ナレッジマネジメントシステムの導入効果について

質問

現在、社内でナレッジマネジメントシステムの導入を検討しています。
主にファイル等のコンテンツ検索と情報共有を目的とした掲示板の設置なのですが、このようなシステムの導入について、その導入効果を定量的に数値で示せと言われてしました。
定性的なことは説明できるのですが、定量的に...となると導入前と導入後とを比較しての作業工数削減とか...になるんだろうと思います。
でも、導入前の検討段階から、そのような数値を具体的に示すというのはなかなか難しい気がするのです。
このような場合、どう定量的に示すべきなんでしょうか？　事例などがありましたら教えてください。
また、実際に導入前と導入後の工数削減等を測定したことがあるという方、いらっしゃれば参考までに　その値をおしえていただけますでしょうか？
よろしくお願いいたします。

回答No.3

tsukasa-ms

ＫＭ関連の書籍をチラチラ覘いてみましたが、評価指標に一定のやり方はないようです。
少ない評価事例のなかでも、たった一つ見つけた数値評価事例が日本ロシュのSST（Super　Skill　Trnsfer）プロジェクトの評価でしたが、
この場合でも、SST参加MRと非参加MRの業績を、指数化して時系列比較しているだけのことでした。
指数の算出要素がどのようなものなのかは、分かりません。

KMの場合、導入したシステムが使いにくいものであれば、利用しなくても咎められない場合が多いと思います。
ですから、究極の効果がでるまでには、機械設備よりもより長い時間が必要になると想像されます。

機械設備と違って、使い方を間違えても、また、全然使わなくても、システムが劣化することはありません。だけど、成果は出なくなります。

私は、「いくら成果がでるのか」よりも「目標成果を出すために、こんな努力が必要だ」と言うことのほうが重要だと思いますよ。

お礼

ありがとうございます。
やはり、あまりよい事例はなさそうですね。
私もNTT等での導入事例の話を雑誌の記事等で見ましたが、具体的な指標みたいなものはありませんでした。

>>私は、「いくら成果がでるのか」よりも「目標成果を出すために、こんな努力が必要だ」と言うことのほうが重要だと思いますよ。

確かにそうなんですが、出資側（経営層）は、投資することでどれ程の効果（作業効率UPによる工数削減、コスト節約）が期待できるか？　という観点で評価するのが主流であることが、なかなか難しいところです。
しかも、過去に似たような取組みを行って失敗した（システムが放置状態になった）ことがあったらしく、具体的な数値とその根拠が納得できるものでなければ経営層も許可できないでしょう。

こういうものを導入している企業は多いと思うのですが、各社も具体的な評価手法を確立できていない...ということなのでしょうか？
それとも、そういう効果指標そものものノウハウの１つなので、あえて表に出てこないということなのでしょうか？

いずれにしても前途多難です...。

回答No.2

tsukasa-ms

再び＃１です。
○○システムであれ、○○マシンであれ、投資活動であることに違いはありません。
設備投資計画の実行に承認を得ようとしたら、投資予算と期待効果が金額で説明できなければダメですよね。
例えば、既存設備よりもスペックが高い設備を導入したい、というときには、「予算○○万円の設備が欲しい」とだけでは承認されないでしょう。
予算○○万円の設備を導入すると、年間で○○万円の原価低減ができます。
法定耐用年数の○年間、予定通りに稼動させれば、累計○○万円の期待効果があり、この設備投資案は妥当ですので承認してください。
というのが、普通のパターンだろうと想像します。
また成果刈り取りについて、ですが、これも機械設備のケースと比較して考えてみるのが良いでしょう。
機械設備を導入するときにも、本当の効果は、稼動させてみないと分からないのが普通なのではないかと思います。
目標としている成果や効果が得られるように、皆さんがそれぞれ努力するからこその成果なんでしょう。
ご質問案件のケースにおいても、ただ新システムを導入しただけでは、何ら成果は望めないでしょう。
新システムを導入したら、旧来のやりかたは捨てる、というくらいのことを考えてみてください。
また、ターゲットにしている潜在利用者の方たちと、最終目的と目標値を共有しておいたほうが良いでしょう。
何にも努力しないで、成果だけ得ることなんてあり得ません。
いくらできるか、ではなくて、いくらまでやるか、が問われているのでしょう。
それがコミットできない投資案件は、やめたほうが良いですよ。
後で、無力感だけが残りますよ。

