友人の結婚式の二次会幹事を頼まれました

質問

来月に行われる友人の結婚式の二次会の幹事を頼まれたのですが、幹事なんて初めてなので、何をしていいのかまったく分かりません。
自分なりに調べたところでは、

１、招待状の作成
２、二次会でのゲームなどのイベント進行
３、会費の徴収、清算

このような感じでよいのでしょうか。

１の招待状というのは必ず作らないといけないものなんですか？
作るとしたらどのようなものにすれば良いのでしょうか。
また、二次会について新郎新婦にどこまで相談すればよいのかも分かりません。

以前、別の友人に招待された二次会では招待状もイベントもなく、ただの立食パーティ風でしたので二次会ってそんなものなのだと思っていたのですが・・・

回答No.5

noname#109641 · ベストアンサー

なんだかいきなりの依頼で大変ですね。
他の回答者さんからのアドバイスに加えて、ご参考までに。

★会場予約について
　　１０月は結婚式のトップシーズンです。
　　ですから、会場を探すことが先決かと思います。
　　おおよその人数は聞いているとのことなので、
　　『ぐるなびウェディング』等、サイトを利用して候補を探し、
　　まずはその日・その時間が空いているどうか確認しましょう。

☆会場予約時の注意
　　・スタート時間は披露宴会場との距離、終了時間を考慮する
　　　　⇒披露宴が終っても新郎新婦はすぐに移動できません。
　　　　　披露宴ゲストを見送ってから１時間～２時間近く掛かることもあります。
　　　　　ある二次会では、新郎新婦の移動開始時間が予定を大幅に遅れ、
　　　　　さらに道が渋滞して、５０分遅れて到着しました。　　　　　　
　　・人数調整の期限を確認する
　　　　⇒キャンセル料が発生しないように。
　　・二次会であることを伝え、前後に準備・片付けの時間をもらえるか確認する
　　　　⇒二次会を２時間として、前後３０分は欲しいところ。
　　・営業補償があるか確認する
　　　　⇒貸切の場合、「最低ｘｘ人分はお支払いいただきます」という感じで
　　　　　営業補償を求められることもあります。
　　　　　ちなみに私たちの場合は４８名でした。
　　　　　４８名を下回ると一般客を入れる／入れないなら４８名分支払うという条件です。
　　・食事メインか飲みメインか考慮する
　　　　⇒披露宴から参加する方が多ければ、軽食でもいいかもしれません。
　　　　　二次会から参加の方が多ければ、きちんと食事を出した方がいいです。
　　　　　料理内容によって経費がだいぶかわるので注意してください。

★会費設定について
　　今回は新郎新婦負担ナシということなので、全ての経費を会費で賄うことになります。
　　経費の決め方としては、２種類あると思います。
　　１．会費を決めてから内容を考える
　　２．経費を考えてから会費を決める

　　１．の場合、「会費は○○○○円で」と先に決めてしまい、
　　「飲食代を除いた残金×人数分」でイベント代や雑費を賄います。
　　この場合、会費を決めるのは早いですが、残金に合わせたイベントを
　　考えるのが大変かもしれません。

　　２．の場合、まずは必要経費を出して、それを参加者で割ります。
　　男女に差をつけても、一律でもそれは幹事・新郎新婦の自由です。
　　やりたいことができるかもしれませんが、内容が決まらないと会費を
　　決定できないので、参加者への周知が遅れるかもしれません。
　　※先に出席と回答したものの、会費を聞いて欠席する方がいないとも限りません。

ひとまず急ぎのものを挙げてみました。
一番大切なのは、新郎新婦と相談することです。
・新郎側から幹事は出せないのか改めて確認しましょう。
　（新郎側に任せるのではなく、新婦側と一緒にやるでいいと思います）
・出欠確認、案内周知は新郎新婦にお願いしましょう。
・万が一、赤字となった場合の補填についても話し合っておきましょう。
・決定事項／相談事は幹事・新郎新婦で共有し、情報はみんなで持つようにしましょう。
・最終決定権は新郎新婦に持たせましょう。（新郎新婦に確認してから動く）

できる限り新郎新婦とも打ち合わせをして、
新郎新婦の納得いく内容を考えて実行するのが得策かと思います。
丸投げされても、せめて「ＡとＢがあるけどどっちがいい？」と
二者択一くらいはしてもらい、「Ｃに決めたけどいいよね？」と
最終確認をしてもらうようにしましょう。

