売掛金の違算の出し方を教えてください

質問

経理・売掛金管理の職について数ヶ月と日の浅い経理初心者です。
宜しくお願いします。

当社の請求額ではなく、相手先の仕入額を基準として支払をしてくる会社が多数あります。
この場合、どうしても差額が出てくるのは理解しています。
それとはまた別で、前任者が入金や相殺など処理すべき額を
かなりずさんに処理していたらしく、基本となる売掛金が
間違った違算を残したままになっていると説明を受けました。
この額を算出して消し込み処理を行いたいのですが
計算式がわかりません・・・

例えば10月
　1.売掛金（間違った金額を含んだ額） 4,873,549
　2.当社請求額(正しい金額）　　　　 4,873,540（3,617,796+1,255,744）
　3.相手先支払（正しい金額）　　　 4,877,676（3,615,664＋1,262,012）

9月
　1.売掛金（間違った金額を含んだ額）　 6,484,993
　2.当社請求額(正しい金額）　　　　　 6,491,252（1,255,744+5,235,508）
　3.相手先支払（正しい金額）　　　　 6,491,252（1,262,012+5,229,240）

8月
　1.売掛金（間違った金額を含んだ額）　 8,136,637
　2.当社請求額(正しい金額）　　　　 8,136,398（5,235,508＋2,900,890）
　3.相手先支払（正しい金額）　　　　 8,136,628（5,229,240＋2,907,388）

毎月正しい処理を行っているとして
1.2.3.この3つの数字だけでは違算は算出できないものなのでしょうか？

9月の2.と3.が同額なので
1－2（または3）で算出すると-6,259なのかなと思うのですが
10月や8月にも同じ-6,259分違算があると考えると
合っているのか間違っているのか？
それを調べるための計算式や考え方がわからないのです。

伝票一つ一つや入金額、請求額は全て正しい処理がなされていると確認済です。
その調べ方もわかるのですが、どうも売掛金から何を差し引いて
何を足しこんでいけば正確な違算が出てくるのかという理解力がない為
混乱しています・・・

説明もうまく出来ませんのでわかりづらいでしょうが
どうぞお知恵をお貸しくださいませ。
宜しくお願い致します。

回答No.6

tako2tana

追加・補足回答をさせていただきます。
経理実務に役立つ本、これ一冊とお奨めできる本を私は残念ながら知りません。

会社の当方・請求金額と相手先・検収支払い確定額との間に差額が発生するという現実の取引に対して、会計事務所に勤務していた当時（１０年くらい前）税務署から、「請求書の金額と実際支払額の差額は時効が成立してから貸し倒れとして処理するように。」と税務調査時に若い調査官から指示された事があります。上司の調査官がとりなし、その指示は取消されましたが、世の中を知らない若造は『請求した金額は支払われるのが当然』と思ってしまう訳ですが、現実は何かとクレームを着け値引きやサービスを要求してくるものです。
請求書の作り方や、売掛金の回収、帳簿の作成方法についてなど個別の内容でためになる本はあると思います。私が今までに読んだ経理関係の本で勉強になった本を３冊あげさせていただくきます。

１．「裏帳簿のススメ」岡本吏郎・著　アスコム・発行
　題名は煽動的ですが、中味は合法的な中小企業向けの資金・資産管理法の指南書です。

２．「入門『伝票のない経理』の進め方」野村郁夫・著　かんき出版・発行
　伝票作成ほど経理の仕事の中で時間をかけている合理化できる仕事はない。と考えてコンピューター入力を前提に、手書きの伝票作成を省きませんか？と提案する本です。

３．「未来会計未来仕訳のすすめ」阿座上洋吉・吉田久夫・共著　経営実務出版・発行
　コンピューターを活用すれば、結果事実としての現実帳簿と、未来の姿を予想した仮想帳簿・予想試算表・予想貸借対照表を同時進行で作成できるとした本。１年後の会社の姿も思い描けないのであれば、「受取手形の満期日、支払い手形の期日時点での予想貸借対照表を作ってみてはどうでしょうか？」と二・三ヶ月先の直近の予想作成をお奨めしていると私は勝手に解釈しました。

