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Wordへの差込印刷の方法について(基本事項ですいません)

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  • 質問No.200017
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お礼率 90% (258/284)

Word2000を使用してます。OSはWindows2000パーソナルを使ってます。
それで、基本的事項で、質問するのが恐縮ですが、Wordの差込印刷の方法がいまいち要領得ません。Wordで作成した書類に差込印刷をしたいのですが。
差し込みしたいデータは4~5コくらいあります。(例:住所・氏名・金額・日にちなどなど)
それで、質問事項は
◇上記のケースの差込印刷の操作方法
◇差し込むデータの作成方法・・・噂(?)だと差し込むデータはエクセルで作成しないと大変作業しづらいときいたのですが・・・。データ作成はWordでもエクセルでもかまいません。
◇あと、これは参考までなんですが、アクセスで作成したデータを差込印刷をかけることはできるのでしょうか?
なしせ、初心者なんで、右往左往してます。基本的事項かもしれませんが、アドバイスのほど、よろしくお願いします。
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質問者が選んだベストアンサー

  • 回答No.4
レベル10

ベストアンサー率 60% (107/177)

◇上記のケースの差込印刷の操作方法

(1)準備

「メイン文書」と「データファイル」というファイルを2つ用意します。

メイン文書:差し込まれる側の文書。
      共通の内容が入った文書(件名や日付、ご挨拶など何度も入力するのがじゃまくさいと思う同じ内容)。
データファイル:差し込まれる文書。
        1件ずつ異なるデータ(住所、氏名、金額、日にちなどが入ったデータ)を表形式で用意。

(2)差し込み印刷の設定

差し込み印刷ヘルパーを利用し、メイン文書とデータファイルの間に繋がりを持たせ
差し込み処理(印刷 or 新規文書 or メールへの差し込み)ができるようにします。

1.wordを起動し、メイン文書となるファイルをを開く
2.[ツール]-[差し込み印刷ヘルパー]をクリック
    差し込み印刷ダイアログボックスが表示される
3.メイン文書の[作成]ボタンをクリックし、[定型書簡]を選択。
4.メッセージが表示されたら作業中のウィンドウ]をクリック。
    メイン文書として、開いていたファイルが指定される
5.データファイルの[データファイル指定]ボタンをクリック
6.[データファイルを開く]をクリックし、用意したデータファイルを開く
    初期状態ではWORDのファイルしか表示されないので、
    EXCELかACCESSでデータファイルを用意している場合は、
    [ファイルの種類]を変更する
    操作後、指定したファイルのソフトがこっそり起動していますが
    気にする必要はありません。
    (タスクバーを見れば分かります)
7.(EXCELかACCESSでデータファイルを用意してる場合のみ)
  データファイルとして使用するワークシート名またはテーブル名を指定しOKをクリック
8.「メイン文書に差し込みフィールドが見つかりません」とメッセージが表示されたら
  [メイン文書の編集]ボタンをクリック
     元の画面に戻り、[差し込み印刷]ツールバーが表示される
     ここまでの操作で、メイン文書とデータファイルの指定だけ完了
     次に、どこに何を差し込むか差し込みフィールドの指定操作に進む
9.住所を差し込みたい箇所にカーソルを置く
10.[差し込み印刷]ツールバーの[差し込みフィールドの挿入]ボタンをクリックし、
   一覧から[住所]を選択
      カーソル位置に<<住所>>と表示
      一覧に表示されるのは、データファイル作成時に入力していたフィールド名(項目名)
11.その他の項目(名前、金額、日づけ)も同様に、差し込みフィールドを挿入する。
12.[差し込み印刷]ツールバーの左から3番目[差し込んだデータの表示]ボタンをクリックし、
   データが正しく差し込まれたかを確認
      2件目以降のデータを確認するときは、右向き三角ボタン(次のレコード)をクリックする。
13.差し込み印刷をするため、[差し込み印刷]ツールバーの右から2番目
   [差し込み]ボタンをクリック
14.差し込み先を[プリンタ]に変更、差し込むレコードを指定し、
   [差し込み]ボタンをクリック
      差し込み先を「新規文書」にすると、1件目をP1に、2件目をP2に、といったように
      1件ずつページを変えながら直接入力した状態の文書が別画面に表示されるため、
      差し込み印刷を知らない人にデータを渡したいとき便利
15.[印刷]ダイアログボックスが表示されたらOKボタンをクリック。
       印刷が始まる

以上です。

◇差し込むデータの作成方法

WORD,EXCEL,ACCESSのデータが利用できます。
作業しづらいかどうかですが、一からデータファイルを作るのであれば、
WORDよりEXCELやACCESSを使った方が楽でしょう。

その理由ですが、WORDだと
・あらかじめ、表を作らなければいけない
・〒、\、,(桁区切り)、/(日付の区切り)なども入力しなければいけない
・入力時、Enterキーで次の入力欄に進むことができない
   Wordの表でEnterを押すと、セル内で改行になってしまう。