スミマセン。蒟蒻問答みたいでしたね。　　頑張って！

お礼

いえいえ。おっしゃっていることはごもっとも。
理解はできます。
ただ、具体的なアプローチがわからなくて。
それで、前例とかを参考にしたいのです。
設備導入の例も同様ですが
「予算○○万円の設備を導入すると、年間で○○万円の原価低減ができます。
法定耐用年数の○年間、予定通りに稼動させれば、累計○○万円の期待効果があり、この設備投資案は妥当です」
といって承認を貰った場合、本当にその効果があったのか？ということは評価されるべきであると思います。
だからこそ、後でちゃんと評価できる論理で想定効果をというか目標の設定をしておいたほうがいいと思っています。
設備マシンとかは、そのスペックアップで作業時間短縮とかが語れそうですし、業務アプリケーションの場合も、その業務アプリやERPソフトなんかを提供している会社のカタログ値なんかを言えばよさそうですが、今回のナレッジ・マネジメントシステムなんかは、そういうものはないので、他社の評価事例を参考にして同等の効果を得られると想定した目標設定をした方が説得力もあるし、後々の評価もやり易いのではないか？と思っています。
そんなわけでナレッジサーバ導入における事例とか、評価のやり方（マニュアル的な手法とか）があれば知りたいのです。
何かご存知ありませんか？

回答No.1

tsukasa-ms

導入する目的が何なのか、もう少し深堀してみてください。
例えば、(1)高度な技術、技能を若手に普及させて人材育成を図る。
(2)異なる事業部間で、顧客のニーズに関する情報を迅速に共有する。
(3)小改善事例を共有する。
(4)品質面、安全面のヒヤリハット事例を共有する。
などなど、想像するだけでもワクワクしませんか。
(1)だったら、開発・生産のスピードアップと品質向上が期待効果。
(2)だったら、顧客対応力とスピードアップによる高付加価値製品の受注。
(3)だったら、事例展開によるロスの削減。
(4)は情報共有による潜在リスクの回避。
まだまだ沢山ありそうですが、こうやって考えれば定量効果も結構あるんじゃないですか。
要は、今までできていなかったことをやろうとするのは、何のため？
と考えることではないでしょうか。
イメージとターゲット（ＩＴ）→指標→現状値→目標値、ということで掘り下げてみてはどうでしょう。

お礼

コメントありがとうございます。
導入予定のものは、この「おしえてBP！」のような情報交換＆共有のようなものと、それにコンテンツを関連付けさせてナレッジ化を図るようなものです。
導入目的としては、ノウハウ共有や過去の教訓を活かし、作業のロスをなくしていくことで、コメントでいただいた
(1)開発・生産のスピードアップと品質向上が期待効果
が一番の導入の目的というか理由なんですが...。
こういう場合、たとえば『本システム導入によってA～F工程における生産性が20%アップする』とか『品質が10％向上する』とか『生産性の向上と品質向上で、今年度の開発コストが昨年度と比べて30%削減される』とか断言できれば「導入効果」として非常に明確な値なんでしょうけど、実測もしていないのに、どうやって○%の工数削減とか、○％の品質向上とか言えるのでしょう？
>> イメージとターゲット（ＩＴ）→指標→現状値→目標値、ということで掘り下げてみてはどうでしょう。
うーん、イメージとしては、導入前だといろいろ人脈を伝って情報を収集したりするのに、数時間かかったものが、本システムで過去の事例を探し出して参考にすることで１Hで済んだから生産性が上がったという事例が全体の７割...とか言えたら、ある程度明確なんでしょうけど...。質問を書き込んでも、マトを得た回答を得られない、とか、すぐに回答をもらえない、とかで人脈で情報収集していた頃と時間的に変わらなかったりするかもしれませんから、生産性が上がったとはいえないパターンもあると思います。このような状態が全体の何％程度を見込んでおくのが妥当なのか？は実際の運用状況がわからないと、見込めません。それに、こういうものは短時間で効果が得られるものではなく、情報が蓄積されて初めて効果が出るわけですから、即効性を求めてくる方々にどうやって導入効果を示すべきなのか...。
とにかく、こういう「おしえてBP！」のような情報交換＆共有のできる仕組みののようなナレッジ・マネジメント・システムの導入を検討し、実際に導入して効果がでた事例なんかを示すことができたら、
「ウチの部門だって、導入すればコレだけの効果が期待できますよ」
とか言えるんじゃないかな～とか思ったりしているんです。
こういうシステムの導入効果をどう示すべきなのか、事例というか、パターンみたいなものはないものでしょうか？