１．の本は最近でも本屋や通販で手に入る本でしょうが２．３．の本は図書館や中古書店にしかないかもしれませんね。
質問者さまの求める回答になっていないと思いますが、実務上でわからない事は周囲の方々に教えていただくか、その時々に売られている本などで解決していくしかないでしょうね。ご活躍をお祈りしております。

回答No.5

tako2tana

ご質問者の質問の意図とは離れるかも知れませんがお許し下さい。
そもそも、正確な売掛金残高の金額とは何でしょうか？
売掛金＝将来、確実に相手が支払う事を約束した売上債権ではないでしょうか？
そうならば、商品を納品した当方が請求した金額＝仮の請求額。ではありませんか？
納品された商品を検品し不良品などを突き返した後、相手側から受領した商品の支払い金額は何円ですと通知してきた金額＝真の売掛金残高。と考えられないでしょうか。

こちら側が、「納品した金額は１０００万円だから１０００万円払え。」と要求しても、
「不良品が１００万円分ありましたので、１００万円分は返品します。９００万円を支払います。」と言って来られた場合、多くの会社が売上戻りを計上し返品に応じているのではないでしょうか？そして、売掛金を９００万円としているはずです。

日本の企業は、納品した商品への細かいチェックで納入した業者とよく揉めますね。
不良品の基準を前もって通知し、同意了解を得ていなければ、一方的な返品こそ約束違反であると思うのですが、力関係はなかなか改善されないですね。
話がそれましたので戻します。

御社の場合、取引相手先の入金は２ヶ月後であるようですから、
当月末売掛金残高＝当月納品分相手先支払い通知額＋先月納品分相手先支払い通知額、
となり、先月納品分相手先支払い通知額＝来月売掛金入金額で推移していますね。
相手先がこちらの請求金額ではなく、支払い通知額で常に入金してくるのですから、「相手の支払い通知額に、当方の売掛金残高を合わせる。」方針とするのが楽ですし、安全確実です。
（相手先の決算月と、当方の決算月に検収差異額として修正し、残高の一致を図るのが良いでしょう。）

９月の時点で相手側の支払い通知額と当方の請求金額が一致したのは、
９月末の時点での検収差額がなかった。
８月・９月納品額＝８月・９月検収額となったからではありませんか？

昨年夏以降に納品した商品について、相手側との間で検収時期の不一致はあっても、納品した商品の計上もれがないのであれば、９月の時点に合わせて残高修正する事、自信を持って行って下さい。
「納品した商品は９月まで全て相手側の検収を通っています。残高は合っています。」
と経理を理解していない上司には報告して下さい。
そもそも売掛金残高をどうするのかさえ解っていない人が上司である時点で「ありえない～～。」とは思いますが、どうしようもありませんので、「お気の毒ですが、頑張って下さい。」としか言えません。ストレスを貯めないように気を付けて。

補足

またしてもお礼が遅くなりまして申し訳ございません。
ご回答を見ることは出来たのですが
書き込みが出来ずにおりました。

＞そもそも、正確な売掛金残高の金額とは何でしょうか？

tako2tana様の仰るとおり、我が社もそのようにしております。（返品の件）
ですが、前任者時代には相手先が返品したとして
支払を差し引いてきたものの、実際商品は返ってこなかったのに
放置したままだったりとかなりずさんなやり方をしていたそうです。
ですので、当社では返品された実績がないのに金額だけ差し引かれてたり
または当社が相手先に支払うべきものがあった場合
相手先の支払額から相殺して最終的に入金されたりという処理を
何の考慮もせず適当な額を支払額として処理していたり・・・
正しい処理を行なった月を探す方が難しいほどだったようです。

＞９月の時点で相手側の支払い通知額と当方の請求金額が一致したのは、
９月末の時点での検収差額がなかった。
８月・９月納品額＝８月・９月検収額となったからではありませんか？

その通りです。
これを続けていけば消しこむべき違算額が
ずっと同額浮いてくることになりますよね。
全ての相手先にこの方法を当てはめることは出来ないのですが
出来るだけこの方法で違算をわかりやすく突き詰めていきたいと思います。

＞昨年夏以降に納品した商品について、相手側との間で検収時期の不一致はあっても、納品した商品の計上もれがないのであれば、９月の時点に合わせて残高修正する事、自信を持って行って下さい。