二次会についての参考サイトをいくつか挙げてみました。
幹事のお二人だけではなく、新郎新婦にも読んでもらうべきかと思います。
http://www.k-nijikai.com/
http://homepage2.nifty.com/weddingparty/index2.html
http://www.kanzys.com/howto/index.html

長々と失礼しました。
良い二次会ができるといいですね。
一人（幹事二人）で抱えこまず、あまり無理せずに適度にがんばってください！

お礼

色々と細かいご指導有難うございます。
会場は何とか押さえられまして、開始時間も新郎新婦と話し合った結果、披露宴終了から２時間後になりました。会費は現在調整中です。
二次会の進行内容も新郎新婦側に相談しまして、ようやく何とか形になりそうといったところです。やはり相談は必要ですね・・・
ゲーム等の細かい段取りはまだこれからですが、幹事以外の友人にも協力をしてもらおうと思っています。

分かりやすいアドバイスどうも有難うございました！
リンク先のサイトもぜひ参考にさせて頂きますね。

回答No.4

noname#105808

人事ながら心配ですね。
友人さんの晴れの日のお祝いだからこそ、失敗はしたくないですよね。
私があなたの姉なら幹事は辞退しなよっていいたいです。
いろいろ要因があるのですが。。。

誰にでも初めてはあります。
二次会の幹事だってそう・・・だけど、初めての幹事を引き受けるまでに何回か他の二次会を経験してこんなのかってのかをわかっていないと難しいです。
結婚式二次会でなくても、何かの宴会や会社の懇親会とかでもいいから企画進行したことありますか？
こうした経験がないと、なかなか厳しいものがありますよ。
半分以上は知らない人たちが楽しく過ごせるようにしきる・・・これってすごく大変です。
二次会の幹事なんて簡単に人に頼むものじゃないと思います。
忙しいって自分の結婚式の二次会でしょ？
自発的に二次会しよって言ってくれる人がいないのであれば、いわゆる二次会をあきらめるのもありだと思うのです。
本当に仲のいい友人だけで、居酒屋で飲むだけってのもありだと思うのです。
来月にするってのに、まだ案内どころかどの程度の規模でするのかすら幹事のあなたが知らないってのはありえないですよ。
リストを渡されたとしてもこれから案内してどれくらいの人数が確実にくるのでしょうね。
それがわからないと適当に会場を探したあげく、予算オーバー・・・なのに新郎新婦は全てを幹事にまかせたからと見ないふりしますよ。

繰り返しますけど、結婚するのは本人たちです。
荷が重過ぎてできないって言った方がいいですよ。

どうしても・・・っていうなら、当日の受付と司会、景品の運搬くらいはがんばるからっていうのでどうです。
友人への案内は本人にしてもらいましょう。
会場を考えるのもゲームを考えるのも、景品を考えるのもです。
え～そんなぁ困るぅって言うでしょうね。
でもです。
それに流されて、苦労するのはあなたです。
苦労するだけして成功するならいいのですが、この状況では客観的にみてかなり不安です。
あなた自身の自信がないことがです。
こればっかりはどうしようもないです。
堂々と他人を仕切っていくのは得手不得手がありますからね。

お礼

ご心配どうも有難うございます。
二次会については、色々と調べたり周りの意見を聞いたりして、何とか進行表まで作成することが出来ました。

その上で新郎新婦側と話をしまして、ゲームの内容や景品、そして当日の司会進行役は新郎新婦に決めて（指名して）もらうことにしました。
招待状も本人達がメールで送るというので、当初よりは幾らかマシになったかと思います。

上にも書いてある通り、私は立食パーティ風な二次会しか知らなかったので、幹事を頼まれた時もその程度にしか考えていませんでした。
実際にはもっと大変なことだったのですね・・・
いくら友人とはいえ、安請け合いはするものではないな、と今回の件で少し反省しました；

回答No.3

noname#103594

来月のいつごろに二次会があるのかわかりませんが、
あと2ヶ月ないわけですから、今から招待状を作成、郵送、返信待ちなんてやっている時間はあんまりないかもしれませんね。
招待状を作成となると、印刷や紙のコストだけでなく切手代もかかりますしね。

