エクセル データを軽く出来ませんか？

質問

エクセル　データを軽く出来ませんか？

エクセルを使って、見積書、請求書を作っております。
データを残しておかなくてはならないので（再発行の為）
作ったシートをコピーしては増やしコピーしては増やし
１ヵ月毎に名前を付け保存しています。（１ファイルに３０シート分くらいあります）

シートをコピーしては使うせいか
本当に重たくて、ＰＣが固まってます。（丸いクルクルが回りっぱなしで画面が白けます）

それでは、マズイと思い色々調べてみて
シートを丸ごとコピーせずに、入力したデータだけ増やしたシートに貼り付けてみましたが
提出（印刷して使用）しているデザインのものになりません。

ダラ～っと横長のもので（ＡＢＣＤＥＦＧがそのままの幅）
文字、計算式はそのままな形でコピーされてるのですが
請求書、見積書として使いものになりません。

データ（容量）をコンパクト化でき、いつも使っている書式をそのまま使いたいです。

Windows 7、マイクロソフト　エクセル2010ver.です。

Windows Vistaが、あまりに遅いので、ＰＣを最新マシンに変えました。
（詳しい人に聞いて、買い替えてます）
ですが、思うように改善されてないので、かなりショックです。

何か、良い知恵はないでしょうか？

回答No.1

megane110 · ベストアンサー

根本的な解決にはならないかもしれませんが、シートをコピーするのではなく
ファイルをコピーしてはどうでしょうか？
例えば、請求書.xlsというファイルでシートをたくさん作っているのだとすると、
シートは数枚にとどめておき、20101105取引先名.xlsというファイルをたくさん作っていき、
請求書というフォルダに格納していけば、ファイル数はたくさん増えますがファイル自体の
軽さは維持されるので動作は軽快なままです。
古くなってきたファイルたちはZIP等で圧縮しておけば、ファイルサイズも小さくなりますし、
再発行の際は１ファイルだけ解凍して使えばいいですし、そんなに頻繁にあることでもないので楽ですよ。

お礼

教えて頂いた内容を参考にやってみました。
大変、参考になりました。
かなり快適に作動するようになりました。
有難うございました。
また、質問させて戴く際には、宜しくお願い致します。

補足

megane110　様

◎ファイルをコピー　
　　↑↑

軽くなるかもしれません。早速やってみます！（今までは、名前を付けて保存しておりました・・・）

◎20101105取引先名.xls
　　↑↑

名案ですね！ありがとうございます。目からウロコです！！！

◎古くなってきたファイルたちはZIP等で圧縮しておけば
　　↑↑

これも思いつかなかったです！ある程度しか使いこなせてなかったですね。
素晴らしいアドバイス、参考にさせていただきます！！

回答No.3

m_and_dmp

>当方、エクセル2010ver使用ですが（1048756行あります）
...は問題ないのですが、「一つの見積もり毎に一つファイルを作成するパターン」
ではなく、一見積もりが「1行のデータ部分」と、共通に使用される「印刷ページ」で構成されています。１件増えるごとに1行増えるだけなので、1年分くらいは一ファイルで使い続けることができるのですが、ご希望の「一か月毎にシートを増やしながら」作ろうとするとシートをまたいだ Offset関数の使い方を解決するのが難しく、良いアイディアがありません。
お役に立てなくて申し訳ありません。

お礼

ありがとうございました。

回答No.2

m_and_dmp

見積書・請求書の様式に図形（テキストボックス）を使っているのでページ数が多くなると重くなるのではありませんか？

一つのアイディアですが、シート１を印刷用とし、シート２をデータ用とします。
シート１は、現在使っているものを、できるだけそのまま使います。
シート２は、1件分のデータを1行に書き込みます。エクセルの行数は65536行ありますので1シートに全件のデータを記入することができると思います。

1行目は見積書・請求書に送るデータを置く場所とします。
2行目からデータを書き込みます。
データ行は1列目にシリアル番号番号(1,2,3, ....）あとは自由ですが、たとえば2列目に見積もり・請求番号、3列目に年月日、4列目に発行先、...というように作ります。

1行目に、データを拾ってくるため関数を記入します。
A1: 作成する見積書・請求書のデータが記入されている行番号
B1: =Offset(B1,A1,0,1,1)
C1: =Offset(C1,A1,0,1,1)
D1: =Offset(D1,A1,0,1,1)
以下、E1, F1, G1, ...データがあるすべての列について、同じようにします。
ここまで作ったら、A1に適当な数字を打ち込んでみてください。すると、B1以降に打ち込んだ数字と同じシリアル番号のデータ一式が1行目に表示されます。

つぎに、シート1の（たとえば）発行先を記入するテキストボックスがあったとして、それを選択した状態で、数式バーに「 = 」と記入した後、「シート2の1行目、発行先が表示されていセル」を選択します。数式バーに =Sheet2!B1 のように表示され、テキストボックスに選択したセルの内容が表示されると思います。
テキストボックスの中で =Sheet1!B1 とやってもテキストボックスの内容がセル参照にはなりません。数式バーで実行して下さい。
すると、セルの内容がテキストボックスに表示されます。そのとき、フォント、文字のサイズは、セルの内容と同じになると思いますので、お好みに設定し直します。
同様にすべてのテキストボックスの内容をシート2の1行目のセルの参照にします。
体裁を整えてできあがりです。

印刷するときは、シート2のA1に印刷するデータがある行の番号を入力してから実行します。

補足

m_and_dmp　様

アドバイスありがとうございます。
当方、エクセル2010ver使用ですが（1048756行あります）
このご説明頂いた様式で、大丈夫でしょうか？

あと、一つの見積もり毎に一つファイルを作成するパターンとの内容と認識してよいでしょうか？
一か月毎にシートを増やしながら作りたいのが、希望なのです。シートを増やいていく場合の
作り方は、どのような感じになりますでしょうか？

膨大な件数の見積もり＆請求資料を一つ一つファイル作るのが、少々面倒。という点と

一か月分に換算すると、一つ一つファイルを作成では今のデータ量と変わらないので（チャレンジした時期もありました）

一か月毎に、シートを増やしながら一つファイルを作成しようと思っており、何か良い知恵おをご伝授頂けましたらと
思いまして。。。

説明不足で、せっかく指導頂いたのですが、当方未熟の為、イマイチ理解＆活用できそうにありません。

お手数ですが、もう少し詳細に教えて頂けませんでしょうか？
よろしくお願いいたします。