複数のエクセルデータを纏めて推移表を作る方法

質問

パート社員の情報を月毎にエクセルに纏めています。
各社員のこの半年の残業時間と給与額の推移を1枚に纏めるよう言われたのですが、
複数のエクセルブックから該当するデータのみ抽出する簡単な方法を教えてください。

毎月のブックは以下のような構成になっています。
シート(1)　A：社員番号　B：社員名　C：担当　D：通常労働時間　D：残業時間　E：支給額
シート(2)　(1)から作ったピポットテーブル…担当別人数、担当別残業時間
シート(3)～　社員毎の勤務表

ここから、残業時間と支給額の推移表を作りたいので
各ブック（4月.xls～10月.xls）シート(1)の社員番号・社員名・残業時間・支給額のみ持ってきて、
縦が社員番号と名前、横が残業時間と支給額という表にしたいです。
一つ一つ開いてコピペするよりも簡単な方法はないでしょうか。

アクセスでできるのでは？と思ったのですが、人が作ったものしか使ったことがなく設定方法が全くわかりません。簡単ならばアクセスでもチャレンジしてみます。

6か月分くらいならコピペすれば、と思うかもしれませんが、
辞められた方がいると行を詰めて登録してしまっているので
セルを一個一個見ないといけないため面倒に感じています。
また、今後も不定期に依頼される可能性があるので、作業の少ない方法を知っておきたいです。

何か良いアイディアがあれば教えてください。

回答No.1

keithin · ベストアンサー

今のブックに少し手を入れます。
４月ブックのシート１のＤ１セルの記載を「通常労働時間（４月）」，Ｅ１「残業時間（４月）」，Ｆ１「支給額（４月）」とします
５月ブックのシート１のＤ１セルの記載を「通常労働時間（５月）」，Ｅ１「残業時間（５月）」，Ｆ１「支給額（５月）」とします
以下同文

マトメブックを用意し，データメニュー（データタブ）の「統合」を開始します
４月ブックのＡ：Ｆ列を参照して追加
５月ブックのＡ：Ｆ列を参照して追加
以下同文

で，計算の方法を「合計」にして，左端列，上端行にチェックを入れて統合すると，

縦に人の名前一覧
横に「通常労働時間（４月）」「残業時間（４月）」「支給額（４月）」「通常労働時間（５月）」「残業時間（５月）」「支給額（５月）」……

の縦横集計表が，一発で出てきます。

お礼

何故でしょう、せっかく参照範囲に入っている担当名が空欄になってしまいました。
残業時間・支給額・残業時間・支給額・・・という並びで見難いので残業・残業残業・・・支給額・支給額・支給額・・・と並べ替えるのが少し手間でしたが、一つずつコピペしようとしていたのよりは、だいぶ時間短縮できました。
ありがとうごあざいました。

回答No.2

keithin

ん？　失礼しました。担当者名はＢ列でしたね。

回答した手順で行うと，Ａ列の社員番号で整理された表に仕上がりましたね？手順で「左端列」にチェックするというのは，そういうことです。
同姓同名とかを考えると社員番号で整理した方がベターです（名前は社員番号-社員名対応表からVLOOKUP等します）が，社員名で集計してしまいたいなら，既に判ったとは思いますが手順をＡ列からじゃなくＢ列から追加して統合させます。

統合の操作では，得られるのは数値データです。文字はスルーします。統合した結果に言葉を補いたいなら，上述したようにキーになる縦項目からVLOOKUP等して，必要な言葉を表に埋めさせてください。

＞並べ替えるのが少し手間でした

そういうときは，エクセルに横方向に並べ替えさせます。
ご利用のエクセルのバージョンが不明ですが，2003迄ならデータメニューの並べ替えのオプション，2007以降ではホームタブ（またはデータタブ）の並べ替えのオプションで方向を列（列単位）にして，１行目をキーにして並べ替えると，列を左右入れ替えて並べ替えてくれます。

お礼

詳細追記いただきありがとうございました！
エクセルだけでも色々できるのですね、もっと勉強します。
大変助かりました。ありがとうございました。