エクセルについて

質問

どちらに質問していいかわからずこちらに投稿させていただきました。
当社での製造数が増えたことに対応する目的として納品書、請求書をパソコン管理することになり、エクセルでテンプレートなどの作成をしましたところ、納品書の発行済みのデータが残っていると助かるといわれ、データベースとリンクしたテンプレートにしようと思ったのですが、テンプレートウィザードでリンクさせると納品書の品名、数量、単価、金額が横並びにしかデータベースにながれず、困っています。
納品書の品名などの記入欄は6行あります。
出来れば品名などは縦に出力されて更新されていくようにしたいのですがどのような方法があるでしょうか。
書籍やインターネット上で調べられる範囲では調べてみたのですが私の求める回答が得られなかったので初心者的な質問で申し訳ありませんがエクセルに詳しい方がいらっしゃったらよろしくご指導ください。

回答No.5

noname#230359

どのくらいのレベルの要求か把握しかねますが、
納品書-納品書明細といった表が入れ子になったデータ構造をお望みなら、リレーショナルデータベースの範疇ですからEXCELでは無理でしょう。

あるいは例えば、品目コードとその品目名、単価、数量、金額といった明細部分が一行に横並びな、非正規化されたデータ構造であっても、６行制限に合わせて運用するならば、データベースとしては不満があっても運用できないことは無いかもしれません。
この場合に、単なる表示書式として一品一列にしたいだけであれば、EXCELの文字列関数だけでもそれなりに対応可能でしょう。
複数行に一件のデータを入れてしまうと管理が難しくなるので、１セル内に複数行の文字列を作ってしまえば良いのではないでしょうか？
CHAR(10)でセル内改行できますので、
=品目コード1&" "&品目名1&" @"&TEXT(単価1,"\#,##0")&… &CHAR(10)&品目コード2&" "&品目名2&" @"&TEXT(単価2,"\#,##0")&… &CHAR(10)&品目コード6&" "&品目名6&" @"&TEXT(単価6,"\#,##0")&…
として、セルの書式設定を「折り返して全体を表示する」にし幅を調節すれば、セル内で６行が折り返して表示されます。
この算出セルの参照元の列をごく狭い幅にしたり非表示にしてもいいと思います。

回答No.4

noname#230359

いろんな意見が出ていますが、現実的に考えたら伝票印刷ソフトの導入をお薦めします。

　回答者の皆さんがご指摘のように、Excelで自動処理するにはマクロやExcelVBAが必要ですし、
Accessは初心者の方が覚えるには少々難解です。いずれも日々の処理の中でエラーが出たりする
と後始末に追われてしまいかねません。
ご自身のスキルアップの為に勉強するのであれば問題ありませんが、ご厚意でやっている頼まれ
仕事であるならば、あまり深入りするのは避けた方が良いかと思います。
あなたのご厚意が依頼した方の成長を妨げてしまうことにもなるからです。
それと、あながご自身が処理されるならともかく、パソコンにさほど詳しくない方が処理するので
あれば、その方にとっての使いやすさや安心感も必要だと思われます。

　閑話休題。市販ソフトの伝票印刷ソフトなら、｢伝票印刷５｣が実売価格￥6,000～7,000程度、
お金を掛けたくなければフリーウェアの｢伝票印刷プログラム｣等の選択肢もあります。
使い勝手等は不詳ですが、時間と労力をかけて作るより便利だと思います。
いずれのソフトもデータ保存が前提であり、｢伝票印刷プログラム｣の場合は伝票一件毎の印刷･
保存となり、発行済みデータの再印刷は可能ですが集計作業には対応していません。
｢伝票印刷５｣の方は、ExcelやAccessとの連携・集計作業にも対応し、専用伝票でなくても印刷
可能等、市販ソフトゆえの魅力があります。

●｢いんさつ どう？ラク！伝票印刷 ５｣※帳票で有名なHISAGOグループのＴＢ株式会社の商品です。
http://www.templatebank.com/software/products/CIDD23/Default.htm
※体験版もダウンロードできますので、試してみられてはどうでしょう。
●体験版ダウンロードはこちらから……他の伝票印刷ソフトもあります。
http://www.templatebank.com/software/

●｢伝票印刷プログラム｣※フリーウェア
http://www.vector.co.jp/soft/win95/。business/se258998.html?site=n

　｢伝票印刷プログラム｣のＨＰがヒットしないようです。
作者さんの公式ＷＥＢサイトを紹介しますので、こちらからダウンロードください。
http://soft.ygns.ne.jp/

参考URL：

http://www.templatebank.com/software/products/CIDD23/Default.htm http://www.templatebank.com/software/ http://www.vector

回答No.3

noname#230359

請求書と納品書のフォーマットは、よく文具店で売ってる冊子のような形式なのでしょうか？
６行の使い方は、上商品の備考として使ったり時には別商品として扱ったりさまざまではないですか？
そういうのは根本的に改めて、データ入力はエクセルで１件１行の形式にして、テーブルリンクされたアクセスのレポートで納品書請求書の形式にして印刷するというのにした方がいいと思いますよ。
項目としては、品名・数量・単価・金額の他に客先名・受注件名・受注日・納品日・請求書／納品書区別・備考１・備考２～など増やし、データが他の行と重複しないようにする必要があります。

アクセスのレポートの取り扱いは最初面倒ですが、今回のケースだと簡単なので試しにやってみてはいかがですか？
本当はデータ入力もアクセスならいいのですが、割と重いのとデータが即時に更新されることもあり、出来ればワンクッションおいてエクセルで入力した方が安心出来ます。

それでも今はHDD容量が多いので、1日数10件くらいなら無理せずシートそのまま保存していってもいいかもしれませんね。
発行済みの書類はファイルに綴じてるだろうし、発行済みのデータが残ってればいいというのは単に前のデータを流用したいという事でしょうし。

回答No.2

noname#230359

＃１さんのご指摘のようにExcelVBAで処理可能です。例えば納品書､請求書
そのものをエクセルで作成し、別シート(同一のブックです）をデータベー
スとして構成することは可能です。
当然､条件を絞り込んでのグラフ出力に対応するマクロも可能です。
ただ、ここで指導するには複雑すぎます。しかし、慣れた人なら１日あれば
作成可能です。そのレベルです。
がんばってください。差しつかえなければ当方でも作成可能です。（有償に
なりますが）

回答No.1

noname#230359

データベースと仰っているのは、Excelで作成された表でしょうか？
もしくはAccessや別の管理系システムのデータベースですか？

Excelのデータと納品書・請求書発行をリンクさせるのであれば、ExcelVBAを使用すると自由にやりとりさせる事ができますよ。

別途データベースとのリンクは自分も詳しくありません。

現状のExcelだけでは、帳票を発行した履歴を残すという処理は出来ないと思います。
ご質問のような動作をExcelで行うにはマクロが不可欠です。
この機会にお使いになってみてはいかがでしょうか。

もしくは納品書・請求書が発行できる既存ソフトを購入された方が良いかも知れません。

あまり解決になっておらずすみません。

お礼

早速の回答ありがとうございます。

データベースはエクセルで納品書、請求書とは別に新規でbookを開いて作成しました。

ExcelVBAでのやり取りというのはどのようにすればいいのでしょうか？
マクロを組んだりするのは私にはまだ難しくて出来ないのですが・・・