FAXの誤送信を防ぎたい

質問

情報セキュリティーが叫ばれている中で、会社でも顧客情報の漏洩防止に非常に神経を使っています。
仕事上メール同様ＦＡＸの利用機会も多く、いかにミスを防ぐかが課題となっています。
会社ではＦＡＸ送信はパソコンと接続されていませんので、どうしても人間の手での送信作業になってしまいます。短縮登録を利用するとか、ＦＡＸ番号を手入力する場合には必ず複数の人間で確認をするとか、本紙を送信する前に送信案内文書を先にＦＡＸして、間違いなく相手に届いたのを確認してからリダイアルする方法とかいろいろと試してしますが、これといったものがありません。
そこで質問なのですが、他になにかよい方法をご存じの方があれば教えていただきたいということです。
ＦＡＸ本体の機能に誤送信防止の優れた物があればそれもお教えいただければ幸いです。
なにとぞよろしくお願いいたします。

回答No.3

Youyou · ベストアンサー

>電話の伝言ダイヤルのように信頼できる特定の場所
>に当方からFAXしてデータを一旦保管してもらい、
>先方から再度そこに読みに行ってもらうようなシス
>テムは無いものでしょうか？

#2です。
そういうことであればポーリング機能または伝言板機能を利用する、と言うのはいかがでしょうか？
これも業務用FAXでないと持ち合わせていない機能ですが…。

あるいはこういったものを使うか…。
http://www.lets-co.co.jp/etc_sys/fed/faxerrd1.html

お礼

Youyouさん、重ね重ねありがとうございます。
お気遣いに感謝いたします。
ポーリング機能または伝言板機能、Ｎｅｗ　ＦＡＸ－ＥＲＲＤなどいろいろとあるんですね。これらを参考に自分でも研究してみたいと思います。
最近ではＥ-mailとの連動が主流のようですが、相手の方のハード面がまちまちなのが少しネックかなと思っています。

回答No.4

akuaki

質問に対しての回答ではありませんが、FAX機種によって、ダイヤルした番号と違う番号に接続して送ってしまう場合があるそうですよ。

FAXメーカのHPとかに「お知らせ」で掲載されていました。

コニカミノルタのHPにも載ってました。
http://konicaminolta.jp/products/business/information.html

CIAJのHPにも。
http://www.ciaj.or.jp/content/topics/040927.html

貴社のFAX機が、誤動作するFAXかどうか、メーカに問い合わせた方がいいと思いますよ。

お礼

akuakiさん、為になる情報をありがとうございました。
とても参考になりました。
ＨＰに載っていた方法も試してみたいと思います。
また、ＦＡＸの誤動作についても確認してみます。

回答No.2

Youyou

メーカー、機種によって一概には言えませんが、業務用のFAXならば特に操作パネル上の液晶パネルにテンキーで入力した番号、あるいは短縮ダイヤルを使用した場合なら、その番号と相手先名が表示されると思いますので、それをいちいち確認するしかないと思います。

送受信側で予め話し合いが出来て、なおかつ双方とも業務用FAXであれば「親展機能」が使えるのですが…、無理ですかね？
これなら受信する際にパスワードが分からないとプリントアウトが出来ないのですが…。

お礼

Youyouさん、ご回答いただきありがとうございました。
FAXにもいろいろとセキュリティ対応の機能が設けられているのですね。とても参考になりました。
通常決まった相手の方にFAXをする場合、基本的に短縮登録などを施していますので、ご指摘の機能などを使って一応確認はできるので良いのですが、単発的にお客様に対して初めてFAXをする機会も多く、その場合にとても神経を使います。すべての方の番号を登録することは登録機能のキャパシティの関係で到底無理と思われますので、何度も番号を確認してから送信するようにしています。
また、あらかじめ送信通知をFAXして、相手から相違ない旨のご返事をいただいてからのリダイヤル送信にしても、相手の方がご不在の時にどうしてもFAXの送信をしなければならない時には何ともなりません。ましてや相手の方から教えていただいたFAX番号自体が絶対に間違っていないとも言えませんので、基本的には重要な内容の記載がある書類は多少時間がかかっても別の方法で送付するしかないのかなと思っています。

電話の伝言ダイヤルのように信頼できる特定の場所に当方からFAXしてデータを一旦保管してもらい、先方から再度そこに読みに行ってもらうようなシステムは無いものでしょうか？電話料金は当然こちらに請求してもらってかまいません。お客様にはご面倒をお掛けするかもしれませんが、全くの他人に誤送信する危険性を考えれば、ご承諾いただけるのかなと思います。いかがでしょうか？

回答No.1

papa0108

ご期待の回答ではありませんが・・・。

ＦＡＸ自体にそのような機能がついているものは聞いたことがありません。
手入力で間違った番号を押したとしても、現実に存在する番号であれば、それを間違いと判断する理由がありません。
（一応、通信業界に身をおいております）

ご質問分あるような取り組みをされているのであれば、かなり一般の企業よりも高いレベルで情報の漏洩防止を行っていると思います。

これでも足りない、１件のミスが会社にとって致命傷ということであれば、手作業でのＦＡＸの利用を極力減らす方向に持っていくべきではないかと考えます。
パソコンと連動させる、郵送・宅配を利用する、メールにするといった方向ではいかがでしょうか？

個人での取り組みでしたら、ご質問分にあるような方法で限界なのではないかと思います。

あまり参考にならないかと思いますが、こんな意見もあるということで・・・。

お礼

早速のご回答ありがとうございました。
やはり重要なものはＦＡＸ送信を避ける方法しか無いのかもしれませんね。
ＦＡＸの機能ですが、銀行のＡＴＭでの振込のように送金前に相手方の名前が確認できるような仕組みにはできないものかなと思っておりますが、ただそのためにはユーザーの理解が不可欠だと思われますので、実現は難しいのであろうと思っています。メーカーさんが研究していただけると助かるのですが。
（ところで。ＡＴＭのシステムも口座番号だけ分かっていれば氏素性が誰にでも知られてしまう危険性がありますよね）
papa0108さん、とても参考になりました。重ねて御礼申し上げます。