Ｗｏｒｄの差込印刷による名簿作成

質問

エクセルからデータを引っ張り、Ｗｏｒｄの差込印刷で「名簿」を作成しようとしています。
２段組で左右に表が並ぶ名簿が作成できましたが、レイアウトでつまづいています。
普通にデータ差込をすると、すべてのデータが最後まで綺麗に並んでいる状態ですが、
実際には、一定の区分に従って、名簿を途中で区切り、見出しなどをはさんでその下左列から
名簿が再開するような体裁にしたいのですが、なかなかうまくいきません。
よいお知恵がありましたら、ご教示いただければ幸いです。よろしくお願いいたします。

※添付画像のような状態にしたいのですが、差込印刷を使うと、こうした体裁がなかなかできないのです。

回答No.2

enunokokoro · ベストアンサー

No.1の回答にも書きましたが、部署ごとの区切りとして、段落で
区切ると補足にあるようなレイアウトになります。

部署の区切りとして、セクション区切り（現在の位置から開始）を
挿入すれば、総務部と経理部が同じ2段の[段組み]であっても、
別の段として開始してくれます。
http://www.eurus.dti.ne.jp/~yoneyama/Word2007/word2007-section.html
これを使うことで部署ごとに上下に分割は可能です。

段をまたぐ部署名の見出しについては、少し工夫が必要です。
古くからWordを使っている人ならば知っていると思われますが、
[レイアウト枠]を使って左右にまたぐ見出しを配置できます。
テキストボックスなどでは対応しにくい、スタイルとして登録が
できるものならので、3行ぐらいの高さがあり左右をまたいでの
幅を設定したレイアウト枠を含むスタイルを登録します。
分割した表の前に、1行用意して見出しを記載します。
この見出しにスタイルを適用すると、レイアウト枠で囲まれてる
指定フォントのものが用意できます。

※[レイアウト枠]をスタイルとして登録する方法
新しいスタイルとして、見出しとして名前を付けて用意します。
（この段階ではレイアウト枠は設定しなくてもよいです）
[スタイルの変更]ダイアログにある[書式]ボタンを押します。
その中のレイアウト枠を選択。

[レイアウト枠]ダイアログが開いたら、[サイズ]の[幅]を本文の
幅ぐらいで[固定値]での設定値を登録し、[高さ]も3行ぐらいの
[固定値]で設定値を登録します。

[水平方向]と[垂直方向]では、[基準]を[段落]にして、[位置]を
[ 0 mm]にしたままにします。
これで[ OK ]しスタイルをします。
見出しのスタイルが適用されていれば、[レイアウト枠]で左右に
またがったものになりますし、別の段落に適用すれば同じものが
簡単に設定できるようになります。

スタイルを作成したことがある人でも、[レイアウト枠]の設定を
する人は少ないみたいで、サイトでの情報がないのですが、書籍
としてWordの高度な設定が書かれたものなら、たぶん記載されて
いる方法です。

添付画像は、[レイアウト枠]のスタイルと単純な表の組み合わせ
で作成したものですが、差し込み印刷した[名簿]でも同じように
設定できると思います。

お礼

ありがとうございました！
完璧に理想とする名簿を作成することができました。

表の分割、セクション区切り、レイアウト枠…

名前だけは知っていても、使ったことのないワザの数々でした。
大変感謝しております。
今後いろいろと応用できそうです。

本当にありがとうございました。

回答No.1

enunokokoro

こちら↓の質問と関連するものですね。
http://okwave.jp/qa/q8161298.html

差し込み印刷だけで、希望しているようなレイアウトにするのは
無理ですから、[名簿]で指定し、差し込んだ新規文書で編集する
必要があります。

方法としては幾つかあります。

一つ目の方法：

[名簿]で差し込みをして、[タイトル行の繰り返し]をするまでは
同じで、部署が変わる部分で[表の分割]をして、そこに部署名を
記載。分割してタイトル行がなくなった分割以降の表に、新たに
タイトル行を追加して繰り返す設定をします。
[検索]で分割する部分を探せば、少しは楽に作業ができるかと。

二つ目の方法：

名簿で差し込むときに、差し込む範囲を部署単位にします。
[差し込み文書]タブにある[差し込み印刷の開始]グループ内から
[アドレス帳の編集]を選択。
[差し込み印刷の宛先]ダイアログで[フィルタ]を選択します。
http://www.wanichan.com/pc/word/2007/mail-merge/postcard/page07.html

部署名などが判断できるフィールド名で特定部署を指定します。
これで名簿を指定して差し込めば、新規文書には特定の部署のみ
差し込まれた表が用意されます。

新規文書への差し込みの前に、印刷範囲で部署の範囲を指定する
方法もありますが、フィルタのほうがわかりやすいと思います。

他部署もフィルタを繰り返して、別の新規文書に差し込みます。
最初のディレクトリの最後を段落や改ページ、セクション区切り
などで区切っておいて、他の名簿をコピー＆貼り付けで区切りの
後に挿入します。

他にも方法があると思いますが、名簿形式で差し込みをしてから
編集することには変わりありません。多少は大変ですが、方法を
覚えておけば、名簿の増減にも対応できると思います。

補足

迅速な回答、本当にありがとうございます！
おかげさまで理想まであと一歩のところまで来ました！

あと一つだけ、教えていただけますか？
教えていただいた方法により、表を区切って見出しなどを挿入することは
可能になりました。

これにより、例えば、以下のような作りは可能となりました。
（仮に、１ページ60行、総務部30人、経理部53人とします）

・「総務部」見出し（左列3行）
・「総務部名簿」：左列4行目～左列34行目まで
・「経理部」見出し（左列3行）
・「経理部名簿」：左列38行目～左列60行目→右列１行目～右列30行目まで

しかし、目指している最終形としては、以下のような形です。
・「総務部」見出し（3行、左右列にまたがる）
・「総務部名簿」：左列4行目～左列18行目→右列4行目～右列18行目まで
・「経理部」見出し（3行、左右列にまたがる）
・「経理部名簿」：左列22行目～左列60行目→右列22行目～右列14行目まで

つまり、端的に言うと、「部署ごとに左右をまたがるように配置したい」という
ことで、流れを矢印で示すと「逆Ｎ字」が縦に並ぶ様なイメージ（伝わりますかね？(^_^;)）

つい甘えてしまい申し訳ありませんが、教えていただければ幸いです。