書類の電子化について考え方のヒントを教えてください

質問

• 書類の電子化にはいくつかの課題がありますが、それに対する解決策を考えましょう。クリップやホチキス付き書類の場合は、事前に外しておくことでスキャン作業をスムーズに進めることができます。また、裏表印刷されている書類については、スキャンする前に正しい向きを判断することが重要です。さらに、押印が付いた書類については、法的要請に関係ない場合はスキャンファイルのみ保管し、紙の原本は破棄することが可能です。枚数が多い書類については、重要度や頻繁に利用するかどうかを考慮して、優先的に電子化することで効率的な管理が可能です。
• 書類の電子化にはさまざまな利点がありますが、課題もあります。たとえば、クリップやホチキス付き書類の場合、事前に外す手間が必要ですが、スキャン後に元に戻すこともできます。裏表印刷されている書類についても、スキャン前に正しい向きを確認することで問題ありません。押印が付いた書類については、法的要請に関係ない場合はスキャンファイルのみ保管することで、スペースの節約が可能です。さらに、枚数が多い書類については、重要な書類を優先的に電子化することで、効率的な管理ができます。
• 書類の電子化にはいくつかの問題がありますが、解決策も存在します。クリップやホチキス付き書類については、事前に外すことでスキャン作業を円滑に進めることができます。裏表印刷されている書類についても、スキャン時に正しく配置することで問題ありません。押印が付いた書類については、法的要請に関係のない場合はスキャンファイルだけ保管し、紙の原本は破棄することができます。また、枚数が多い書類については、重要度や必要性を考慮して電子化する書類を選択しましょう。これにより、効率的な管理ができます。

回答No.1

noname#206023

破棄できないならムリしてでも電子化した方が良いです。ダンボールに詰めて保存しておくのは限界があります。

場所もとるし見直すことはありえません。１ケ月とか歳月をとってやるしかないです。

押印の付いたものでも何年保管かは規定できまっているはず。

外注に出しても何とかなるものは外注で電子化する。

やってしまえばあとはすっきりするし、その後は都度電子化しておけば良いのでそんなに苦にならないです。

あるとき事務所スペースを縮小する事になり、書類保管が大変問題になりました。

将来的には破棄するかもしれないけど今は破棄できないなんてものは沢山ありました。

お礼

やっぱり、電子化のメリットは大きいですよね。コピーの提示を求められて、慌てて紙ファイルを引っくり返すくらいなら、最初からスキャンしといた方がいいですよね。多少手間をかけ無理してでも。