マンション総会で、議決権行使書は一般的？

質問

マンションの理事長をやっています。

近々、来客用駐車場・バイク置き場の増設で、臨時総会を開きます。

今年の春入居したマンションで、設立総会以来、組合員の手で総会を開くのは初めてです。

総会を開くにあたって、委任状だけでなく、「議決権行使書」は必要でしょうか？

ある理事に言わせると、「議決権行使書」であらかじめ議決を募ると反対票も多くなり、可決されなくなる恐れもあるので、委任状だけでいいのではないか、とのこと。

しかし私としては、きちんと議案書をつくって、出席できない組合員にも考えてもらい、意思表示をしてもらいたいのですが…

また、反対する理事がいる場合、理事長ひとりの裁量で（反対を押し切って）議決権行使書を採用していいのでしょうか？

よろしくお願いします。

回答No.2

st_tail · ベストアンサー

マンション管理会社に勤務しております。

一言で言ってしまうと、議決権行使書は、付けても付けなくても構いません。ただ、法的には区分所有法第３９条第２項で「議決権は書面で、または代理人によつて行使する事ができる。」と定められておりますので、議決権行使書を付けなくても、便せん等に「議決権を下記のように行使します。」と明記して賛否の意思表示はできます。これを無視する事は許されません。

また、理事会の決定は、標準管理規約では、「その議事は出席理事の過半数で決する。」とされております。つまり、例え反対する理事がいらっしゃっても、理事会で過半数の賛成を取れば、それは理事会決定になります。

どうも、ご質問の内容を拝見すると、賛否両論ある議案の様ですね。このような時は、私なら「議決権行使書を付けた方が良い。」と御提案します。なぜなら、もめそうな問題ほど、きちんと意思表示の手段を確保して置いた方が、後で言いがかりを付けられずに済むからです。
＃１の方も書かれていますが、委任状だけでは、議長裁決になった場合に、後でもめる可能性が大きいですよ。きちんと議決権行使書を含めて過半数なり、３／４なりを確保しておけば、誰も文句は言えません。（今回は共用部分の変更にあたると思われるので、３／４の賛成が必要ですね。）

逆に、議決権行使書を付けることで否決されるような議案であるなら、再度理事会で内容を検討した方がよいと思います。

お礼

どうもありがとうございました。
参考になりました。
今回の臨時総会は、議決権行使書をつけることにします。
今後とも宜しくお願いいたします。

回答No.1

supply

スイマセン。
マンションではなく一戸建ての住人ですが回答させていただく事をご了承してください。

私の考えですが結論から言わさせていただくと、議決権行使書は必要無いと思われます。

質問者様はきちんとした議案書を作成して組合員にも考えてもらい、議決権行使書にて意思表示をして欲しい考えは判ります。

私個人の意見ですが議案書と委任状を同時に回覧する事により、委任状を提出される方は賛成したと言う意思表示にも当てはまると思います。

どうしても反対したい人は委任状ではなく総会に参加するのではないですか？

少しくらいの反対者は、正直言って面倒等の理由で委任状を提出しますが、議決権行使書にてあらかじめ議決をとると間違いなく反対票となり、理事長判断となります。

理事長判断となると採決の結果を問わず、後々に面倒な事になる可能性が考えられます。
・裁決：反対派からの苦情
・否決：賛成派からの苦情

マンション等の（町内会でもそうですが）人間関係は大抵の方は一生続くわけですから、無駄に反感を買わない方が得策と思います。

参考にならない回答で申し訳ありません。

お礼

どうもありがとうございました。
参考になりました。
今後とも宜しくお願いいたします。