帳簿類の保存年数について

質問

一般的に「売掛帳」という帳簿は５年か７年保存しなくてはならない事になっていると思うのですが、それは「売掛処理を行った全ての書類」が保存されていなくてはならないのでしょうか？

当社では【売掛】という取引の中にクレジットなどの「ギフトカード」取扱分が入っており、現在はこの取引に係るレシートや売上伝票も【売掛関連】として保存しております。
これを、一般的な売掛（利用者のサインが記載されている）取引に係るレシートや売上伝票だけを【売掛関連】として保存し、ギフトカード取扱分などは現金取引分と同じ保存年数にしたいと考えているのですが、どうなのでしょうか？

元々帳簿類の保存は後に調査対象に成り得る事から義務付けられている事だと思うのですが、ギフトカードの取引分まで調査対象になるのかどうかが疑問で・・・。

当然【売掛情報】そのものは帳票として出力し、これに関しては従来通り保存しますし、情報としてデータで残っているので、どこのギフトカードがいつ利用されているのかはレシートや売上伝票などが無くてもピックアップする事が出来ます。

あと、もう一点・・・

クレジット取引分に関しては「お客様のサイン等があるレシート（Ａ）」と「当社控えレシート（Ｂ）」とがあり、この内（Ａ）のレシートをクレジット会社に送付して、（Ｂ）のレシートを取扱件数分全て束ねて保管しています。

（Ｂ）に関しては一取引毎のレシートを保存する必要があるのでしょうか？

（Ａ）（Ｂ）とは別に、全ての取引件数が記載されている集計レシートが【日毎】に存在している為、このレシートだけを保存してあれば良いと思うのですがどうなのでしょうか？

マニアックな質問で申し訳ありませんが、どなたか教えて頂けると助かります。

よろしくお願い致します。

回答No.1

sadami10

重要書類例えば借入金書類。貸付金書類。社会保険関係書類等は７年

一般的な会計書類は５年です。
電算機によって処理され収納したものを後で見るピックアップ←これは信用性に欠けます。悪く考えたらいくらでも操作（変える）出来るからです。

兎に角債権債務での取引に於いて作成ＯＲ必要とする証憑書類は５年です。ただ，売掛金データーのような連帳式の物は３年以上です。「内容を連帳でアウトプットして例えば支店も支社も本社も確認できるような連帳の意味です。

全ての取引件数が記載している集計レシート「日毎」があればよいじゃなくＡとＢで，その関連事情が分からなければならないので，関連書類は必要です。何故か？税務調査等時に，これだけ見れば解るじゃなく，関連性が必要なのです。調査委員が納得しなければ，１週間の調査が半月もかかるのです。

会計に関する書類は簡単に考えず，どうして必要か？自分んが監査・調査委員になった積りで書類の関連を考えるのです。

私の会社は大会社で売上高が００００億以上ですので，その取引は膨大です。必要証憑書類だけで，学校の体育館に一杯あると想像してください。ですから，苦労は散々しています。監査・調査委員は怪しいと思えば納得がいくまで調査します。

御社の規模が分かりませんが，会計（仕訳伝票）に関係する書類は全て仕訳伝票と同じ通し番号で同じ綴りにして，仕訳伝票（会計伝票）と監査委員が見やすいようにしてください。個人的な判断ではなく，自分が監査・調査委員その立場で関連書類を綴ってください。

お礼

的確なご回答ありがとうございました。

上手に保管出来るような仕組を考えてみます。