私の友人は、メールでの連絡が多かったです。
そのほうが早いし、二次会ならメールでもいいんじゃないでしょうか。

あと、二次会についてもう少し新郎新婦と話し合ったほうがいいような気がします。
とにかく参加者のリストアップだけでもいますぐにしてもらうこと。

会場も決まってないんですよね？
今から会場押さえるのも大変かもしれないですよ。
10月は結婚式シーズンですからね。
大体の人数にあわせて会場を探しましょう。

お礼

有難うございます。
招待状は、新郎新婦がメールで良いということでしたので、そちらにお任せしました。

二次会の内容については、大体の進行予定を新郎新婦側に伝えて了解をもらい、ゲームについても何種類か提示して、最終的に二人に決めてもらいました。
会場もなんとか押さえられたので、これから出欠者の最終確認やゲームの下準備等に入る予定です。

何も知らなかったとはいえ、二次会ってこんなにも大変なのですね・・・；

回答No.2

-_-maako

引き受けたという事ですね？

私が気づいた点を何点か。
・幹事はあなた一人ですか？
・新郎新婦は、いくらか負担してもらえるのか？（無いなら、会費だけで賄うということですね）
・新郎新婦から、招待するゲストのリスト、人数等は聞いていますか？
・新郎新婦は、2次会の内容について一切希望は無いのでしょうか？ただの立食だけでいいのか、ゲームもしたいのか、誰かに余興をお願いしたいのか伺った方がいいと思います。
・司会はだれ？あなた？
新郎新婦が、あまりこだわりが無く、幹事に１００％おまかせ型なのかな。

招待状については、往復ハガキでもらうこともあります。
（事前に、来れるか来れないか大よその出席確認をして、来れる方にハガキを送っていたようです）
あと、最近は、ハガキではなく、ネット上でする人も多いみたいです。
もっと便利なページがあるかもしれませんが、ご参考まで。
ＰＣでも携帯でも使えるみたいですよー。
http://chosuke.rumix.jp/

参考URL：

http://chosuke.rumix.jp/info.aspx

補足

ご回答有難うございます。いくつかお答えしますと、

・幹事は私ともう一人女の子がいます。しかし彼女も初めてのことなので何をしていいか分からない・・・とのことです。
・新郎新婦の負担はありません。本人達も会費を払うだけです
・招待客のおおよその人数は聞いていますが、リストはまだ貰っていませんね
・二次会の内容について新郎新婦にはまだ確認はしていませんが、恐らくこちら任せになるのではと思います
・司会もまだはっきりとは決めていませんが、私がすることになるのではと・・・

新郎新婦たちは挙式の方で手一杯で二次会についてはほとんどノータッチみたいな感じですね。
しかし幹事が新婦側の女性二人だけなので、あまり大掛かりなことも出来ないという状況です。

回答No.1

noname#166310

招待状はしなくてでもいいです。
するなら新郎新婦が作ればいいでしょう。
そもそも列席者への連絡など新郎新婦がすべきです。
その上で受付しやすいように名簿も作成します。

進行についても新郎新婦が考えればいいです。
こちらで頭をひねって考えても、新郎新婦から文句を言われることだってあります。「どんなことすればいいの？」と聞いてみましょう。
基本的な流れは
1.受付、会費徴収、清算
2.開会をつげる
3.乾杯
4.歓談
5.ゲーム
6.歓談
7.新郎新婦より感謝のことば
8.閉会、お見送り
です。
なのでこの５を考えてもらえばいいでしょう。２～３０分です。
景品が必要な場合は新郎新婦自ら購入してきてもらうのがベストです。
搬入は幹事が請け負いましょう。

新郎新婦が企画している二次会ならば新郎新婦ができる限りのことをしたほうがもめないのです。
新郎新婦は大変でしょうが自分たちの二次会を自分たちのイメージに合うようにしたいと思えば、人にまかせるのは当日のことだけにするのが一番です。
そしてそれで幹事の負担も少なくなるし、もめないのです。

補足

ご回答有難うございます。
二次会の出席者リストは新郎新婦にお任せしているのですが、招待状を送るのかどうかは現在確認中です。こちらで作ってくれと頼まれれば作るしかありませんが；

当日予定している進行としましては回答者様と大体同じです。
ただ、ゲームは幹事が女性二人だけということもあり、あまり大掛かりな催しは出来そうにありませんが・・・
新郎新婦側にはまだ伝えていませんが、これで良いか一度確認してみます。
私たち幹事もですが、新郎新婦たちも二次会の段取りについてはまったく知識が無かったようで・・・