こう仰って頂いて少しだけ気分が楽になりました。
しかも体調までお気遣い頂いて本当に嬉しく思います。
実はもう既にストレス性の胃炎を抱えてしまっています・・・
前担当者も業務の精神的ストレスで退職されたようなので
このへんの問題はまた別途、私が上司と交渉していかなければならないことですが
tako2tana様の的確なアドバイスを頂けた事で
少し望みが出てきたように思います。
本当にありがとうございました。

あと、質問内容とはそれますが
このような経理知識はどのようにして身につければ良いのでしょうか？
経験を積んでいくのは勿論のことですが、自分でも出来る限り
勉強をしていきたいと思っています。
が、色々本を読んだりしてはいるものの、なかなかこれだ！と思うような
内容の本が探しきれなくて困っています。
こういう勉強が良い、この本がいい、など
もしオススメがございましたら教えて頂けると大変有り難く思います。

回答No.4

tako2tana

＞>１０月の新規請求分で２，１３２円の未検収の納品額が発生しているようですが、この商品が１１月以降に検収されるのか、もしくは返品されるのかを、請求書の中で追跡して確認できれば良いと思います。

>ちなみにこの未検収の納品額は締日までに相手先が返品商品を発送し
>当社には翌月に返品商品が到着したので11月に検収されます。
⇒１１月に検収？どういう伝票処理でしょうか？

１１月の当社請求分から、返品分の２，１３２円は差引きされているという事でよろしいでしょうか？それとも商品を手直しして再納品し、１１月分として検収されたという事でしょうか？
返品されたとき、再納品した時の売上げ伝票の処理は原則通り、一旦マイナス計上、再度請求としているのでしょうか？

補足

引き続きご回答ありがとうございます。
説明がわかりにくくて申し訳ございません。

１０月の段階で相手先が２，１３２円分の返品をした
という形で支払額を提示してきたのですが
当社には１０月ではなく１１月になって返品の確認がとれたので
この２，１３２円分の返品は
相手先１０月計上、当社１１月計上となります。
ですので

＞１１月の当社請求分から、返品分の２，１３２円は差引きされているという事でよろしいでしょうか？

はい、上記の通りになります。
説明不足ですね、すみません・・・

回答No.3

tako2tana

補足の回答説明をしておきます。
当社の請求額＝当社の納品額ですよね。
相手先の支払通知額＝相手先の検品通過をした納品額です。不良品があれば、返品されるでしょうから、その分が当社の納品額と差額発生が生じてきます。
この検収差額分の金額の納品商品をきっちりと追跡できれば、問題は解決すると思います。

補足

tako2tana様、ご回答ありがとうございます。
早々ご回答頂いていたにもかかわらず
お礼が遅くなりまして申し訳ございません。

＞最終的にどう処理するのか方針がわかっていないと決められないでしょう？

いつのどの伝票なのかという追跡はせず
「○○円修正」という補足をつけて
計上して消しこんでいくように、と言われています。

そこに至る経緯を説明させてください。

現在私の業務である売掛金管理は
前担当者は約1年担当、そのまた前任者は約5年担当していたそうです。
担当者は常に1人のみで、当時の上司は不正発覚で既に退職し
現在の上司は経理にあまり詳しくない方たちばかりという状態です。
（それが一番悩むところなのですが・・・）

昨年夏頃に、1年間のみ限定してさかのぼって
計上されていない伝票や相殺すべき金額の解明をし
修正できるものはしたのですが
（これは派遣の方を短期間雇って行なった作業なので
私は詳細を知らされていません）

それでも違算が消えていない
　　　　　　↓
もっと過去の違算である
　　　　　　↓
前任者、前前任者が担当していた6年前までさかのぼらなくては
違算となっている伝票が正確に特定できない為それは不可能、
「詳細は不明である」という結論でよいので
せめて違算の数字を断定して修正するように

という流れで違算を出すよう指示されるに至りました。

＞９月の時点で、一度当社の請求額と相手側の支払通知額が一致しているので、前任者の間違い額は６，２５９円ですね。追加計上して残高を合わしておきましょう。

ということは
”当社請求額＝相手側支払通知額”となった時には
その額と売掛金の差額が過去に発生した違算であると考えれば良いのですか？
（ここ数ヶ月は当社請求額と相手先支払額の差額は常に追いかけているので
当社が計上した月とズレていても、処理されていない伝票
というのは昨年夏以降見当たりません）

