エクセルでエラーメッセージ

質問

エクセルのデータが開けなくて困っています。
社内で上司の依頼でエクセルデータを作ったんですが、作ったファイルを社内LANで共通に見れるフォルダーに入れておきました。そのファイルを上司のノートPCで開こうとすると次のエラーメッセージが出て開けません。「ファイルエラー　データが失われた可能性があります。」念のために自分のUSBメモリーにも保存しておきましたので、それを試してみたんですがやはり同じでした。ちなみに、周囲にある他の複数のPCで試したら保存ファイル、USBメモリーとも問題なく開けました。また上司のPCに保存されているほかのエクセルファイルは問題なく開けます。上司のPCだけで、あのファイルだけが開けません。上司が通常に自分のPCで開けないと作業が非常に不便になるので困っています。どなたかご存知の方、または、同じ経験をされた方がいらっしゃいましたらご助言をお願いいたします。OSはすべてXPです。エクセルのバージョンは職場にいるときに調べ忘れましたが、２０００だと思いますが試したPCによっては２００３もあるかもしれません。よろしくお願いいたします。

回答No.1

oyaoya65 · ベストアンサー

職場の各パソコンのエクセルのバージョンが混在している場合は、新しいバージョンで作成したファイルを新しいバージョンのファイルとして保存すると、古いバージョンのエクセルでは開けません。どのパソコンでも開ける職場で一番古いエクセルのバージョンのファイル形式で保存すれば、新旧バージョンのどのパソコンのエクセルでも開けます。

かといって、古いバージョンのエクセルは、社内で新しいバージョンのエクセルに更新していかないと、バージョンか古くて、セキュリティ的な対策が出来なくなったりします。また、取引先から新しいバージョンのエクセルのファイルが送られてきた場合、そのファイルが開けないケースが出ますので、あまり古いバージョンのエクセルは買い換えて、古いエクセル（最新バージョンのエクセルの３世代以上古いバージョン）は職場から一掃する必要があるでしょうね。

さて、前置きの件はクリアされているとして、OFFICE形ファイルが開けない原因の一番多いのが、ファイルを保存してそのファイルを閉じた後、ファイルを移動しないと、不完全なファイルが作られ開けなくなります。

ワードやエクセルのファイルは、ファイルを開くと、開く前のファイルが開いたままの中途半端なファイルの状態で保存され、新しく入力した（変更した）箇所は差分ファイルとして自動的に保存され、設定された一定の時間間隔で、差分ファイルが中途半端で開き放しのファイル（ファイルに終了マーク（1EOF）が書き込まれていないファイル）に書き出されます。
さらにファイルを入力するとまた差分ファイルの中身が蓄積されていきます。ちゃんとファイルを保存して、そのファイルを閉じないと、差分ファイルと開き放しのファイルが存在し、２つが合体して終了マークが書き込まれ１つのファイルとして保存されません。多分質問者さんは、終了マークの書き込まれないファイルを、社内LANで共通に見れるフォルダーに入れて見えると思います。ファイルを入力し終わったら、そのファイルを保存してから、「必ずそのファイルを閉じて下さい」（あるいは「エクセルを終了させて下さい」）。そうすれば開けない不完全なファイルとならずに済みます。
やってみて御覧なさい。多分開けない問題は解決するでしょう。

お礼

oyaoya65さん、ご丁寧なアドバイスありがとうございます。職場に帰ったときに早速色々試してみたいと思います。ほんとにありがとうございました。