに価値はなくても、名簿業者には価値があります。

■補足にかかれていた内容
　・記入される内容は個人情報に該当します。個人情報保護法では、すでにだれもが知りえる情報（公知）の情報かどうかは区別しません。代表者氏名と窓口担当者名は間違いなく個人情報として認識されます。

お礼

早速のご回答ありがとうありがとうございました。
もう少し補足させていただきます。◆私どもは郷心会と言う名前で、マツダ車を中心に広島県内製品愛用を推進している任意団体です。県内１３の商工会議所内に事務局をおき、法人を会員として、年会費一万円で研修会、企業見学会、講演会、カープ観戦などの異業種交流会（参加費はその都度徴収）を開催しています。会員は１３郷心会全体で４２００会員です。名簿は１３の郷心会でそれぞれ作成して、総会（年一回開催）で手交しています。欠席の会員には後日、郵送もしくは訪問して手交しています。
小生は、１３郷心会を統括する立場にあります。

回答No.1

o24hi

こんにちは。

　まず、商工会議所が法律の対象になるかどうかを考えてみてはどうでしょうか。

　「個人情報保護法」は、５０００名以上の個人データを持った事業者に適用されます。商工会議所は事業者とはいえないと思いますし、5000名も加入されていないと思いますから、対象にはならないと思います。
　従って「個人情報保護法」という観点からは、作成は問題ないと思います。
　それと、書かれているような情報は、個人情報とは言えないと思います。なぜなら、簡単に調べられる情報だからです。それと、配布先も限られているでしょうから。

補足

早速のご回答ありがとうございました。補足させていただきます。私どもは郷心会と言う名前で、マツダ車を中心に広島県内製品愛用を推進している任意団体です。県内１３の商工会議所内に事務局をおき、法人を会員として、年会費一万円で研修会、企業見学会、講演会、カープ観戦などの異業種交流会（参加費はその都度徴収）を開催しています。会員は１３郷心会全体で４２００会員です。名簿は１３の郷心会でそれぞれ作成して、総会（年一回開催）で手交しています。欠席の会員には後日、郵送もしくは訪問して手交しています。
小生は、１３郷心会を統括する立場にあります。よろしくお願い痛いします。