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納品書の控え
取引先に送る納品書をＡ４の紙で出力しています。 納品書自体は、取引先に送ってしまうので良いのですが、 控えがＡ４の紙だと、とても嵩張り、紙や保存場所のスペースの無駄だと思います。 例えば、納品書は普通にＡ４で出力し、控えは納品書のデータを１日分まとめた一覧表をＡ４で出力し、保存するのでも良いのでしょうか？ よろしくお願いします。
- 財務・会計・経理
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原票となる証憑はバックアップして保持しているとしたら 一覧表でも以下の要件が満たされていればいいと考えます。 １．取引（納品）年月日 ２．取引先の氏名又は名称 ３・取引金額 ４．取引の内容（原票と同じ内容）
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- fusajii
- ベストアンサー率51% (240/467)
スペースおよび紙資源の無駄です。 パソコンであればバックアップデータを取って 保存しておけば問題ないと思います。 法律上は電子証憑を承認していませんが いつでも印刷できるとしたら それは紙で証憑を保存していると 言えなくもないと解釈できるからです。 いつくるか分からない税務調査に備えて いちいち納品書をプリントアウトし 保存期間義務が無くなったら廃棄処分するというのは 環境社会への順応の理に反すものであり もしダメだと言うなら 私なら徹底抗戦し、不服審判所に申し立てるでしょうね。 たとえ負けるとしてもね。
補足
電子データではなく、紙での保存を考えています。 例えば、１日に10件出荷(売上)したとします。納品書は10枚出ます。 控えも10枚になります。この控えの10枚を出荷(売上)一覧表みたいのを出力して、1～2枚に抑えたいのですが、一覧表での明細が（税務調査などで）有効かを知りたいのです。 よろしくお願いします。
- taiken-23
- ベストアンサー率27% (77/285)
手書きの納品書も売っていますが，もしかしてワードプロセッサーで出力「プリント」したものを取引先に送って控えを綴っていると思いますが，Ａ４は確かに無駄です。パソコンならソフトウエアもありますが，これも小規模な所は面倒かも知れません。 弊社はカーボン紙付きの一冊綴りの市販の納品書を使っています。案外便利です。間違った時は×で訂正しています。収納場所もＢ５より小型なので扱いがよいです。参考まで。
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