納品書の保存について教えて下さい。
- 個人事業主で食品の卸をしています。自社で在庫は持たず、製造と発送は委託しています。
- 自社のパソコンでPDFの納品書を作成し、製造委託先に送信します。
- 製造委託先は商品に納品書を同梱して発送します。自社で作成した納品書(PDF)だけで保存することは可能ですが、自社で発送する場合は納品書を紙に印刷して保存する必要があります。
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納品書の保存について教えて下さい。
個人事業主で食品の卸をしています。 自社で在庫は持たず、製造と発送は委託しています。 <処理の流れ> 自社のパソコンでPDFの納品書を作成 ↓ 製造委託先にFAX(パソコンからFAXにデータで直接流して送っており、紙では出していません) ↓ 製造委託先は商品に納品書を同梱して発送 以下2点についてご回答をお願い致します。 【質問1】 ・上記の場合、保存しておく納品書の控えは、 自社で作成した納品書(PDF)だけで問題ないでしょうか? 【質問2】 ・仮に自社で発送する場合は、納品書は紙に印刷する事になるので、 印刷した納品書をスキャンするか、紙にコピーして保存という事になるのでしょうか? それとも、納品書(PDF)の保存だけでOKなのでしょうか? 以上です。ご回答をお願い致します。
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質問1 PDFだけで構いません 質問2も同様です PDFだけで構いません 別処理方法にすると間違いが発生しやすくなります。 自社発送か委託先発送かは紙のある、なしではなく 別方法で管理できていれば問題ないでしょう
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- himat_ex
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自社でPDF作成したのであれば原本がPDFになるのでそれを保管すればOKです。印刷物は二次書類なので控え扱いで保管の必要は有りません。ただ初期の電帳法だと控え保存もNGで廃棄しなければならなかったのですが、昨年10月、だな確か、そのときの改訂で原本として使えないだけで、強制廃棄は課せられなくなりました。取って置いても違法にならなくなっただけで、原則廃棄は変わってない事に注意。
お礼
ご回答ありがとうございました。
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お礼
ご回答ありがとうございました。 他回答者のご回答も大変参考になりましたが、 ご回答が早く、かつ簡潔なご回答者様をベストアンサーにさせて頂きました。