決算書の作り方

質問

ボランティアで総予算10万ほどの会の会計を任されています。町の補助金を使っているので、町に会計報告をします。市販の出納帳を使っています。
年度末、収支を決算したところ少し赤字になりました。が、その分は町からの補助金で埋められる額なので（決算の提出先です）わかるだろうと、赤のままにして監査に出しました。
監査のばーさんから「赤ではいけない」と散々説教を受けました。どうすればいいのでしょう。ちなみに、数百円です。

回答No.2

himara-hus

＃１です。
予算に対してオーバー（赤字）することと帳簿上お金が足りない（合わない）こととは違います。当然、別の問題になります。
　今回の監査では、まず帳簿が合わない事について指摘されていると思います。メンバーの頭の中だけで、数百円を誰々が出しているから、来期の予算で払いましょうと思っているだけで、人が変れば帳簿上何も分りません。
　予算オーバについては、町の予算（公的なお金）ですから、その町のルールがあると思います。勝手にオーバしていいと言うものではないでしょう。つまり町の役所の担当者と相談し、ルールに沿った処理と帳簿への記述が必要になります。

お礼

お答えありがとうございます。自分なりに考えてみました。
実際には立替えている人間がいて、その立替え分がすなわち赤字である。という訳ですが、それはわたしの頭の中で解っていることであって、帳簿に反映されていない。それではいけませんね。
立替えている分を『借入金』として処理しようと思うのですが。（赤字分を立替え金でまかない、収支を0にする）

予算はなく（予算オーバーということはない）収支が赤になったということでした。

こんな感じでよいのでしょうか。

回答No.1

himara-hus

その数百円は、どうされているのですか？
誰かが寄付するのなら、そう記述すればよいでしょうし、町から補填してもらうなら担当部署に話をし、お金をもらって処理する必要があると思います。要は、帳簿と現金が合っていないことが問題なわけです。

お礼

早速の書き込みありがとうございます。
『その数百円』は、担当者が自分のお金で払って私のところに領収証を持ってきたものなので、来年度の収入（来年度早々に今年度の補助金の残額がもらえる）まで待ってもらっています。
会が個人（支払いをした人）に借金している形になっています。

今ひとつ納得がいかないのは、収支決算は『赤』ではいけないのでしょうか、ということです。よろしければご教示ください。