サーバー利用ガイドライン作成について

質問

入社３日目にして、会社のサーバー利用についてのガイドラインを作成するように
上司から言われ、困ってます。
どういった事を明記すればよいのでしょうか？
参考文献などなかなか探せなくて困ってます。
第一、サーバーを何にどう使おうっていうのかっていう意図すら分かりません。
いったいサーバーってなんなんだ？状態になってきてしまいました・・・。

小さな事でも結構ですので教えて下さい。

回答No.2

wa_jiro · ベストアンサー

ＢＡＮＡＮＡＮ５さん、こんばんわ、そしてお疲れ様です。
回答補足を拝見させて頂きました、居残り残業模索状態との事、お疲れ様です。
しかし、これは、考え様によっては、非常に為になる一歩なのではと思います。

貴方は、書類とデータがバラバラである事に気づき、そして、それらを管理する
提案をしたのですから。

そして、提案をするのであれば、私は、問題解決型の提案をすべきだと思います。
今、貴方は、その玄関先で悩んでいらっしゃいます。
もうひとふん張りだと感じられます。　頑張りましょう、すこしだけかも
知れませんがお手伝いできます。

まず、整理からはじめましょう。
１．貴方がお感じになった書類とデータがバラバラとの事。
　　これは、貴方が使いたい書類（紙）を見て、それらの内容の元をお使いに
　　なりたいが、それがどういったファイル名でどこに保存されているのか
　　分からないとの事でしょうか？。
　　また、これらの書類は、どういった分類なのでしょうか？
　　そして、これらの書類には、文書番号及び版数はついているのでしょうか。
　　もし、これらの書類が具体的に、
　　見積書であった場合には、見積番号が付番されいる筈ですよネ。
　　そして、その見積番号は、企業として、取引先に対して、自社内に対して
　　重要な意味付けがある筈です。
　　もし、これらの書類が具体的に、
　　契約書であった場合には、契約番号が付番されている筈ですよネ。
　　もし、これらの書類が具体的に、
　　企画書であった場合には、その文書番号と提出日と版数がある筈です
　　上記のように、まずその書類の分類・整理をはじめましょう。
　　そうする事によって、その書類の企業にとっての意味付けが正確に
　　分かります。
　　これらを整理し、企業外に提出する内容物と企業内での書類にその分類の
　　意味付けが把握できます。
　　企業外に提出する書類には、その結果に対して、見積書、契約書、注文書
　　等の有機的な繋がりが発生しますし、その時点の内容には、大きな意味合い
　　が存在します。（金額内容、条件内容等）
　　そして、それらは必ずユニークな番号がつけられる筈です。
　　そして、そのユニークな番号には、必ず意味合いがあると思います。
　　これらが把握できれば、もうその仕事の大半は終了です。
２．上記で整理できた内容の大分類を作りましょう。
　　そして、その大分類ができたなら、次に、その大分類から有機的に
　　繋がる書類の分類を考えてみましょう。
　　（例）
　　企画書‥‥見積書‥‥契約書‥‥納品書‥‥請求書
　　　　　　　　　　　　　‥‥注文書（仕入先）‥‥受領書‥‥請求書‥‥支払
　　　　　　　　　　　　　‥‥出荷指示書‥‥配送手配書‥‥受領書‥‥
　　と流れてくる筈です。
３．ここで休憩して下さい。（煙草をお吸いになるのなら、いま整理された
　　　　　　　　　　　　　　内容をゆっくり眺めて下さい。）
４．貴方は、書類とデータがバラバラで使いづらいと仰って提案されました。
　　この点を中心に、もう一度チェックして下さい。
　　取引先より、電話があり、その見積書の明細の納品日がしりたいとの事
　　だったが、その内容がどこに保存されているのか不明だ。
　　だったら、その見積番号さえ分かれば言い訳です。
　　それを引っ張る事により、その契約内容及び納品予定日そしていつ
　　請求するかまでのデータが一連で見られたら良いのでしょう？。
５．ここまでくるともう心配はいらないと思います。
　　後は、上記の整理した内容に、付番とあわせた命名規則を設定するだけ
　　です。
６．これが確立すると、貴方の職種である事務だけでなく、営業、総務、経理
　　全ての方にとって大いなる効果があがります。

これらの事は、ＩＳＯの前段階に行う重要な仕事です。
恐らく、貴方がこのコーナーでなく、コンサルティングに質問をされていたら
かなりの方のご回答があったのではないかと思います。
また、システム関連に投稿されても、システムエンジニアは、これらのファイルの
名前を付けて保存管理を、命名規則としてご回答になると思います。

始めは、ちょっと戸惑うと思いますが、あまり大きく考えず、自分が楽になる為に
どうしたら良いか（どう保存されていたら楽かをスタートにすると）を考える事
です。
そして、それらをゆっくりと、今度は、貴方の中にいるもう一人の冷静な目で
みる事です。
必ず、答えはでます。

貴方は、提案を行ったのですから、「バラバラ」という言葉を使って。
サーバ利用ガイドラインという言葉に惑わされてはいけません。
サーバは、只の道具です。

長くなりましたが、貴方が成功する事を疑ってやみません。
頑張って下さい、明るい明日が目の前です。

お礼

非常にわかりやすく説明して下さってありがとうございます。
まさしく「サーバー利用ガイドライン」という言葉に惑わされていました。
これだけでびびっていた状態です。
ちゃんと目の前の事から目的を把握していけばオロオロすることもなかったのですね！
昨日は結局23：30に終わらぬまま退社しました。
今日も１日かかって取り組みです。
参考にさせて頂きます。
方向性を教えていただき、ありがとうございました。

回答No.1

wa_jiro

ＢＡＮＡＮＡＮ５さん、こんばんわ。
ご質問の意図する事は、充分に分かるのですが、サーバ利用の
何についてお知りになりたいのでしょうか？
余りに広範囲なので、どれを重点的に回答したら良いか分かりません。
Ｗｅｂサーバ、メールサーバ、ファイルサーバ、…
まさかとは思いますが、アプリケーションサーバですか？

失礼ですが、職種は、システム関係ですか？

現在お使いのサーバは、何の目的を持って構築されているかを
教えて頂ければ、ある程度の想定は可能ではないかと思うのですが…。

補足

早速のお返事ありがとうございます。

まだ居残り残業模索状態です。
私は職種は事務です。。。。（余計泣）
書類とデータがバラバラなのでそれを管理する案を出してまして、書類とデータとサーバーでの管理方法が柱になると言われました。
さっき少しだけ資料をもらったものを見ると
「ファイル名のルール」に関するものでした。
例えば、日付は半角で記入とか、
企画書のファイル名は半角で３文字の言葉とか、、、、
実際、私もどこまで何を決めるのやら全くお手上げ状態です。
ガイドラインなんて今の時点まで中身なんて読んだ事もない無知な人間なのです。
困り果ててます。
こういう事がさらっとできるのが常識なのでしょうか？
そんな疑問までもってきました。。。

話がそれましたが、何か注意事項など少しでもいいので情報があったら
教えて下さい。