原本還付の依頼忘れで（会社目的の変更登記申請の際）

質問

いつも、参考にさせていただいております

先ほど、会社目的変更の申請をし、登記が完了しました。原本の還付をお願いしますと言ったら、申請受付のときに、コピーを渡さないと還付できないといわれました。

登記相談に行ったときに、そんなこと全く法務局の方はおっしゃっておらず、また、委任状に、”原本の還付の請求及び受領の件”と記載していたのに原本のコピーがなかったら連絡してくれたらいいのにと思いました・・

それは置いといて、もう一切返してもらえないのでしょうか？そもそも原本は何に必要になるのでしょうか？

大変困っております。どなたか教えてください！

回答No.4

Lega · ベストアンサー

回答遅くなってしまい申し訳ありません。

なるほどー。
今回還付してもらうはずだった書類は臨時株主総会議事録ですね。たぶん原本は返ってきません。委任状に還付請求と書いてあっても、登記官はコピーに「原本還付」と書いてなければ、委任事項であっても今回は該当しないな・・・程度にしか考えないと思います。コピーに「原本還付」と書いているのに委任事項に「還付請求」と書いてなければ言ってくるかもしれませんが。

結論を言いますと還付してもらわなくても問題はないです。原本をもう一度作ってしまったらいいのです。
ワードをもう一度印刷して、役員に印鑑を押してもらう。以上で原本が出来上がりです。
内容が変わってしまうと問題ですが、まったく同内容の議事録が二つ以上あってもなんの問題にもなりません。

原本が今後必要になることは、まあ監査等が入ったら必要かもしれませんが、実際はほとんど必要はないでしょうねえ。

でも会社法上は議事録は置いておかねばならないのです。

会社法第318条
(1)株主総会の議事については、法務省令で定めるところにより、議事録を作成しなければならない。
(2)株式会社は、株主総会の日から十年間、前項の議事録をその本店に備え置かなければならない。
（略）
(4)株主及び債権者は、株式会社の営業時間内は、いつでも、次に掲げる請求をすることができる。
一　第一項の議事録が書面をもって作成されているときは、当該書面又は当該書面の写しの閲覧又は謄写の請求
（略）

このように会社法上は議事録は本店に10年間備え置かねばならないことと、株主等からの請求があれば見せなければならないのです。

役員の印鑑がもらえれば特に問題ないですので、作っちゃってください。理由は、「誤字がありまして法務局に訂正を依頼された」とでも言っちゃえばいいんじゃないでしょうか？(^^;

お礼

詳しい説明誠にありがとうございます

もう原本は返ってこないのですね。もし次の機会があったら（ないですかね；）必ず注意します。

大変参考になり、すこしホットした気分でもあります。上司に報告し、もう一通作成します

ありがとうございました！

回答No.5

noname#20836

重複しますが。

登記申請にあたっての添付書面は不正登記を防ぐという観点からも、原本が原則です。
もっとも、特に登記申請用に作成された書面でないならば、原本還付請求をすることが「可能」となっています。但しこの場合には、「特段の意思表示」が必要となります。
具体的には原本の写しを添付し、原本還付をする旨の記載を行います。

登記完了までであれば途中から補正をする形で原本還付請求することが可能でしょうが、登記が完了してしまった後では難しいといえます。
なお、登記申請書（添付書類含む）は登記申請書綴り込み帳に綴じ込まれ、法務局にて保管されることとなります。

お礼

ご回答いただき誠にありがとうございます。

途中で気づけばよかったんですね。といっても、請求の仕方を知らなかったので無理でしたでしょうが、、

大変参考になりました！
本当にありがとうございました！

回答No.3

buttonhole

>そもそも原本は何に必要になるのでしょうか？

　株主総会議事録は、10年間、会社で保管する義務がありますので、原本が1通しかなければ、原本を還付してもらう必要があります。
　もっとも、株主総会議事録は、1通しか作成してはいけないわけではありませんので、No.2さんのおっしゃるとおり、もう一通作成して、それを会社で保管すればよいでしょう。

お礼

ご回答ありがとうございます

なるほど、会社で保管する義務があるんですね！
上司に報告して、もう一通作成します

大変参考になりました。ありがとうございました。

回答No.2

Lega

定款変更の登記ということは、還付を受けたい原本は取締役会議事録、株主総会議事録といったところでしょうか？

上記議事録であれば別段還付を受けなくても作り直せばよいのではないですか？ワード等で作ったのであればデータ残っていませんか？再度役員に印鑑をもらえばそれでOKです。

定款は登記の際に添付するわけではないですし、仮に添付して返ってこなかったとしても、定款ってコピーでも「現行の定款である」旨と記名押印（実印）すればそれが現在有効な定款になるわけですから。

設立登記の際の原始定款も原本還付ってしないですしね。設立時の定款は3通、公証人役場用・法務局用・会社用って作りますから。

詳しくわからないので断定はできませんが、まず問題ないと思いますが。添付した資料がなんだったのか、登記事項はなんだったのかを補足してもらえますか？

補足

ご回答誠にありがとうございます！

提出した書類は、「株式会社変更登記申請書」「」登記用紙と同一の紙（会社の目的を記載）」「臨時株主総会議事録」「委任状」です。

登記事項（？）は、「目的」に項目を増やす（不動産の仲介業など４項目ほど）です。

上司に「原本の還付請求しますか？」と聞いたら「はい」といわれただけでした。
データはワードで作りましたので残っています。

聞かれている内容に対する答えになってるかわかりませんが、不足でしたらおっしゃってください。

回答No.1

echo-sun

委任状には記載されていた←委任者の意思の反映。
受付←申請書に原本還付の記載がなかったらコピーの要求もしないでしょうね。
返して欲しい・・どうでしょう？？？一件落着ですからね。
せめて申請書に記載があれば、登記所の落ち度でしょうから相談に応じて別な手段をとってくれるかもしれませんが、無理の可能性大。
書類はきちんと整って申請→登記済みなのですから（補正がない）。
原本・・・定款がふくまれているのではないのですか？（会社の目的）。
であれば凄いミステイクです。

補足

早速のご回答ありがとうございます

凄いミステイクとは、どういうことなんでしょうか・・・
確かに定款の変更です。。。

定款（会社の目的）の変更をする場合は、原本の還付をするのが普通なんでしょうか？

再び質問して恐縮ですが教えていただけませんでしょうか？？