宛名ラベル 条件付差込印刷について

質問

お世話になります。
ワード、エクセルどちらも2003を利用して、宛名ラベルの差込印刷をしています。

宛名については、短い宛名は宛名1の行に収まるのですが、
長いものについては2行になる為、途中から宛名2の列にデータを入力しています。
（印刷時に区切りのよい位置で改行をしたいため）

全てのデータにおいて、宛名の下に、さらに空白の行をいれずにもう1行入れたいのですが、
宛名が短く、宛名2が空欄のデータについては行を詰めるという条件付けは
どのように設定したらよろしいでしょうか。

初心者の為、わかりにくい説明で申し訳ありません。
どなたか教えていただけると幸いです。

よろしくお願いいたします。

回答No.2

enunokokoro

[空白を印刷しない]という設定を使う方法もありますが、
今後のために、差し込み印刷でのIF文を使った方法などを
試されてはいかが。

配置した住所部分を、フィールドコードでの表示をすると
以下のようになりますよね。（←┘は段落の改行記号を表す）

{ MERGEFIELD 宛名1 } ←┘
{ MERGEFIELD 宛名2 } ←┘

これを段落内改行（↓の改行記号で表すもの）で連結。

{ MERGEFIELD 宛名1 } ↓
{ MERGEFIELD 宛名2 } ←┘

これで一つの段落で2行分になります。
この範囲を選択して[ Ctrl+F9 ]キーで空白フィールドで
囲みます。

{ { MERGEFIELD 宛名1 } ↓
{ MERGEFIELD 宛名2 } }←┘

IF文や宛名の差し込みフィールドを追加して、以下と同じ
にしておきます。

{{ IF { MERGEFIELD 宛名2 } = "" { MERGEFIELD 宛名1 } "{ MERGEFIELD 宛名1 }↓
{ MERGEFIELD 宛名2 }" } ←┘

これで「宛名2」が空白の場合は「宛名1」のみになります。
そうでなければ2行で宛名を表示します。
この段落を[段落]書式として[段落後]を[ 1行]に設定して、
[複数ラベルに反映]すれば、ラベル内の配置が希望している
ものと同じになっていると思います。

もしも確実になっているか不安なら、[新規文書への差し込み]
である[ Alt+Shift+N ]キーなどで確認してみてください。

お礼

回答ありがとうございました。
教えていただいた形で試そうとしたところ、
なぜか(？）自動で、空白のセルのデータはつめてレイアウトされました。
（→これが、『空白を印刷しない』という設定に、もとからなっていたということなのでしょうか・・・。）

ですので、結局のところ、試さずに済んでしまったのですが、
是非、今後の勉強のため、条件付きの差し込みについても勉強してみたいと思います。

ご丁寧に回答下さり、ありがとうございました。

回答No.1

imogasi

宛名データはエクセルのシートにつくり、ラベルの配置や固定文字は（印刷の機能はもちろん）ワードの差込印刷の仕組みを使っている、と思う。両者とも２００３．
１行で納まる短い宛名
　　宛名
　　（空白行）
　　次の項目
１行で納まら無い宛名
　　宛名（前半）
　　宛名（残り）
　　（空白行）
　　次の項目
のようにしたいと書けばわかり安いのでは。表現をよく工夫して。
ーー
ワードの差込印刷は、フィールドの配置は、上からの印刷項目順序を指定する方式でなく、印刷紙面の固定行位置を指定する。
（一般の印刷などは、順次項目印刷を発行するのが多い）
だから質問のようなことは、難しい。
ワードの差込印刷は、ワードのフィールドコードの仕組みで行っているが、そこに、ＩＦという関数かプログラム類似のものが使える。
しかしプログラム未経験者や、経験者でも様子がわからず難しい。
質問者もその部類だろう。
例　http://office.microsoft.com/ja-jp/word-help/HP005187676.aspxに書いてあるようなことの延長
但しＧｏｏｇｌｅでも「ワード　フィールドコード　ＩＦ」で照会すれば記事は相当ある
ーー
それでエクセルのシートに宛名後半用の列を儲け、（宛名が短い場合は空白列になる（注））
宛名が短い場合は、空白行が（２行）入るが辛抱する、に方針変更できないか？
または長い宛名の場合は、次の空白行は無く、次の項目が直ぐ下に続く。
（注）現状のエクセルデータから、こちらの形式に移し変えは、ＬＥＦＴ関数などで（プログラムでなくとも）作れると思うが、どうか。