仕事のことでめげています

質問

あるところから物を買って、請求書をもらって支払うのですが、その請求書の様式が、こちらの支払い担当者を通るような様式にしてもらえなくて困っています。こうして欲しいと何度かやりとりしたのですが、こっちの支払い担当者が受け付けるような、請求書を出してもらえない。こっちの支払い担当者は「日付入れるな」っていうの。相手方は「それはおかしい」と。相手がいうことは正しいと思うけど、でも買った代金払わないといけないし、でも支払いの担当が良いといわなければ支払えないし、年度末だし、
困っています。相手方は怒っています。私の手には余ってしまっています。私が自腹切ってもいいから、この板挟みもう抜けたい。放り投げて休んじゃいたいけど、休めば信頼を失い（元々ないかも）、うしろに仕事も詰まってしまうし。ああ、死んじゃいたい。ちなみに私は公務員。

回答No.5

Islay · ベストアンサー

これまでの質疑を拝見して、また過去の質問等も拝見させて頂いた上での感想は、
「自信のない人と無知な人が、本来簡単である問題をわざわざ複雑にしている」
というのが正直なところです。

>コンピュータで請求書を作成しているところ（コンピュータに変えたばかりのところ）は特に、どうしても日付が入ってしまうらしいのです。

>さてさて、請求書の代表印ですが、これはコピーではダメなハズです。

もしかして、その業者は「電子決済」を採用しているのではないでしょうか？そうであれば、その印はコピーではなくプリンターから出力された物です。両者は判別が困難であるのは確かですが、意味合いは全く別物です。
コピーした印は文書としては不適当ですが、電子印（プリンターから出力された物）は立派に通用します。

これに対する対策としては、業者から「電子決済を採用しており、朱肉による文書ではなくても有効なものである」旨の証明書をもらうことでしょう。それを添付すれば職場の出納担当者、出納事務所の担当者の両者とも納得させることが可能であるはずです。

>起案して決済をもらい・・・・などとやっていると、１５日なんてあっというまに過ぎてしまうし

確かに日付を入れない方が手続に余裕が出来ますが、通常は１５日あれば容易に手続可能です。
あまり日付にこだわるのはその出納担当者が無能であることを自ら言いふらしているようなものであると感じます。

>代表者名、代表者印がない請求書はけっこう多いです。
代表者名は手書きしてしまえば良いではないですか。地方自治法にもその他法令でも「請求書は手書きしてはいけない」という規定は存在しないのですから。
その業者には次回から注意するようには指導しても、既に持ってきた書類に関しては代表者名でも、会社の所在地でも手書きして加えてしまえば有効に支払いが可能となります。

また、印鑑に関してはhikobaeさんのところでは支出やその他事務のために「債権者登録」等はされていないのでしょうか？
登録しているのであれば、印のあり方は「登録と同じ」が正当です。闇雲に数多くの印鑑が押してあれば良いというものではありません。

また、債権者登録をされていないのであれば、話は簡単です。
その一連の書類内で矛盾がなければ良いのです。見積書、請求書、納品書等が必要であるかと思いますが、それらがすべて同じであれば特に問題は生じないはずです。

>「試作品が完成した後に、材料を買った」みたいな書類が残ってしまうと、監査で厳しいチェックが入るのです。

当然のここと考えます。
ですが、なんら難しいものではなく、書類を時系列で並べて矛盾がなければ良いのです。あまり複雑に考える必要はありません。

また、思ったのはhikobaeさんは研修職ですよね、そして出納担当者は事務職ですよね。
職場において事務分掌というものが定められているものと思いますが、それからすれば出納担当者が責任を持って手続をする必要があると考えます。
日付入りの請求書で不満なのであれば、その出納担当者が自分で業者にその旨依頼すれば良いのであって、伝言ゲームのようにhikobaeさんを間に挟む必要はないのです。

できる仕事を手伝いたい、という気持ちも分からなくは無いですが中途半端な状態で手伝うのではなく、やるなら全部やる、やらないなら全くやらない、といった割り切りが必要ではないでしょうか。

出納担当者は研究職の人間が職務に没頭できるように環境を整えるのが仕事です。
hikobaeさんに話を持って来るというのが本末転倒でしょう。

その出納担当者もだらしがないですね。今回は手を付けた関係上最後まで面倒見るべきでしょうが、これ以降は手出ししない方がいいと考えます。
恐らく４月に人事異動があってもうかなりのときが経過していますが未だにこのようなことでおたおたしている出納担当者がいることに驚きを覚えました。

お礼

再登場ありがとうございます。
＞「自信のない人と無知な人が、本来簡単である問題をわ　ざわざ複雑にしている」
　というのが正直なところです

　これは私も自分自身に常々感じていることです。で、それをこころがけて簡単に考えようと思うと、肝心なポイント抜けていたりして・・・・・、はあ～。

　＞その業者は「電子決済」を採用しているのではないでしょうか

　きっとそれです。なんぼなんでもコピーなはずないですよね。それに気づかなかったなんて、恥ずかしい私。

　＞これに対する対策としては、業者から「電子決済を採　用しており、朱肉による文書ではなくても有効なもので　ある」旨の証明書をもらうことでしょう。それを添付す　れば職場の出納担当者、出納事務所の担当者の両者とも　納得させることが可能であるはずです。

　うちの職場の担当者は「電子決済」なるものの存在を知らないかも・・・・・。可能性十分あります。出納事務所の人は知っていると思いますが、何しろ出納事務所に書類を持っていくのは、うちの職場の担当者なもんで、まずこっちをクリアーしないことには始まらない。「電子決済」お陰様で一つもの覚えました。

＞また、思ったのはhikobaeさんは研修職ですよね、そして　出納担当者は事務職ですよね。
　職場において事務分掌というものが定められているもの　と思いますが、それからすれば出納担当者が責任を持っ　て手続をする必要があると考えます。

　そう思います。なんでだ！って思うけど、慣習的にかどうだか、そういうことになっています。それに以前、私の態度がよっぽど悪かったのか（多分私のせいではないと思うのだけど）、事務の人に「君たち研究職は、総務の人間は雑用係だと思っているんだろう」と言われたのが、今でもけっこうトラウマになっています。「雑用係」ということばが適切ではないにしろ、そういう側面は否定できないと思うのだけれど・・・・・。

＞これ以降は手出ししない方がいいと考えます

　したくはないけれど、なんかそもそも事務分掌で、うちのセクションのそういったことは私がやって、総務の担当者に書類を渡すことになっています。やっぱり組織の人間なんで、組織の決まりごとは、従うか、辞表提出するか、究極的にはそういうことですからね。問題提起はしていこうと思うけど、突然「私は以後、手出しをしません」といったところで、所詮わがままにしか見てもらえないでしょう。

とても、参考になりました。
また何かあったら、是非よろしくお願いします。

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