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会社の創立記念祝賀会、手際のよい受付の方法は？
会社の創立記念ということで、都内ホテルで祝賀会を行うことになりました。 その受付方法で悩んでいます。宜しくお願いいたします。 ・都内ホテルバンケットルームで円卓着席会食式 ・食前酒が出る客用控え室？も使用できる ・出席者は100名ほど ・迎える社員は7名 ・お客様の名札はどちらかというと必要ない 社員が少ないため、受付はできるだけスムーズにしたいのですが、 １）名簿を3部ほど作成、名前を確認しチェックしたら 卓番カードをお渡しする ２）名前と卓番を印刷したカードを作成し、あらかじめ 受付に並べておきお客様に取っていただく どちらの方法が望ましいでしょうか？ カードや名簿は私が紙を買ってきて作成します。 また、祝賀会全体の段取りで「こうしたほうがいい！」という御意見がありましたらぜひお願いいたします。
- nari-nari3
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- tmtsurf
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同じような経験があります。 来客者全員に招待状葉書を送付してはどうでしょうか？？ 予め、円卓にアルファベルトを振り、 円卓番号を記入した招待状葉書を送付するのはどうでしょうか？？ あくまで、指定するのは円卓のみで、円卓内は自由に着席してもらう。 葉書には『当日はこの葉書をご持参下さいと』 受付でする事は、葉書を受け取り、葉書の左端を切る。 （切る部分にあらかじめ、客様の名前とテーブル番号を記入しておく） ことによって、後から出席状況がわかります。 葉書を忘れた方は即席で、名簿を見て、紙にテーブル番号を記入してお渡しする。 という方法も一つ何かの参考になれば幸いです。
- RosaCanina
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勝手にカードを取らせるのではなくて、社員の方が個別に渡す方がベターです。 取らせる方法にすると、必ず、受付無しに持って行く輩が現れますから。 社員の方が少ないのでしょうけれど、受付からの場内誘導と、 例えば、最寄のエレベーターやエスカレーターからの受付までの誘導人を置いた方がベターです。 ホテルなら、他のいろいろな集まりも、そばの会場で行なわれるのが普通でしょう。 招待客には年配の方も多いのでしょうし、会社にとって大事な方々なのでしょうから、 そのあたりからもキッチリ行なった方が印象が良いです。 そして、人員を配置する位置や役割、そして、人手が足りなかった場合には、 ホテル側からのヘルプも貰えるのかどうか、先にホテルの担当の方にいろいろ相談して下さい。 ホテル側は、毎週、そんなことをやっているプロですから、 手際が良い例や悪い例など、常々見てきています。 率直にアドバイスを貰うと良いと思います。
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