FAXの度に電話をしてくる人

質問

仕事である地域を担当してから、FAXを流す度に電話をしてくるお客さんが多くて困っています。
特に急ぎとか重要とかならわかるのですが、とにかくFAXを流す度に電話をしてきて、FAXに書いてある内容を読み上げて「そういうことですからよろしく」と言うのが習慣になっているらしいのです。
こちらとしては他の仕事もたくさんあるので、いちいち電話をされてはちょっと困りモノです。
しかもFAXを流すと同時にこちらに出力されていると思っているらしく、70%くらいの確率で「まだ流れてきてませんが・・・」ということになります。
あたりさわりなく「FAXだけでわかりますから」と伝える方法は無いものでしょうか？

回答No.8

myeyesonly

こんにちは。時々いますね。そういう方。
もう書いてある内容を全部チェックしないと気が済まないって感じの人。

私自身は、ファックスは必ず先方に確認し、読めるかどうかだけ見てくださいとお願いします。
結構読めない場合ってあるので。

ですから、そういう電話が来た場合も自分なりの基準で、相手がごちゃごちゃ項目を並べたてる前に「ただいま手元で確認致しますのでお待ちください」「確かに読めますからご心配なく」ってお答えしてます。

でて来る前に電話が来る場合ですが、これも困ったものですね。そういう時は、先方の電話を聞いておいて、「無事届きました」って連絡はします。
もちろん30分待っても来ない場合は再送をお願いの電話をしますけど。

お礼

御回答ありがとうございました。
まあ結局世の中にはいろいろな人が居るという事のようですね。
気長にがんばります。

回答No.7

Pesuko

年配の方で有ります、ＦＡＸを信用していないというか、以前に未着信の事がありトラブルが出たために、毎回問いあわせが来るようになりました。

私がした対処方法。
会社の受信ＦＡＸはバッファーにたまるので直ぐにプリントアウトされない物です。

１）毎回、受信しても５分以上は手元に来ないことを説明する＞そのうち判ってくれます。

２）受信したら、直ぐに着信した旨を追加で書き込んで返信する
　例・ご注文ありがとうございました、納期はわかり次第お返事いたします＋受信者・名前。
（この為に上記文章のゴム印を作りました）

３）各注文品番の横に納期が判る度に書き込んでＦＡＸする。

以上の事をすると相手が安心して問い合わせをしてこなくなりましたが、ＩＴなんて何のその、手間ばっかり掛かって大変でした。

３）は別として、とりあえず１）・２）で何とかなると思います。

お礼

ありがとうございます。
うう、思わず私自身が回答してくれたのかと思ってしまいました。
1)→何回も説明していますが、まだ努力不足かなぁ。ついでに「そちらのFAXにエラーメッセージでも？」とか聞いてあげるときもあります。
2)→受信する前、あるいはFAXが手元にきたとたんに電話が・・・。
しかもこういう相手に限って自分のところのFAXに返信が来ているかは確認していない・・・。
3)常に実行しているんですが・・・。
やはり粘り強く少しずつ変えていくしかないようですね。

回答No.6

juissan

私にもそういう相手があります。その人は悪意とか善意とかとは違った感覚の人でしょう。そうしなければいけないと思っているのでしょう。または本当に届いたかどうかが気になって仕方がないのでしょう。内容の読み上げは自分の送ったＦＡＸの内容がチャンと届いているかも心配なのでしょう。それとも相手のことは何も考えない自分勝手な人なのかも知れません。一番可能性のあるのは最後に書いたのでしょう。打つ手はありません。

お礼

ありがとうございます。

＞相手のことは何も考えない自分勝手な人なのかも知れません。

考えてないとまでは言わないのですが、コチラの仕事の状況やハードウェアとしてのFAXの機能を理解されていないのは確かです。
粘り強くがんばってみます。

回答No.5

0shiete

確かに効率を考えると、、、
難しいですね。

私自身は、
マナーとして、FAXを送るときには電話をするように
と教わりました。
（最近は、していないですが）

参考URL：

http://www.vernal.co.jp/use/manner/12-5.htm

お礼

ありがとうございます。
そうなんです、効率の問題なんですよぉ・・・。
参考URLにあるように、大事な内容とか急ぎの内容なら電話していただいても全然かまわないんです。
それが全部なものですから、結果的に本当に急ぎのお客様に少なからずそのしわ寄せが・・・。
こまったものです。

回答No.4

ma_

ファックスがまちがって送られていないかなどを確認するため、電話で都度確認するということをすべきだということをビジネスマナーと考えているひとも少なからずいます。

お礼

ありがとうございます。
確かにビジネスマナーと考えられているようなのです。しかし同じ業界でも他の多くのお客様はこのような手のかかることをされていないのが現状です。むしろ他の業界ではマナー違反と思われるのではないかと思えるような「FAXは内容がわかれば何でもいい」的な感じです。
少しずつ考え方を変えていただくしかないようですね。

回答No.3

kijineko3

ＦＡＸが届いた時点で「ＦＡＸ受け取り確認書」なるものを、逆にＦＡＸするようにしたら如何でしょうか？

今後、御社にお手数をかけない為、○時間経過しても
「ＦＡＸ受け取り確認書」が届かない場合のみ
お電話を頂けませんでしょうか？

と、あらかじめ申し出るのはマズイでしょうか？

補足

アドバイスありがとうございます。
ただ、わざわざ電話をしてくる人の場合、回答の催促とかそういうことではないので、多分タイミング的に「ＦＡＸ受け取り確認書」を返信している途中で（あるいはその前に）電話がかかってくると思います。で、こちらの仕事が中断。
仲の良いお客さまには「いちいち電話されるとちょっと困っちゃうんだよ」って話すと「東京の人によく言われる」ってわかってもらえるんですが・・・。

回答No.2

lovely-angel

あなたにとっては、急ぎでも、重要でもないことかもしれませんが、相手にとっては重要なことなんですよ。
ちゃんと、届いたかどうかを確認したい気持ちはわかります。

電話がかかってきた時点でまだＦＡＸが届いていないのでしたら、「不明な点はこちらから電話を入れされていただきます」で良いと思います。

相手がＦＡＸを読み上げてるのに、あなたの方から中断させるようなことは難しいですよね。

補足

ありがとうございます。
確かにlovely-angelさんがおっしゃるような、「私にとってはそうでなくても・・」ということもあるかもしれません。
でも、電話をしてくる人の場合、ほとんど全部のFAXなんですよぉ。
なかにはこちらから返信のFAXを入れた後に「FAX今届きました、ありがとうございました」って電話してくる人までいます。
相手に悪意が無いだけに困っています。

回答No.1

PAPA0427

はじめまして。

なかなか難しいですね。相手の方も善意でやってらっしゃることでしょうから。

＞70%くらいの確率で「まだ流れてきてませんが・・・」と
＞いうことになります。
とうことでしたら、『じゃあ、ＦＡＸ届きましたら、分からないところは、こちらからお電話しますので』っていうのは、効果ないでしょうか？

補足

アドバイスありがとうございます。
PAPA0427さんのおっしゃるような応対はしているのですが、習慣化しているのか、あるいはFAXを流しただけだとこちらに失礼だとでも思っているみたいなんです・・・。