です。

すでにデータがある場合やどのソフトの操作になれているかによって
変わってくると思いますが。

以上、ご参考までに。
お礼コメント
wakanet

お礼率 90% (258/284)

わかりやすいアドバイスありがとうございます。大変参考になりました。パソコン参考書もこれくらいわかりやすく書いてあればいいのにと・・・と思いました。(笑)
また、差込データについての情報も参考になりました。ありがとうございます。
投稿日時 - 2002-01-18 14:36:57
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  • 回答No.1
レベル11

ベストアンサー率 56% (148/261)

Wordでの差込印刷ですが, [ツール]-[差し込み印刷ヘルパー]で設定できます。メイン文書は通常の文書であれば[定型書簡]でいいかと思います。 差込データは,私の場合Excelで作成しています。1行目に項目を入力し,実際のデータは2行目からにしています。 差し込み印刷ヘルパーの[データファイル指定]で作成しておいた差込データファイルを指定します。通常そのままデータファイルを開くとWord文書しか表 ...続きを読む
Wordでの差込印刷ですが,
[ツール]-[差し込み印刷ヘルパー]で設定できます。メイン文書は通常の文書であれば[定型書簡]でいいかと思います。
差込データは,私の場合Excelで作成しています。1行目に項目を入力し,実際のデータは2行目からにしています。
差し込み印刷ヘルパーの[データファイル指定]で作成しておいた差込データファイルを指定します。通常そのままデータファイルを開くとWord文書しか表示されません。[ファイルの種類]でExcelワークシートを指定してください。
Wordのツールバーに「差し込みフィールドの挿入」がありますので,差込したい場所にカーソルを動かし,項目を選択します。

基本的には以上の操作で可能です。
Accessは使っていないのでわかりません。どなたか補足いただければと思います。
お礼コメント
wakanet

お礼率 90% (258/284)

早速の回答ありがとうございます。
わかりやすい説明で、助かりました。実は1年前も差込印刷をしようとして、差込印刷をしようとしたんですが、数時間格闘したのにできなくて、あきらめた経験がありました・・・。(笑)おかげで、これからは差込印刷に悩まずにすみそうです。
投稿日時 - 2002-01-18 14:13:34

  • 回答No.2
レベル12

ベストアンサー率 30% (142/459)

Wordだけでやる方法を紹介します。 まず、[ツール]から[差込印刷ヘルパー]を選びます。 [メイン文書]は[定型書簡]でいいでしょうか、適切なものを選んでください。そしてすでに文書が作成されているのならダイアログボックスが出たときに[作成中の文書]を選んでください。 次にデータですが、4~5個ならここで「2.データファイル」の項目で「データファイルの指定」から「データファイルの作成」を使って ...続きを読む
Wordだけでやる方法を紹介します。

まず、[ツール]から[差込印刷ヘルパー]を選びます。 [メイン文書]は[定型書簡]でいいでしょうか、適切なものを選んでください。そしてすでに文書が作成されているのならダイアログボックスが出たときに[作成中の文書]を選んでください。

次にデータですが、4~5個ならここで「2.データファイル」の項目で「データファイルの指定」から「データファイルの作成」を使ってもよいと思います。「ヘッダー行のフィールド名」からいらないものを削除したり必要なものを加えてリストを作ります。また、「移動↑↓」をつかって使う順に並べ替えておきます。そしてOKを押していったんデータに名前をつけて保存します。
そしてデータフォームを使ってデータを入れていきます。「レコードの追加」で増やしていきます。

すると、上に差込印刷のツールバーが表示されます。差し込みたい個所にカーソルを持っていき、ツールバーの「差し込みフィールドの挿入」から差し込みたい項目名をクリックすると<<会社>>という感じで表示されます。

これでいけると思います。
お礼コメント
wakanet

お礼率 90% (258/284)

早速の回答、ありがとうございます。
今回の差込印刷は結局、エクセルデータをもとに行ないました。今度ワードをもとに行うときは、このアドバイスを参考にさせていただきたいと思います。
特に、差込印刷ヘルパーのデータファイル作成については、大変参考になりそうです。ありがとうございました。
投稿日時 - 2002-01-18 14:21:52
  • 回答No.3
レベル11

ベストアンサー率 56% (148/261)

#1のものです。 Excelの場合の参考URLを載せておきます。(宛名ラベルですが) あと,印刷はツールバー中ほどの[プリンタに差し込み]アイコンまたは,そのとなりの[差込印刷の開始]で差し込み先をプリンタに指定すれば行えます。 ...続きを読む
#1のものです。

Excelの場合の参考URLを載せておきます。(宛名ラベルですが)

あと,印刷はツールバー中ほどの[プリンタに差し込み]アイコンまたは,そのとなりの[差込印刷の開始]で差し込み先をプリンタに指定すれば行えます。
お礼コメント
wakanet

お礼率 90% (258/284)

たびたび回答いただき、ありがとうございます。
結局、エクセルデータをもとに作成しましたので、教えていただいたホームページ、大変参考になりました。ありがとうございました。
投稿日時 - 2002-01-18 14:33:05
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