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仕事のことでめげています
hana-furuの回答
- hana-furu
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こんばんは。 書類のチェック等、大変な毎日をお過ごしのことかと思います。 私も物品の書類や契約書をつくったり、決済をもらうのに四苦八苦していた 頃があります。でも、大分前のことなので、記憶も定かではないので あまり良いアドバイスはできませんが・・。 （15日以内とか、そーいえばそういうのありましたねーー） さてさて、請求書の代表印ですが、これはコピーではダメなハズです。 それは業者の方に伝えなければいけないことだと思います。 あと、業者の方に対しては窓口を一本化することも大切であると思います。 とにかく、物品を注文する時はhikobaeさんがするように。 そして、面倒かもしれませんが、注文時に請求書に関して、日付け等、 根気良く、毎回注意を促すように。。 たいてい、役所に出入りする業者さんはその辺心得ていらっしゃる人 多いんですけどねえ。 業者の担当の方の名前をよく覚えておいて、いつも、同じ方にお願いするようにしてみては？ また、ビーカー一つにしても、扱っている業者は一社だけではないハズです。 変えてみてはどうです？ 確かに、最近の業者さんは請求書をコンピュータで作成されているところが 増えているように思います。けれど、やっぱ代表者印や会社名印がコピーで 許されるのは見積書くらいであるから、その説明はきちんとしましょう。 それができないというなら、取引は打ち切りざるをえないと思います。 消耗品程度なら、それくらい強気な態度をとらないといけませんよ。 厳しい人は印鑑の場所まで詳細にチェックする人もいますからね。 わからないことは出納係の人に聞くのが一番です。 支払い等に関しては何でも知ってますし。 そして、マニュアルとかあるハズなので、それを貰ってコピーさせてもらいま しょう！ 80円切手貼って、送りなおしてしてもらうことはhikobaeさんが悪いとは 全く思いませんよ。いろいろと言及するとアレなんで、この辺で。 まあ、ややこしいお仕事だけど、そんなに思いつめないで！
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回答ありがとうございます。 ＞さてさて、請求書の代表印ですが、これはコピーではダ メなハズです。 私もきっとそうなはずだと思うのですが、だめな根拠がわからないもので、平身低頭「なんとか朱肉で」とお願いしています。 消耗品に関しては、業者も心得てくれているし、一つがごねても「かわりなんぼでもあるぞ」ってことになります。問題が多いのは試作品にかかわる材料なのです。 １年に１～２回しか買わないものもあって、前回「こういう形式で出してくれ」と頼んだのに、忘れていたり、担当者代わったり。試作品なので、特に日付は注意しないといけません。「試作品が完成した後に、材料を買った」みたいな書類が残ってしまうと、監査で厳しいチェックが入るのです。 ＞あと、業者の方に対しては窓口を一本化することも大切 であると思います。 このことは仕事をスムーズに進めていくために大事かな、と思っています。現在私が窓口になっているのですが、こちらの他のスタッフが、物の購入や、支払いのルールについて全くわからない状態になってしまって、印鑑や日付の問題、その他様々、ひどい時には、金額の間違いまである書類を、そのまま私に渡すので、二度手間、三度手間になるという状態です。 だから「自分で注文したものは、自分で支払い手続きをする」ってルールにした方が良いような気もしているのです。現に私以外にも「支払い関係のルールをみんなで覚えた方がいい。hikobaeさんばかりに負担をかけている」っていう意見を持つ人もいます。でも、部長が「○○さんがいうように、hikobaeさんに負担がかかっているとは思えない」と言われてしまいました。能力のなさのせいではありますが、私は十分負担なのですが・・・・。 ＞わからないことは出納係の人に聞くのが一番です。 支払い等に関しては何でも知ってますし。 そして、マニュアルとかあるハズなので、それを貰って コピーさせてもらいま しょう！ 職場の出納担当者、あてにならないです。職場の出納担当者をとおして、出納事務所の担当者に聞いてみることが多いです。それにマニュアルはあるのでしょうが、マニュアル通りに、事は全然運んでいません。多分マニュアルには「日付なしの請求書をもらうのが望ましい」なんて、書いていないと思うし。 ＞80円切手貼って、送りなおしてしてもらうことはhikobae さんが悪いとは 全く思いませんよ。 そう言ってくれてありがとうございます。でも何千円かの取引で、しかも値引きしてくれてたりすると、心苦しく思ってしまいます。 本当に色々なアドバイスや優しいことばありがとうございます。