たまたま合っただけで、違算はまた別に潜んでいるのでは？と上司から言われ
（この上司も経理知識はあまりありません）
きちんと説明できるほど理解出来ていないので
そういうものなのだろうか・・・・と混乱しております。

今後、相手先提示額に合わせる形で当社請求額を確定し
それを数ヶ月続けていくと自然と違算となっている数字が
浮いてくると考えてよろしいのでしょうか？
全ての顧客に対してこの方法が取れるわけではないのですが
この方法で良いのであれば違算が自然と浮いてくるのを待つほうが
まだわかりやすいのかなとも思うのですが・・・

＞１０月の新規請求分で２，１３２円の未検収の納品額が発生しているようですが、この商品が１１月以降に検収されるのか、もしくは返品されるのかを、請求書の中で追跡して確認できれば良いと思います。

ちなみにこの未検収の納品額は締日までに相手先が返品商品を発送し
当社には翌月に返品商品が到着したので11月に検収されます。

回答No.2

tako2tana

最終的にどう処理するのか方針がわかっていないと決められないでしょう？
相手先の検収による支払額の決定が絶対であるならば、買い手側の決算時に、買い手の残高＝質問者の３の数字に合わせるしかありません。
当社の納品額と相手側の検収額が違うのですから、どの納品した商品が検収されなかったのかを追跡して調査していくしかありません。
９月の時点で、一度当社の請求額と相手側の支払通知額が一致しているので、前任者の間違い額は６，２５９円ですね。追加計上して残高を合わしておきましょう。
１０月の新規請求分で２，１３２円の未検収の納品額が発生しているようですが、この商品が１１月以降に検収されるのか、もしくは返品されるのかを、請求書の中で追跡して確認できれば良いと思います。

回答No.1

ok2007

あるべき額との差額のみを追いかけると良さそうに思います。

あるべき売掛金の額、すなわち計上し消しこまれるべき売掛金の額は、各月共通で2.ということでしょうか。そうであるとして、次のような感じになりましょう。

１０月
売掛金計上額超過/不足額　+9
相手方支払額超過/不足額　+4,136
違算の額　+9-(+4,136)=-4,127
９月
売掛金計上額超過/不足額　-6,259
相手方支払額超過/不足額　0
違算の額　-6,259-0=-6,259
８月
売掛金計上額超過/不足額　+239
相手方支払額超過/不足額　+630
違算の額　+239-(+630)=-391

若干の補足をすれば、相手方支払額超過/不足額があるべき額超過しているときは、あるべき額を超えて売掛金が消しこまれることになります。そのため、違算の額を算定するときは、符号が逆転して差し引かれます（１０月、８月）。

他方、相手方支払額超過/不足額があるべき額に不足しているときは、売掛金の消込額があるべき額に届いておらず、消しこまれない売掛金が残ることになります。そのため、違算の額を算定するときは、符号がやはり逆転して足されます。

最後に、計算間違いがあったらごめんなさい。

補足

ok2007様、ご回答ありがとうございます。
早々ご回答頂いていたにもかかわらず
お礼が遅くなりまして申し訳ございません。

＞すなわち計上し消しこまれるべき売掛金の額は、各月共通で2.ということでしょうか。

はい、2.の数字は当社にてシステム上入力され、先方も請求書に計上するのを
了承していると確認の取れている伝票の合計になりますのでそうなります。

＞若干の補足をすれば、相手方支払額超過/不足額があるべき額超過しているときは、あるべき額を超えて売掛金が消しこまれることになります。そのため、違算の額を算定するときは、符号が逆転して差し引かれます（１０月、８月）。

他方、相手方支払額超過/不足額があるべき額に不足しているときは、売掛金の消込額があるべき額に届いておらず、消しこまれない売掛金が残ることになります。そのため、違算の額を算定するときは、符号がやはり逆転して足されます。

申し訳ございません、ここの意味がよくわかりません・・・
理解力がなく、話についていくのがやっとの状態なので
補足を頂けると有難いです。