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Wordへの差込印刷の方法について(基本事項ですいません)
ponnohakoの回答
◇上記のケースの差込印刷の操作方法 (1)準備 「メイン文書」と「データファイル」というファイルを2つ用意します。 メイン文書:差し込まれる側の文書。 共通の内容が入った文書(件名や日付、ご挨拶など何度も入力するのがじゃまくさいと思う同じ内容)。 データファイル:差し込まれる文書。 1件ずつ異なるデータ(住所、氏名、金額、日にちなどが入ったデータ)を表形式で用意。 (2)差し込み印刷の設定 差し込み印刷ヘルパーを利用し、メイン文書とデータファイルの間に繋がりを持たせ 差し込み処理(印刷 or 新規文書 or メールへの差し込み)ができるようにします。 1.wordを起動し、メイン文書となるファイルをを開く 2.[ツール]-[差し込み印刷ヘルパー]をクリック 差し込み印刷ダイアログボックスが表示される 3.メイン文書の[作成]ボタンをクリックし、[定型書簡]を選択。 4.メッセージが表示されたら作業中のウィンドウ]をクリック。 メイン文書として、開いていたファイルが指定される 5.データファイルの[データファイル指定]ボタンをクリック 6.[データファイルを開く]をクリックし、用意したデータファイルを開く 初期状態ではWORDのファイルしか表示されないので、 EXCELかACCESSでデータファイルを用意している場合は、 [ファイルの種類]を変更する 操作後、指定したファイルのソフトがこっそり起動していますが 気にする必要はありません。 (タスクバーを見れば分かります) 7.(EXCELかACCESSでデータファイルを用意してる場合のみ) データファイルとして使用するワークシート名またはテーブル名を指定しOKをクリック 8.「メイン文書に差し込みフィールドが見つかりません」とメッセージが表示されたら [メイン文書の編集]ボタンをクリック 元の画面に戻り、[差し込み印刷]ツールバーが表示される ここまでの操作で、メイン文書とデータファイルの指定だけ完了 次に、どこに何を差し込むか差し込みフィールドの指定操作に進む 9.住所を差し込みたい箇所にカーソルを置く 10.[差し込み印刷]ツールバーの[差し込みフィールドの挿入]ボタンをクリックし、 一覧から[住所]を選択 カーソル位置に<<住所>>と表示 一覧に表示されるのは、データファイル作成時に入力していたフィールド名(項目名) 11.その他の項目(名前、金額、日づけ)も同様に、差し込みフィールドを挿入する。 12.[差し込み印刷]ツールバーの左から3番目[差し込んだデータの表示]ボタンをクリックし、 データが正しく差し込まれたかを確認 2件目以降のデータを確認するときは、右向き三角ボタン(次のレコード)をクリックする。 13.差し込み印刷をするため、[差し込み印刷]ツールバーの右から2番目 [差し込み]ボタンをクリック 14.差し込み先を[プリンタ]に変更、差し込むレコードを指定し、 [差し込み]ボタンをクリック 差し込み先を「新規文書」にすると、1件目をP1に、2件目をP2に、といったように 1件ずつページを変えながら直接入力した状態の文書が別画面に表示されるため、 差し込み印刷を知らない人にデータを渡したいとき便利 15.[印刷]ダイアログボックスが表示されたらOKボタンをクリック。 印刷が始まる 以上です。 ◇差し込むデータの作成方法 WORD,EXCEL,ACCESSのデータが利用できます。 作業しづらいかどうかですが、一からデータファイルを作るのであれば、 WORDよりEXCELやACCESSを使った方が楽でしょう。 その理由ですが、WORDだと ・あらかじめ、表を作らなければいけない ・〒、\、,(桁区切り)、/(日付の区切り)なども入力しなければいけない ・入力時、Enterキーで次の入力欄に進むことができない Wordの表でEnterを押すと、セル内で改行になってしまう。 です。 すでにデータがある場合やどのソフトの操作になれているかによって 変わってくると思いますが。 以上、ご参考までに。
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お礼
わかりやすいアドバイスありがとうございます。大変参考になりました。パソコン参考書もこれくらいわかりやすく書いてあればいいのにと・・・と思いました。(笑) また、差込データについての情報も参考になりました。ありがとうございます。